Assistant.e au Lab'Urba - Ecole d'Urbanisme de Paris

Campus des Métiers et des Qualifications; Champs-sur-Marne; Sur place; EUR 19 000 - 22 000; Plein temps

Résumé du poste

Campus des Métiers et des Qualifications recherche un(e) responsable administratif(ve) afin d’assurer la gestion financière et administrative d’un laboratoire de 130 membres, en lien avec l’UPEC et l’UGE. Vous coordonnez les missions, les budgets et les aspects logistiques, tout en assurant l’interface avec les tutelles et les services.

Le poste prévoit un CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement et une rémunération nets mensuels entre 1 660 € et 1 960 €, selon l’expérience.

Qualifications

• Connaissances en fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche universitaire (bases).
• Maîtrise du Pack-Office.
• Connaissances de la comptabilité et des finances publiques (bases).

Responsabilités

• Gérer les missions et déplacements des personnels sur dotations ou contrats de recherche.
• Assurer l’interface entre le laboratoire et les services de l’UPEC.
• Participer à la veille réglementaire relative à l’activité de recherche.
• Participer à la rédaction des comptes rendus et relevés de décision des instances.
• Assister les instances dans l’élaboration des budgets initiaux et rectificatifs.
• Prévoir les recettes et dépenses du laboratoire.
• Exécuter les budgets (établir les bons de commande et ordres de mission).
• Participer au contrôle amont de l’éligibilité de la dépense.
• Co‑ordonner et suivre la gestion et l’exécution des contrats et projets de recherche en lien avec la DRV de l’UPEC.
• Réaliser des tableaux de bord et en assurer le suivi.
• Proposer des outils de gestion administrative et de document visant à améliorer le fonctionnement du laboratoire.
• Co‑organiser les évènements scientifiques.
• Assurer la gestion des comités de sélection.
• Accueillir les nouveaux arrivés.
• Encadrer les emplois étudiants.
• Veiller et assurer la circulation de l’information, notamment de la tutelle UPEC.
• Informer et accompagner les membres du laboratoire et les interlocuteurs extérieurs dans leurs démarches.
• Coordonner les aspects logistiques de l’unité de recherche.

Connaissances

Accueillir

Conseiller

Gérer les dossiers administratifs

Organiser et planifier

Rigueur et sens de l’organisation

Outils

Pack-Office

Description du poste

Sous la direction des instances de l’unité de recherche et en collaboration avec les autres membres de l’équipe administrative, vous assurez des missions d’animation, de coordination et de représentation ainsi que la gestion financière, administrative et logistique d’un laboratoire de 130 membres (doctorant.e.s et inclus.e.s et dépendant de deux tutelles (UGE et UPEC) :

Missions principales :

Gestion administrative et appui à la recherche :

• Gérer les missions et déplacements des personnels sur dotations ou contrats de recherche
• Assurer l’interface entre le laboratoire et les services de l’UPEC
• Participer à la veille règlementaire relative à l’activité de recherche
• Participer à la rédaction des comptes rendus et relevés de décision des instances

Elaborer, préparer et contrôler les actes de gestion administrative et financière :

• Assister les instances dans l’élaboration des budgets initiaux et rectificatifs
• Prévoir les recettes et dépenses du laboratoire
• Exécuter les budgets (établir les bons de commande et ordres de mission)
• Participer au contrôle amont de l’éligibilité de la dépense
• Coordonner et suivre la gestion et l’exécution des contrats et projets de recherche en lien avec la DRV de l’UPEC
• Réaliser des tableaux de bord et en assurer le suivi
• Proposer des outils de gestion administrative et de document visant à améliorer le fonctionnement du laboratoire

Vie de l’unité :

• Co-organiser les évènements scientifiques
• Assurer la gestion des comités de sélection
• Accueillir les nouveaux arrivés
• Encadrer les emplois étudiants
• Veiller et assurer la circulation de l’information, notamment de la tutelle UPEC
• Informer et accompagner les membres du laboratoire et les interlocuteurs extérieurs dans leurs démarches
• Coordonner les aspects logistiques de l’unité de recherche

Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire techniciens de recherche et de formation (entre 1660 € et 1960 € nets mensuels pour les agents contractuels expérimentés en fin de carrière). IFSE à 532 € pour les titulaires.

Connaissances souhaitées :

• Fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche universitaire (bases)
• Pack-Office (maitrise)
• Comptabilité et finance publiques (bases)

Savoir-faire :

• Accueillir, conseiller
• Gérer les dossiers administratifs
• Organiser, planifier
• S'exprimer à l'écrit et à l'oral

Savoir être :

• Pédagogie, et aptitude à communiquer
• Capacité à réagir, proposer et alerter
• Rigueur et sens de l’organisation
• Autonomie et sens du service public