Assistant de Gestion (H/F)

Est Métropole Habitat; Villeurbanne; On-site; EUR 25,000 - 28,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération sur 13 mois

Télétravail (1 jour/sem. ou 2 demi-j.)

29 jours de congés payés

Transports pris en charge

Tickets restaurant

Intéressement et PE

Mutuelle et prévoyance

Plan d’épargne retraite

Job summary

Est Métropole Habitat recherche un(e) Assistant/Assistante de gestion en CDI, basé au siège de Villeurbanne. Vous assurez le suivi administratif, financier et informatique des contrats d’entretien et de chauffage collectif, en binôme avec un autre assistant(e).

Vous serez référent sur Ikos (ERP), contribuerez à l’amélioration des procédures et soutiendrez le service Vie et Amélioration du Patrimoine (VAP) dans la gestion d’un portefeuille contrats et commandes, tout en veillant à la qualité des

Qualifications

• Une première expérience confirmée sur un poste similaire.
• Formation type bac+2 dans le domaine de l’assistanat.
• Maîtrise des outils bureautiques et logique administrative/budgétaire.

Responsibilities

• Saisir et suivre informatiquement les contrats d’entretien et de chauffage collectif.
• Déposer les documents et créer les bons de commandes; suivre les marchés et coûts.
• Mettre en place et suivre les tableaux de bord de la facturation.
• Assurer le suivi administratif, financier et informatique des contrats et commandes.
• Être référent sur le logiciel IKOS et proposer des procédures adaptées.

Skills

Office365

Excel

SharePoint

Education

Bac+2 Assistnat/Assistante

Tools

IKOS

Job description

Type du poste Contrat à Durée Indéterminée

Entreprise

Est Métropole Habitat est un office public de l’habitat rattaché à la Métropole de Lyon. Nousgérons et construisons des logements sociaux, familiaux et étudiants. Notre patrimoine (près de 17500 logements) est situé principalement sur l‘est de la métropole.

Nous sommes un acteur engagé de la politique de la ville et les habitants présents sur notre patrimoine sont au centre de notre attention. La question du climat et de l’environnement est également un axe fort de notre projet stratégique.

Nous sommes 350 collaborateurs. Notre siège socialest situé à Villeurbanne et nous disposons de 3 agences (Villeurbanne, Saint-Priest et Vaulx-en-Velin).

Nos salariés sont au cœur de notre stratégie, nous souhaitons que chacun puisse se projeter durablement au sein de l’organisation. Nous avons une politique RH engagée, notamment au travers d’une démarche deQualité de Vie au Travail, d’actions en faveur dudéveloppement des compétences et de promotion de ladiversité.

Notre leitmotiv: faire de l’habitat social une opportunité!

Rejoignez-nous. Pour mieux nous connaitre, n’hésitez pas à consulter notre site Est Métropole Habitat , notre chaine YouTube et à nous suivre sur les réseaux sociaux!

Suite à un départ à la retraite, nous recrutons :
Un Assistant/Une Assistante de gestion F/H

Poste en CDI, à temps plein, à pourvoir dès que possible.

Poste basé au Siège à Villeurbanne (accessibilité métro A/ tram T3 – arrêt Vaulx-en-Velin La Soie, piste cyclable, …)

Vous aimez organiser, suivre, fiabiliser et exploiter des données ?

Rejoignez notre service Vie et Amélioration du Patrimoine (VAP), et contribuez, grâce à vos compétences administratives et informatiques, à la gestion près de 50 contrats d’entretien et de maintenance (ascenseurs, espaces verts, chaudières, VMC, désinsectisation, etc), qui participent chaque jour à la qualité de vie de nos locataires.

Intégré(e) à une équipe de 12 collaborateurs et en binôme avec un(e) autre assistant(e), vous assurez le suivi administratif, financier et informatique des contrats, marchés publics et commandes, spécifiquement pour les pôles «énergie/ chauffage » et «résidences spécialisées» (exemple: CCAS, Crous, Forum réfugiés…).

Assurer la gestion administrative des contrats d’entretien et de chauffage collectif:

• Saisir et suivre informatiquement les contrats: gestion administrative, enregistrement des avenants, saisi des marchés accord cadre à bons de commandes, des bordereaux de prix unitaires, des marchés 3 devis…
• Déposer les documents correspondants aux différentes étapes de la vie des contrats, marchés, commandes…
• Créer les bons de commandes adéquats
• Mettre à jour les indices-index du bâtiment
• Mettre en place et suivre les différents tableaux de bord de la facturation
• Enregistrer les factures et contrôler la bonne facturation
• Créer les bons de commandes

Être référent(e) sur notre logiciel Ikos (ERP)

• Création et modifications des bons de commandes ou autres besoins administratifs
• Proposer des procédures adaptées aux modules utilisés par le service
• Venir en soutien aux membres du service: résolution des points bloquants, difficultés rencontrées, propositions d’amélioration…
• Participation au groupe de travail sur l’amélioration et la suite à donner à l’outil.

Profil recherché

Une première expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement dans le logement social.

Une formation type bac+2 dans le domaine de l’assistanat.

Compétences requises:

Maîtrise des outils de bureautique (Office365 notamment Excel, Sharepoint): pour le suivi budgétaire et des différents tableaux de bords.

Connaissance des marchés publics: pour être plus rapidement familiarisé avec notre environnement et nos enjeux.

La maîtrise d’IKOS est un plus.

Qualités souhaitées:

Coopération et travail en équipe: les interactions sont quotidiennes avec les différents membres de l’équipe VAP et d’EMH

Autonomie et organisation: pour assurer la gestion administrative en toute sérénité

Rigueur : pour le suivi budgétaire, des factures et des tableaux de bord

Votre candidature :

Nous rejoindre, c’est rejoindre une entreprise qui place l’humain au cœur de sa stratégie, que ce soit pour nos locataires mais également pour nos collaborateurs, c’est travailler au sein d’un collectif bienveillant.

Nous rejoindre, c’est aussi bénéficier de nombreux avantages:

• Une rémunération sur 13 mois, située entre 25K et 28K€ brut annuel, selon expériences et compétences, puis évolutive
• 1 jour de télétravail (ou 2 demi-journées) par semaine défini par l’accord QVT (6 mois d’ancienneté)
• 29 jours de congés payés et la possibilité d’un compte épargne temps
• 1 jour de RTT tous les 15 jours ou 0,5 jour toutes les semaines pour veiller à votre équilibre vie pro/vie perso
• Une prise en charge à 100% de votre abonnement de transports en commun
• Des tickets restaurant à 10€ pris en charge à hauteur de 60%
• Une prime annuelle sur objectif
• Un accord d’intéressement et un plan d’épargne entreprise avec possibilité d’abondement employeur
• Une Mutuelle d’entreprise et une prévoyance
• Un plan d’épargne retraite
• Avantages CSE: forfait culture, sport, presse, chèques vacances…

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