ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) & RELATIONS CLIENTS

Alma Joaillerie; Paris; On-site; EUR 29,000 - 36,000; Full time

Job summary

Alma Joaillerie cherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) & Relations Clients pour assurer le fonctionnement administratif quotidien et offrir un accueil irréprochable à nos clients et visiteurs.

Le poste, basé à Paris, exige rigueur, discrétion et sens du service. Une expérience dans le luxe ou l’univers Joaillerie est un atout et une belle présentation sont appréciées.

Qualifications

• Première expérience réussie dans une fonction administrative, d’assistanat, d’accueil ou de relation clients.
• Expérience dans l’univers du luxe, de la joaillerie ou de l’artisanat haut de gamme est un atout.

Responsibilities

• Gestion administrative et commerciale des activités courantes.
• Suivi des dossiers clients et mise à jour des informations.
• Accueil des clients et visiteurs, orientation des appels et gestion des espaces d’accueil.
• Organisation des rendez‑vous et suivi des commandes et livraisons.

Skills

Relation clients

Gestion administrative

Accueil téléphonique

Organisation

Discrétion

Tools

Word

Excel

Outlook

Neo Fugu

Job description

Secteur : Joaillerie – Atelier de fabrication

Localisation : Paris 11 e

Type de contrat : CDI – Temps plein 35h

Présentation du poste

Dans le cadre de son développement, notre Société recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) & Relations Clients.

Véritable point de contact entre l’atelier, la direction, les clients et les différents partenaires de la Société, vous assurez le bon fonctionnement administratif quotidien tout en garantissant un accueil irréprochable à nos clients et visiteurs.

Ce poste polyvalent nécessite à la fois rigueur, organisation, discrétion et sens du service, dans un environnement exigeant propre aux métiers de la joaillerie.

-Gestion administrative et commerciale

Vous assurez le suivi administratif courant de l’activité et notamment :

• Préparation, édition et suivi des bons de livraison ;
• Préparation et émission des factures clients ;
• Vérification de la cohérence entre commandes, livraisons et facturation ;
• Classement, archivage et organisation des documents administratifs et commerciaux ;
• Suivi des dossiers clients et mise à jour des informations ;
• Transmission des documents nécessaires aux différents interlocuteurs internes et externes ;
• Gestion et suivi des courriers, e-mails et documents administratifs ;
• Participation au suivi des commandes et des livraisons ;

-Relations clients & accueil

Vous êtes l’un des premiers contacts de la société et contribuez directement à la qualité de l’expérience proposée à nos clients et partenaires.

À ce titre, vous êtes notamment chargé(e) de :

• Assurer l’accueil téléphonique et orienter les appels vers les bons interlocuteurs ;
• Accueillir physiquement les clients, fournisseurs et visiteurs ;
• Installer les visiteurs dans les espaces dédiés et leur proposer café, eau ou autres boissons ;
• Prévenir et accompagner les collaborateurs concernés lors des rendez‑vous ;
• Veiller à la présentation et à la bonne tenue des espaces d’accueil et de réunion ;
• Réceptionner les livraisons, plis et colis et les transmettre aux personnes concernées ;
• Participer à l’organisation pratique des rendez‑vous et visites clients ;
• Maintenir une relation professionnelle, chaleureuse et discrète avec l’ensemble des interlocuteurs de la société.

-Organisation quotidienne

Vous participez plus largement au bon fonctionnement de la société :

• Gestion des fournitures administratives et consommables ;
• Coordination de certains prestataires et fournisseurs ;
• Organisation de transports, coursiers et expéditions ;
• Préparation des salles avant les rendez‑vous ;
• Participation à l’amélioration et à la structuration des procédures administratives internes.

Profil recherché:

Vous justifiez obligatoirement d’une première expérience réussie dans une fonction administrative, d’assistanat, d’accueil ou de relation clients.

Une expérience dans l’univers de la joaillerie, du luxe, de la mode ou de l’artisanat haut de gamme constitue un véritable atout.

Au-delà de l’expérience, nous recherchons une personnalité fiable, dynamique et impliquée.

Qualités recherchées :

• Excellente présentation et très bon relationnel ;
• Sens de l’accueil et du service ;
• Grande rigueur administrative ;
• Organisation et capacité à gérer plusieurs sujets simultanément ;
• Autonomie et sens des priorités ;
• Réactivité et esprit d’initiative ;
• Discrétion et respect absolu de la confidentialité ;
• Aisance à l’oral comme à l’écrit ;
• Esprit d’équipe et capacité à évoluer dans un environnement dynamique ;
• Sensibilité à l’univers du luxe et aux exigences d’une clientèle haut de gamme.

Compétences:

• Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook / messagerie ;
• Aisance avec les logiciels de facturation et de gestion commerciale ; ( Neo Fugu serait un plus )
• Excellente maîtrise du français écrit et oral ;
• Capacité à prendre rapidement en main les outils et procédures internes.