Assistant(e) Administratif(ve) & Comptable

Work & Share; Clichy; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

Work & Share recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et comptable pour piloter la facturation, le recouvrement et les dépenses du réseau sur l’ensemble des sociétés. Vous serez l’interlocuteur(trice) clé des questions comptables clients et fournisseurs, avec un appui sur Pennylane et Spendesk.

Profil recherché: Bac+2 minimum, expérience en comptabilité clients/ADV, maîtrise d’Excel et de Google Sheets, et goût pour les outils SaaS.

Qualifications

• Bac+2 minimum pour le poste.
• Expérience en comptabilité clients, ADV ou assistanat administratif souhaitée.
• Bonne maîtrise d’Excel et Google Sheets.
• Notions de TVA, factures, avoirs et rapprochements appréciées.
• Aisance avec les outils SaaS comme Pennylane ou Spendesk.

Responsibilities

• Contrôle des facturations et des contrats clients.
• Émission des factures spécifiques (trimestrielles, refacturations, honoraires de gestion, avoirs).
• Suivi des dépôts de garantie et encaissements.
• Rapprochement des encaissements et relances clients en cas d’échec de prélèvement.
• Gestion des dépenses et imputation des factures fournisseurs via Spendesk.
• Préparation des paiements fournisseurs hebdomadaires et suivi des demandes.

Skills

Excel

Google Sheets

Rigueur

Esprit d'équipe

Education

Bac+2 minimum

Tools

Pennylane

Spendesk

Job description

Rattaché(e) directement à la Responsable Administrative, vous serez le point d’entrée des sujets de facturation, de recouvrement et de dépenses du réseau, sur l’ensemble de nos sociétés.

Facturation et contrôle clients

• Contrôle des facturations et des contrats clients

• Émission des factures spécifiques : facturation trimestrielle, refacturations de travaux, honoraires de gestion, avoirs

• Suivi des dépôts de garantie (encaissement à l’entrée, restitution à la sortie)

Recouvrement

• Rapprochement des encaissements et identification des flux de paiement

• Relances clients (mail, téléphone) et suivi des échecs de prélèvement

• Mise à jour hebdomadaire du tableau de suivi des impayés

• Préparation des mises en demeure et des dossiers transmis au commissaire de justice, en lien avec la Responsable Administrative

Gestion de Spendesk et des fournisseurs

• Vérification et imputation des factures fournisseurs

• Suivi des demandes de dépenses des équipes et des schémas de validation

• Préparation des paiements fournisseurs hebdomadaires

• Paramétrage des nouveaux sites et commandes de cartes

Relation clients et fournisseurs via la boîte mail comptabilité

• Gestion de la boîte compta@ : questions comptables des clients et relances fournisseurs, en appui des équipes des sites

Support administratif et comptable

• Centralisation et transmission des pièces de clôture mensuelle à notre cabinet d’expertise comptable

• Suivi des demandes de l’expert-comptable via Pennylane

• Gestion administrative courante : contrats et abonnements (téléphonie, énergie…), accès aux outils lors des arrivées, classement des documents

• Traitement des demandes ponctuelles des équipes opérationnelles et commerciales

Formation : Bac+2 minimumExpérience : Une expérience (stage, alternance ou poste) en comptabilité clients, ADV ou assistanat administratif est un vrai plus.Hard skills :Bonne maîtrise d’Excel / Google SheetsAppétence pour la comptabilité ; des notions (TVA, factures, avoirs, rapprochements) sont un plusAisance avec les outils SaaS ; connaître Pennylane ou Spendesk est un plusExcellent rédactionnel : vous écrivez chaque jour à nos clients et fournisseursGoût pour l’IA : nous nous développons aussi grâce à ces outils et cherchons quelqu’un qui aime les utiliser au quotidien pour gagner en efficacitéSoft skills :Rigueur - vous aimez le travail bien fait et avez l’œil pour le détail qui fait la différence.Confidentialité - vous savez qu’on vous confie des informations sensibles et vous en êtes le/la garant(e).Sens des priorités - vous savez avancer sur plusieurs sujets à la fois et vous concentrer sur l’essentiel.Esprit d’équipe - vous aimez collaborer avec des équipes variées, au siège comme sur nos sites.