Assistant de Direction (H/F) - MDA

OHS de Lorraine; Lorraine; Sur place; EUR 36 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

La Maison des Adolescents de Meurthe et Moselle, membre de l’OHS de Lorraine, recherche un(e) secrétaire de direction/adjoint(e) administratif(ve) pour assurer l’interface entre la direction, les équipes pluridisciplinaires et les partenaires institutionnels.

Vous coordonnez les agendas multi-acteurs, organisez les réunions cliniques et externes, traitez le courrier et le flux d’informations, et vous assurez l’accueil et le soutien administratif du personnel.

Responsabilités

• Gestion d’agenda multi-acteurs : coordonner les emplois du temps de la responsable et de l’équipe (~14 professionnels)
• Organisation de réunions internes et externes, préparation des ordres du jour et comptes rendus
• Traitement de l’information : filtrer les appels, gérer le courrier et transmettre les informations entre services et direction
• Suivi des heures et congés du personnel, gestion des dossiers contractuels et de quotité
• Interface avec le Directeur Général, le gestionnaire financier et la DRH; suivi des devis et factures d’interventions
• Rédaction et restitution d’indicateurs pour le rapport annuel et pilotage d’outils collaboratifs

Description du poste

La Maison des Adolescents de Meurthe et Moselle, est un acteur de prévention de première ligne. Elle offre un accueil inconditionnel, gratuit et confidentiel (sans nécessité d’accord parental) aux jeunes de 11 à 25 ans, à leur entourage et aux professionnels en charge d’adolescents.

Il s'agit d'un poste stratégique : vous êtes le "miroir" de la structure et assurez l’interface entre la direction, les équipes pluridisciplinaires, le siège de l'OHS et les partenaires institutionnels (ARS, financeurs).

Vos principales missions :

Appui à la Direction et Secrétariat de Direction

• Gestion d’agenda multi-acteurs : Coordonner les emplois du temps complexes de la responsable et de l'équipe (environ 14 professionnels), en anticipant les priorités et les urgences.
• Organisation de réunions : Planifier les réunions internes (réunions cliniques hebdomadaires) et externes, préparer les ordres du jour, les supports et rédiger les comptes rendus.
• Traitement de l’information : Filtrer les appels, gérer le courrier (physique et mail) et assurer la transmission fluide des informations entre les services et la direction.

Gestion administrative du personnel de la MDA

• Suivi de l'activité : Assurer le suivi des heures (supplémentaires, récupérées) et des congés annuels de l'équipe.
• Dossiers contractuels : Suivre les renouvellements de CDD et les changements de quotité de travail en lien avec la DRH du siège.

Relations avec le siège de l’OHS et les Partenaires

• Interface institutionnelle : Faire le lien avec le Directeur Général, le gestionnaire financier, le comptable et la DRH de l’OHS de Lorraine.
• Gestion financière et projets : Établir des devis et factures d’interventions. Participer à la préparation des argumentaires pour les demandes de subventions et aux réponses aux appels à projets.

Reporting et Qualité

• Rapport d’activité : Collecter les indicateurs statistiques de l'activité pour participer activement à la rédaction du rapport annuel destiné à l'ARS et aux financeurs.
• Transformation digitale : Piloter l'utilisation des outils collaboratifs (Teams, cloud, plateformes spécifiques) et assurer une veille documentaire et réglementaire.

Accueil et Orientation

• Garantir la qualité de l’accueil physique et téléphonique des jeunes et de leurs familles dans le respect de la philosophie OHS et Maison des Ados : bienveillance, réactivité et non-stigmatisation.