Assistant de Direction H/F

Les Bruyères Association; Melun; Sur place; EUR 30 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Les Bruyères Association recherche un(e) assistant(e) de direction en CDI à temps plein pour son siège social à Melun. Vous assurez coordination, suivi des procédures et soutien à la Secrétaire Générale.

Profil Bac+2/3 avec au moins 5 ans d'expérience, capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les exigences réglementaires. Rémunération brute annuelle 30–35 kEUR, poste à pourvoir dès que possible, CCU 2002 et CSE en vigueur.

Qualifications

• Bac+2 à Bac+3 en assistanat de direction, gestion administrative ou organisation.
• Expérience confirmée d'au moins 5 ans sur un poste similaire.
• Capacité à gérer des dossiers complexes et à coordonner multiples interlocuteurs.

Responsabilités

• Contribuer à la préparation et au suivi des instances de gouvernance et assurer le calendrier institutionnel.
• Suivre et sécuriser les aspects administratifs et juridiques des activités et contrôler les engagements contractuels.
• Conduire le suivi transversal des dossiers et améliorer les procédures administratives.
• Piloter le suivi administratif des assurances et de la flotte automobile.
• Assurer le suivi des obligations réglementaires et financières et préparer les comptes annuels.
• Participer au bon fonctionnement du Secrétariat Général et appuyer l'accueil et les commandes.

Connaissances

Coordination

Rigueur

Organisation

Discrétion

Formation

Bac+2 à Bac+3 en assistanat de direction

Description du poste

Fondée en 1994, Les Bruyères Association (LBA) est une association loi 1901, à but non lucratif, labellisée Entreprise Solidaire d'Utilité Sociale (ESUS), gestionnaire de Résidences pour Personnes Agées.

LBA, c'est 23 Résidences pour Personnes Agées, 19 EHPADs, 5 Résidences Autonomie et 2 Accueils de Jour, soit près de 1200 personnes âgées accueillies, environ 1000 salariés, 76 millions d'euros de chiffres d'affaires en 2025 et présente sur 8 régions et 12 départements. Association nationale, le fil conducteur de son projet associatif Mission 2025 est « le sens de la vie, le sens de l'engagement ».

Pour plus de renseignements : www.asso-lesbruyeres.com

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction en CDI à temps plein, pour notre siège social situé à Melun.

Si vous recherchez un poste avec des missions d'assistanat de direction variées, que vous adhérez au fil conducteur de notre projet associatif '' le sens de la vie, le sens de l'engagement '', alors l'offre qui suit va retenir toute votre attention !

Vos missions principales ?

Rattaché(e) à la Secrétaire Générale, vous assurez un rôle de coordination et de sécurisation des activités. Véritable relais de la Secrétaire Générale, vous veillez à la bonne circulation des informations, au respect des échéances et des procédures, etc. Vous êtes force de proposition pour faciliter la prise de décision et la résolution des difficultés.

• Contribuer à la préparation, à l'organisation et au suivi des instances de gouvernance Vous veillez à la bonne réalisation des obligations administratives qui leur sont associées. Vous assurez le suivi du calendrier institutionnel, la préparation des dossiers, la tenue et la mise à jour des documents de gouvernance etc.
• Participer à la sécurisation juridique Vous accompagnez la Secrétaire Générale dans le suivi et la sécurisation administrative et juridique des activités. Vous veillez à la complétude et à la conformité des dossiers, assurez le suivi des obligations documentaires des prestataires et contrôlez la bonne exécution des engagements contractuels. Vous contribuez au suivi administratif des litiges, réclamations et impayés.
• Coordonner les dossiers transverses et leur mise en oeuvre Vous assurez le suivi opérationnel de dossiers transverses. Vous participez à l'amélioration continue des processus et procédures administratifs, à la préparation administrative des consultations etc.
• Piloter le suivi administratif des assurances, de la flotte automobile Vous assurez le pilotage administratif et la coordination des dossiers liés aux assurances et à la flotte automobile.
• Assurer le suivi des obligations réglementaires, financières Vous organisez la collecte et la transmission des informations nécessaires et veillez à la bonne réalisation des formalités réglementaires, dans le cadre de l'arrêté et du dépôt des comptes annuels.
• Contribuer au bon fonctionnement du Secrétariat Général Vous intervenez sur des missions transverses : organisation d'événements/de séminaires, suivi des réclamations, gestion administrative des commandes et appui ponctuel à l'accueil.

Votre profil ?

De formation Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative ou administration des organisations, vous justifie d'une expérience confirmée d'au moins 5 ans sur un poste similaire.

Vous avez déjà assuré le suivi de dossiers complexes nécessitant rigueur, coordination de multiples interlocuteurs et respect d'exigences réglementaires. Dans ce cadre, vous avez démontré votre capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, à en assurer le suivi et votre aptitude à identifier les risques, anticiper les échéances et proposer des solutions adaptées.

Votre autonomie, votre sens de l'organisation, votre esprit d'initiative et votre capacité à prendre des décisions dans votre champ de délégation sont vos atouts. Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités rédactionnelles et relationnelles ainsi que votre discrétion et votre sens de la confidentialité.

Une expérience dans le secteur associatif, médico-social ou sanitaire constituerait un atout.

Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Alors rejoignez le Secrétariat Général de LBA !

Caractéristiques du poste:

• CDI à temps plein ;
• A pourvoir dès que possible ;
• Application de la CCU du 18 avril 2002 ;
• Rémunération annuelle brute sur 12 mois : 30/35 kEUR ;
• CSE