Assistant(e) administratif/ve et financier(e) Cap Compétences H/F (Nouvelle fenêtre)

Expertise France; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Expertise France recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et financier(e) pour assurer le traitement des paiements et la saisie comptable. Vous serez en charge de la logistique des missions, du suivi des ordres de mission, et du respect des consignes de sécurité. Les qualifications requises incluent des compétences en comptabilité et une connaissance des procédures administratives. Ce poste est basé à Paris, Nouvelle-Aquitaine.

Qualifications

• Compétences en comptabilité, traitement des paiements et saisie d'écritures comptables.
• Bonne connaissance des règles de sécurité financière et de conformité.
• Capacité à coordonner la logistique des missions et des événements.

Responsabilités

• Traiter les paiements et les écritures comptables.
• Assurer la logistique des missions et préparer les demandes de remboursement.
• Contribuer à la mise en œuvre des consignes de sécurité.

Description du poste

Sous la supervision du/de la Responsable administratif.ve et financier(e), les principales missions confiées à l’assistant.e administratif/ve et financièr.e sont les suivantes :

Comptabilité

• Traite les paiements dans le cadre du projet en respectant les seuils applicables et les procédures de suivi
• Saisit les écritures comptables courantes dans le/les outils idoines EF en veillant à l'exactitude et à la conformité avec les règles de sécurité financière selon les procédures d'EF
• Effectue des pointages avec l’outil de comptabilité SAGE de façon bimensuelle afin de s’assurer de l’exactitude du suivi-financier du projet
• Soumet le journal de dépenses au/à la Responsable Administratif/ve et Financier(e) pour contrôle mensuel et consolidation, dans le cadre des exercices mensuels
• Archive des pièces comptables selon les normes et le plan d’archivage établi
• Prépare des pièces comptables idoines aux requêtes (de EF, des bailleurs, des auditeurs…)

Appui au lancement de nouvelles contractualisations

(en lien avec le/la Responsable administratif/ve et financier.e)

• En appui de le/la Responsable administratif.ve et financièr.e, collecte les pièces et procédures requises au contrat conformément au manuel de procédures (Firecosoft, récupération des docs identitaires des experts, statut fiscal…)
• Lance les nouvelles contractualisations sur Atlas

Logistique des missions de terrain

• Met en œuvre les consignes de sécurité de la Direction Sûreté de EF en mettant régulièrement à jour des évolutions le chargé de projet, le chef de projet, les chargés de missions et le.a Responsable administratif.ve et financièr.e
• Demande et met en œuvre les mesures d’habilitations de sécurité (MSC Sécurité) pour les consultants et l’équipe Cap Compétences
• Demande et assure le suivi des ordres des mission pour les consultants et l’équipe Cap Compétences
• Prépare/organise la logistique de la mission : réservation des transports internationaux et nationaux, hôtels, réservation de salle…
• Coordonne la logistique des événements lorsque nécessaire (conférence…)
• Prépare et suit les demandes de remboursement de frais de mission : avance de frais, Etat récapitulatif de frais (ERF)…
• Diffuse les consignes administratives, logistique et de sûreté auprès des experts.

Contribution au fonctionnement globale de la facilité sur la comptabilité et les missions de terrain

Le/la assistant.e administratif.ve et financièr.e travaille au quotidien avec l’ensemble l’équipe projet Cap Compétences sur les aspects techniques, financiers ou logistiques.