Assistant(e) administratif(ve) – Support administratif /Administrative Assistant - Admin Support

GE HealthCare; Buc; Sur place; EUR 42 000 - 56 000; Plein temps

Résumé du poste

GE HealthCare recherche un soutien administratif exécutif pour gérer l'emploi du temps des cadres et coordonner les réunions, les voyages et les documents tout en protégeant les informations sensibles.

Le poste nécessite une excellente communication, autonomie et capacité à travailler avec les équipes marketing et événements, sur le site de Buc, avec une dimension internationale et budgétaire.

Qualifications

• Compétences solides en communication orale et écrite et capacité à travailler de manière autonome.
• Bon sens organisationnel et orientation détail pour supports exécutifs et documents.
• Expérience de soutien aux cadres ou marketing souhaitable.

Responsabilités

• Gestion de l'emploi du temps du cadre et organisation des réunions, envoi de rappels et coordination avec les participants.
• Organisation de voyages: vols, hébergement, transport et gestion des notes de frais.
• Rédaction de documents, comptes rendus et supports de présentation; suivi des décisions et des actions.
• Gestion de projets et coordination avec les parties prenantes; support budgétaire marketing et suivi des dépenses.
• Gestion d'événements externes et logistique marketing, respect des normes et du budget; interaction avec les équipes concernées.

Connaissances

Calendrier management

Voyage d'affaires

Rédaction/communication

Confidentialité

Formation

Bac+3 / Licence

Outils

Agora

SOAR/SAM

CRM

Description du poste

Job Description Summary

Ce rôle consiste à fournir un soutien administratif de haut niveau à un ou un groupe de cadres supérieurs, gérer leurs calendriers, coordonner les réunions, traiter la correspondance, organiser les voyages et assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes, nécessitant d'excellentes compétences en communication, en organisation et en capacité de maintenir la confidentialité des informations sensibles;Agir essentiellement comme un point de contact clé pour le cadre supérieur tout en hiérarchisant les tâches et en gérant efficacement son emploi du temps.

Job Description

Principales missions :

Job Description Summary

Ce rôle consiste à fournir un soutien administratif de haut niveau à un ou un groupe de cadres supérieurs, gérer leurs calendriers, coordonner les réunions, traiter la correspondance, organiser les voyages et assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes, nécessitant d'excellentes compétences en communication, en organisation et en capacité de maintenir la confidentialité des informations sensibles;Agir essentiellement comme un point de contact clé pour le cadre supérieur tout en hiérarchisant les tâches et en gérant efficacement son emploi du temps.

Soutien administratif exécutif

Les Principales Responsabilités Comprennent, Sans S'y Limiter

• Gestion du calendrier : Gérer l'emploi du temps du cadre en planifiant des réunions, des rendez-vous et des conférences, y compris l'envoi de rappels et la coordination avec les participants.
• Préparatifs de voyage : Réservation de voyages, y compris les vols, l'hébergement et le transport, et gestion des notes de frais.
• Coordination des réunions : Préparer les ordres du jour des réunions, rédiger les comptes rendus, distribuer les mesures de suivi et assurer le suivi des décisions prises.
• Préparation de documents : Rédiger de la correspondance, des rapports, des présentations et d'autres documents au besoin.
• Gestion de projet : Aider à la planification du projet, suivre les progrès et coordonner avec les parties prenantes concernées.
• Soutien à le gestion des budget marketing: les bons de commande, l'allocation et le suivi du budget marketing. Rationalisation efficace des dépenses marketing (allocation correcte des dépenses dans Agora) et «réception» en temps opportun dans le trimestre convenu
• Soutien aux événements externes : Événements clients et Congrès pour l'International (demande exceptionnelle mondiale). (Sélection des lieux, des commodités, de la nourriture et des boissons afin de nous aligner sur les exigences de conformité), contrats, paiements. Logistique des matériels et équipements marketing et gestion du stockage, (conformité, contractualisation et paiements). Cela nécessite de jouer avec les besoins en matière de comptabilité fournisseurs, de conformité et de budget et de travailler en étroite collaboration avec les équipes marketing.
• Gestion AST : Doit être formé au processus IPP, en veillant à l'alignement avec les règles de conformité et au paiement final du client. Processus SOAR/ SAM pour ajouter un nouveau fournisseur ou client dans la base de données.
• Confidentialité : Maintenir la discrétion et protéger les informations sensibles.

Caractéristiques souhaitées

• Solides compétences en communication orale et écrite. Solides compétences interpersonnelles et de leadership. Capacité à travailler de manière autonome. Solides compétences en résolution de problèmes.

Qualifications Souhaitées

• Ce rôle nécessite une expérience de base dans le domaine du marketing et du soutien aux cadres.
• Le niveau de connaissances est comparable à celui d’un niveau bac+3 ou licence (ou à un diplôme d’études secondaires avec une expérience pertinente).
• Une bonne maîtrise de l'angalis est nécessaire.

Executive Admin Support

Key Responsibilities Include But Not Limited To

• Calendar Management: Managing the executive's schedule by scheduling meetings, appointments, and conferences, including sending reminders and coordinating with attendees.
• Travel Arrangements: Booking travel, including flights, accommodations, and transportation, and managing expense reports.
• Meeting Coordination: Preparing meeting agendas, taking minutes, distributing action items, and following up on decisions made.
• Document Preparation: Drafting correspondence, reports, presentations, and other documents as needed.
• Project Management: Assisting with project planning, tracking progress, and coordinating with relevant stakeholders.
• Marketing budget admin. support purchase orders, allocating and tracking. Efficient rationalization of marketing spends (correct allocation spends in Agora) and timely “reception” in agreed quarter
• External event support: Customer events and Congresses for International (Global exceptional demand). (selection of venues, amenities, food and beverage so we align with compliance requirements), contracting, payments. Logistics of marketing materials and equipment and storage management in Buc, compliance, contracting and payments). This requires toying with AP, compliance and budget needs and requires working closely with the marketing teams.
• AST management: Should be trained inIPP process, ensuring alignment with compliance rules, and end payment of the customer. SOAR/ SAM process to add new supplier or customer in the database.
• Confidentiality: Maintaining discretion and protecting sensitive information.

Desired Profile

• Strong oral and written communication skills. Strong interpersonal and leadership skills. Ability to work independently. Strong problem-solving skills

About Us

GE HealthCare is a leading global medical technology and digital solutions innovator with over 100 years of healthcare industry experience and around 50,000 employees globally. We enable clinicians to make faster, more informed decisions through intelligent devices, data analytics, applications and services, supported by our Edison intelligence platform. We operate at the center of an ecosystem working toward precision health - digitizing healthcare, helping drive productivity and improving outcomes for patients, providers, health systems and researchers around the world.

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Additional Information

Relocation Assistance Provided: No