Assistant(e) à la Chargé(e) des relations avec les usagers et les associations F/H

AP-HP; Paris; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

AP-HP, GH Sorbonne multisite à Paris, recherche un adjoint administratif pour assurer l’assistanat secrétariat et la gestion des dossiers patients.

Missions: réception et envoi des courriers, archivage, traitement des demandes médicales et promotion des outils comme Mon Espace Santé et LORAH. Politique d’accueil et d’organisations de réunions; travail sur 35 h/semaine, 7 h 30/jour, sur site, sans télétravail.

Qualifications

• Rigueur, méthodologie et organisation indispensables.
• Bon relationnel et écoute.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, Gilda, Orbis, LORAH).

Responsabilités

• Gérer les demandes de transmission de dossiers médicaux.
• Rédiger et archivager les courriers et courriels.
• Enregistrer les demandes d’accès au dossier médical dans Excel.
• Promouvoir Mon Espace Santé auprès des usagers et des services.
• Gérer les réquisitions et le suivi des dossiers médicaux.
• Assurer l’accueil téléphonique et l’accueil physique.
• Aider à l’organisation des réunions.
• Traitement du courrier et archivage.

Connaissances

Rigueur et organisation

Relationnel développé

Réactivité

Outils

Excel

Word

Outlook

Gilda

Orbis

LORAH

Description du poste

Métier

Assistanat secrétariat - secrétariat

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Service d'affectation

GH Sorbonne multisite

Présentation du service

La Direction de la qualité, Gestion des Risques et de l’Expérience patients exerce des missions transversales au niveau du GHU Sorbonne Université.

Elle a pour mission générale de définir et de mettre en œuvre une politique cohérente et visible en matière d’amélioration de la qualité de la prise en charge des usagers et d’ouverture vers les partenaires extérieurs. A cette fin, elle assure entre autres la promotion des droits individuels et collectifs des usagers, notamment grâce au développement d’outils, de procédures et de projets innovants.

La direction coordonne cette action à deux niveaux :

- Au niveau des droits du patient, elle assure le suivi, le conseil et le traitement des réclamations des usagers, anime et coordonne l’action des médiateurs médicaux et non médicaux, promeut et accompagne le développement des droits des usagers.

- Au niveau de la représentation des usagers et des associations, elle coordonne et anime les relations avec les représentants des usagers, les associations et les cultes. Elle impulse une dynamique de partenariats et promeut l’action des associations dans l’hôpital.

Vos missions

Missions générales :

Développer et mettre en œuvre la politique relative aux droits des patients, en lien avec les différents acteurs internes / externes.

Garantir la continuité du service aux usagers.

Missions principales :

• - Gestion des demandes de transmission de dossiers médicaux.
• - Gestion des courriers / courriels : réception, archivages, rédaction des réponses aux usagers et aux services, vérification de la conformité des demandes.
• - Enregistrement dans un fichier Excel des demandes d’accès au dossier médical.
• - Promotion de Mon Espace Santé auprès des usagers et des services de soins.
• - Vérifier la bonne communication des dossiers médicaux.
• - Assurer le suivi et les relances le cas échéant.
• - Promotion et utilisation du nouveau circuit de traitement des demandes de dossiers médicaux via la plateforme LORAH.
• - Permanence téléphonique et accueil physique du secteur des relations avec les usagers et les Associations.
• - Gestion et archivages des réquisitions dites simples.
• - Gestion des réquisitions pour saisie de dossiers médicaux : vérification de la conformité, enregistrement et envoi aux services médicaux concernés.
• - Aide à l’organisation des réunions.
• - Traitement du courrier externe et interne : orientation, numérisation, archivage.

Profil recherché

GRADE

Adjoint administratif – AMA - ACH

COMPETENCES ET SAVOIR FAIRE REQUIS

Rigueur, méthodologie et organisation

Sens relationnel développé (qualité d’accueil, d’écoute et diplomatie)

Maitrise bureautique des logiciels Excel – Word – Outlook – Gilda – Orbis – LORAH

Utilisation courante Intranet/ Internet

Expérience hospitalière

Discrétion professionnelle

Dynamisme

Sens des priorités, réactivité

Schéma horaire

Jour

Temps de travail

7h30

Horaires de travail

35 heures hebdomadaires

Télétravail

Non

Langues

[Français, Anglais]

Niveau

[3- Niveau professionnel, 1- Niveau élémentaire]

Description de l'hôpital

Situé à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes: affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité.

Référence de l'offre

2026-23979