Assistant de Dispositif H/F

Adapei-Aria de Vendée; Saint-Prouant; Sur place; EUR 23 000 - 29 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle d’entreprise 50% prise en cha

Indemnité Laforcade 238€ brut mensuel

Formation/Évolution interne

Mobilités internes possibles

Résumé du poste

Adapei-Aria de Vendée recherche un titulaire pour assurer les tâches administratives et RH au sein de l Esatco Chantonnay. Vous assisterez la direction dans la gestion administrative, le traitement des dossiers et le suivi des usagers et des activités.

Vous gérerez les aspects comptables simples, tiendrez les registres et contribuerez à l'amélioration continue des processus, notamment via CEGID Flex et un reporting régulier.

Qualifications

• Diplôme dans l'assistanat; connaissance du secteur médico-social serait apprécié.
• A l'aise avec les outils informatiques.
• Sens de l'organisation et capacité d'analyse, travail en équipe.

Responsabilités

• Gérer l'accueil physique et téléphonique du dispositif.
• Suivre les dossiers du personnel et des fournisseurs; préparer les éléments liés au contrat de travail.
• Mettre à jour la base de données du personnel et le registre du personnel; suivre les visites médicales.
• Saisir les éléments de gestion du temps et des activités; produire tableaux de bord et reportings.
• Gérer les activités de production et suivre les commandes/demandes internes; assurer la qualité des données.
• Former et sensibiliser les équipes à l'utilisation de CEGID Flex.

Connaissances

Administratif

Sens de l'écoute

Capacités d'analyse

Organisation

Travail en équipe

Sens relationnel

Informatique

Formation

Diplôme dans l'assistanat

Outils

CEGID Flex

Description du poste

Mission

Assurer Les Tâches Administratives Et RH

Intégré au sein de l'équipe, vous assistez l'équipe de direction du dispositif dans la gestion administrative et dans la gestion de la production de l'établissement. Plus précisément, vos missions seront les suivantes :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du dispositif
• Assurer le suivi des différents dossiers (dossier du personnel, dossier fournisseurs, liste d'attente...)
• Préparer les éléments administratifs liés au contrat de travail
• Tenir à jour la base de données du personnel, et compléter le registre du personnel
• Suivre les visites médicales du personnel
• Saisir les éléments courant à la gestion des temps et des activités
• Assurer la gestion administratives en lien avec le suivi des usagers (tenir à jour la base de données usagers, le registre des admissions et sorties...)

Assurer les tâches comptables :

• Transmettre les factures et s'assurer de leur validation
• Saisir les mouvements bancaires
• Vérifier et pointer les dépenses passées et à venir

Assurer la gestion administrative des activités de production :

• Saisir, contrôler et mettre à jour les données dans les outils de gestion.
• Assurer le traitement et le suivi des commandes, dossiers ou demandes internes.
• Produire des tableaux de bord et des reportings d'activité.
• Garantir la fiabilité et la qualité des données saisies.
• Collaborer avec les différents ateliers pour assurer une bonne coordination des activités.
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et organisationnels.
• Accompagner les équipes dans l'utilisation du logiciel CEGID Flex.
• Animer des sessions de sensibilisation ou de formation interne sur CEGID Flex selon les besoins.

Profil

Doté d'un Diplôme dans l'assistanat, une connaissance du secteur médico-sociale serait apprécié. Vous aimez :

• Analyser les situations
• Organiser et prioriser les informations
• Travailler en équipe

Et vous êtes :

• A l'aise avec les outils informatiques
• Avenant, discret et à l'écoute
• Doué de bonnes qualités relationnelles

Une connaissance du logiciel CEGID Flex sera particulièrement appréciée.

Quelques Informations Utiles

• Rémunération selon expérience – CCN 66 + indemnité Laforcade (238€ brut mensuel)
• 25 CP + 9 congés supplémentaires par an
• Mutuelle d’entreprise avec prise en charge à 50% par l’employeur + 10€ de prise en charge supplémentaire par notre CSE
• Possibilité de mobilités et d’évolutions internes
• Politique de formation dynamique et volontariste

Compétences

Administratif

Sens de l'écoute

Capacités d'analyse

Organisation

Travail en équipe

Sens relationnel

Notre Établissement

Rattaché au pôle Apprentissage Tout Au Long de La Vie, l'Esatco site de Chantonnay accueille 62 travailleurs en situation de handicap (déficience intellectuelle et handicap psychique). 9 professionnels (Educateurs Techniques Spécialisés, Moniteurs d'Ateliers et Educateurs Spécialisés) accompagnent ces travailleurs dans le développement de leurs compétences techniques à travers 4 ateliers de production : espaces verts, menuiserie, montage industriel et prestation de service.

Le mot du recruteur

Rejoindre l’équipe de l’Esatco Vendée site de Chantonnay, c’est rejoindre une équipe de professionnels engagés dans l’économie sociale et solidaire, répondant aux besoins singuliers des publics accueillis.

Notre dispositif s’inscrit pleinement dans son territoire, en cultivant une logique partenariale au service de l’accompagnement global de la personne.

Thierry DEJOIE

Directeur des Esatco site de Chantonnay, Montaigu et les Herbiers