Assistant du service des marchés (H/F)

BIBLIOTHEQUE NATIONALE DE FRANCE; Paris; Sur place; EUR 27 000 - 43 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restauration

Résumé du poste

La Bibliothe8que nationale de France e0 Paris recrute un Assistant du service des marche9s (H/F). Vous assurerez le secre9rat et assisterez la cheffe du service et les juristes, organiserez les re9unions et les agendas, et contribuerez 1 la re9daction et diffusion de documents administratifs.

Vous suivrez les proce9dures de passation des marche9s publics jusqu'e0 la notification, aiderez les entreprises candidates et veillerez au respect des circuits de signature et de

Qualifications

• Classement des documents indispensable.
• Gestion des agendas et planification des rendez-vous indispensable.
• Mise 0 jour d74un dossier/base de donne9es indispensable.

Responsabilités

• Assurer le secrretariat du service des Marche9s et assister le chef du service et les juristes.
• Assurer le suivi administratif des proce9dures de marche9s publics, de l attribution e0 la notification.
• Re9diger, mettre en forme et diffuser des courriers et comptes rendus; ge9rer lcventes et les visas.
• Suivre les outils de9mate9rialise9s et les tableaux de bord et leur actualisation.

Connaissances

Classer des documents

Gérer les agendas et planifier des re

Mettre 0 jour un dossier

Formation

Employé qualifie9

Description du poste

Assistant du service des marchés (H/F) 75 - PARIS

Offre n° 212HYNY
Assistant du service des marchés (H/F)

Actualisé le 12 août 2026
Employeur handi-engagé

1. Assurer le secrétariat du service des marchésAssister la cheffe du service et les juristes dans leurs activités quotidiennes.Organiser les réunions, rendez-vous et gérer les agendas.Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs.Gérer le temps de travail des agents du service via l'outil dédié et les accompagner dans son utilisation.2. Assurer le suivi administratif des procédures de marchés publicsAssurer le suivi administratif des procédures de passation, de l'attribution en commission des marchés jusqu'à la notification.Rédiger les décisions d'attribution des marchésAssurer le suivi des consultations publiées sur PLACE, la plateforme des achats de l'Etat, et apporter un premier niveau d'assistance aux entreprises candidates (modalités de dépôt des offres, renseignements administratifs, orientation des demandes).Accueillir et renseigner les entreprises, à distance ou sur site, tout au long de la procédure.Contrôler la complétude et la régularité des pièces administratives produites par les titulaires préalablement à la signature électronique des marchés.Assurer le suivi du circuit de visa et de signature des marchés, notamment au moyen des outils de signature électronique (DocuSign ou outil équivalent), et veiller au respect des délégations de signature.Procéder à la notification des marchés, avenants, actes spéciaux de sous-traitance et plus généralement de tous les actes liés à l'exécution des contrats.Vérifier la bonne réception des notifications par les titulaires.-Diffuser les pièces contractuelles aux services concernés.Publier les avis d'attributionAssurer la dématérialisation, le classement et l'archivage des dossiers de marchés dans les outils documentaires de l'établissement.3. Assurer le secrétariat des commissions et comitésOrganiser les réunions des commissions intervenant dans les procédures de passation des marchés (Commission des marchés, Comité de lancement des marchés).Préparer les convocations ordres du jourRédiger les procès-verbaux et comptes rendus.Assurer le suivi administratif des décisions prises et la diffusion des documents nécessaires.4. Assurer le suivi des outils et de l'activité du serviceAssurer le lien entre les plateformes de dématérialisation (PLACE notamment) et les outils internes de gestion et d'archivage des marchés.Assurer un rôle de référent administratif sur les outils métiers utilisés par le service et accompagner les utilisateurs dans leur mise en œuvre.Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des procédures et de l'activité du service.Assurer le suivi des indicateurs, des échéances et du reporting de l'activité du service.Contribuer à la fiabilisation des données et à l'amélioration continue des procédures administratives.Environnement professionnelLe département des affaires juridiques et de la commande public assure le conseil de l'établissement dans tous les domaines du droit à l'exception de ceux relatifs aux ressources humaines. Il comporte un service des marchés en charge de la commande publique et un service juridique en charge de tous les autres aspects du droit applicable à l'établissement. Son activité va du conseil à l'élaboration des textes, à l'élaboration des engagements contractuels de l'établissement, au suivi juridique de leur évolution et de leur exécution et, au précontentieux et contentieux qui impliquent l'établissement.Liaisons hiérarchiquesLa cheffe de serviceLiaisons fonctionnelles .Les juristes marchés publics, le chef de la mission achat, les autres agents du département, les entreprises soumissionnaires.Le poste contribue directement à la sécurité administrative et juridique des procédures de passation et d'exécution des marchés publics.

Type de contrat CDD - 36 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Restauration
• 26 773 et 42 588 € bruts/an

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Classer des documents Cette compétence est indispensable
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Gestion des bibliothèques et des archives

Établissement public sous tutelle du ministère de la Culture, la Bibliothèque nationale de France conserve et met à disposition de tous les publics l'un des fonds documentaires et patrimoniaux les plus riches du monde. Elle a pour mission de collecter, conserver, enrichir et communiquer le patrimoine documentaire national.