Assistant.e administratif des services (F/H) - VACATAIRE

LesJeudis; Paris; Sur place; EUR 417 000 - 435 000; Temps partiel

Résumé du poste

LesJeudis recherche un assistant administratif au sein de l'équipe HEKA, unité mixte de recherche Inria/Inserm, pour soutenir les activités administratives et faciliter les échanges avec les interlocuteurs internes et partenaires externes.

Le/la vacataire contribuera à l'organisation des services, au respect des règles budgétaires et RH, avec discrétion et rigueur et en veillant à la confidentialité des informations.

Qualifications

• Une première expérience dans le domaine administratif est souhaitable.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives.

Responsabilités

• Gérer les agendas et les déplacements en France et à l'étranger.
• Concevoir et suivre les tableaux de bord et les indicateurs.
• Mettre en œuvre les procédures administratives et financières et transmettre l'information.
• Organiser et participer à des réunions et actions évènementielles.
• Préparer et suivre les dossiers liés à l'activité du service.

Connaissances

Maîtrise bureautique

Organisation

Rigueur

Aisance relationnelle

Rédaction

Discrétion

Description du poste

Contexte et atouts du poste

Cette mission est proposée au sein de l'équipe HEKA, une unité mixte de recherche associant Inria et l'Inserm. Dans ce cadre, le contrat de vacation sera établi par l'Inserm, partenaire institutionnel d'Inria au sein de cette équipe de recherche. Le ou la vacataire exercera ses missions en appui aux activités administratives de l'équipe HEKA.

Mission confiée

En tant qu'assistant administratif des services vous apportez un support administratif aux responsables et aux membres des services. Vous facilitez la communication avec l'ensemble des interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs. Vous contribuez à l'organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.

Principales activités

En terme de secrétariat :

• Organiser les agendas et les déplacements en France et à l'étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements...).
• Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs.
• Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appli-quer et transmettre les informations aux personnes concernées.

En terme de gestion administrative :

• Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions...
• Contribuer à l'élaboration du budget des services, suivre les dépenses et procéder aux achats
• Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l'activité du service, voire à des activités de support à la direction par délégation.

Compétences

Compétences recherchées

• - Maîtrise des outils bureautiques
• - Bonnes capacités d'organisation
• - Rigueur et sens du détail
• - Aisance relationnelle et esprit d'équipe
• - Bonnes qualités rédactionnelles
• - Discrétion et respect de la confidentialité

Expérience

• - Une première expérience dans le domaine administratif est obligatoire, idéalement au sein d'un établissement public, d'un laboratoire de recherche ou d'une structure similaire.

Rémunération

Contrat de vacataire rémunéré par l'Inserm :

• - 14 heures par semaine rémunérées 176,40 € brut par semaine
• - Fin souahitée : 31/12/2026