Assistant de Direction H/F

Balance Innovations; France; Hybride; EUR 32 000 - 48 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail possible

Résumé du poste

Brink’s recherche un Assistant de Direction pour assurer le suivi et la gestion des commandes liées aux travaux et pour coordonner les activités de la Direction SST. Vous travaillerez en lien avec les agences, le service comptabilité et les prestataires externes, en veillant au respect des procédures et du budget.

Le poste exige au moins 3 ans d’expérience, maîtrise du Pack Office et une bonne aisance en anglais. Lieu: Montrouge, avec télétravail possible.

Qualifications

• Maîtrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint et Outlook).
• Anglais écrit et oral souhaité.
• Expérience d’assistanat de direction exigée (≥3 ans).

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif des travaux et commandes.
• Rédiger des comptes rendus et notes de frais pour la direction.
• Organiser réunions et déplacements de la Direction SST et assurer la circulation de l’information.

Connaissances

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

Anglais

Outils

Coupa

Description du poste

Définition du poste

L’Assistant de Direction a pour mission principale d’assurer le suivi et la gestion des commandes liées aux travaux bâtiment des centres-forts, de leur création jusqu’à la clôture des chantiers. Il intervient en coordination permanente avec les différents services internes de l’entreprise (agences Brink’s, service juridique, contrôle de gestion, comptabilité, ressources humaines) ainsi qu’avec les interlocuteurs externes (architectes, prestataires et fournisseurs), afin de garantir le bon déroulement des projets et le respect des procédures administratives et budgétaires.

Missions

Missions principales

• Gestion et suivi administratif des travaux réalisés en agence
• Gestion du tableau du suivi des travaux réalisés en Capex sur 65 agences (assurer l’interface avec les prestataires & la comptabilité générale)
• Mise à jour d’un état mensuel des travaux en cours, réalisés, réceptionnés
• Réalisation des commandes sur Peoplesoft (création, validation, impression, envoi aux différents interlocuteurs, aux fournisseurs, à la comptabilité, aux chefs d’agence)
• Une fois les travaux réalisés suivi des réceptions sur Peoplesoft et compte rendu sox
• Demande de création des nouveaux fournisseurs auprès de la comptabilité
• Contrôle et mise en page d’un état du budget (7M€) pour la partie bâtiment + arbitrage
• Prise de contact avec les nouveaux prestataires à la DPEO, commande de contrat de maintenance
• Suivi et mise à jour du « fichier des points » de l’équipe DPEO

Support opérationnel de la Direction SST

• Assurer l’organisation et la coordination des réunions et des déplacements de la Direction, ainsi que le suivi administratif des notes de frais
• Rédiger ou mettre en forme les CR, notes, etc.
• Mettre à jour les outils partagés (suivi enquêtes, i.audits, …)
• Gérer la circulation de l’information entre les responsables technique et les prestataires et services internes
• Assurer un rôle de coordination transversale entre les différentes directions
• Participer à la cohérence documentaire globale de la DSST

Gestion des commandes et processus achats

• Rédiger et saisir les demandes d’achats et commandes (travaux, fournitures, prestations), vérifier la conformité des devis (montants, prestations, délais, clauses essentielles)
• Suivre les réceptions de prestations et les mettre à jour dans le système
• Gérer les litiges administratifs simples (erreurs de factures, doublons, corrections)

Gestion du budget CAPEX & OPEX

• Préparer, suivre et actualiser les budgets CAPEX et OPEX
• Saisir et suivre les engagements de dépense dans l’outil interne
• Suivre les échéanciers de facturation
• Relancer les prestataires ou services internes si nécessaire

Missions complémentaires

• Accueil téléphonique
• Classement et archivage
• Mise à jour classeur des procédures en place
• Organisation séminaire
• Mise à jour de l'IntraBrink’s

Profil

• Expérience de 3 ans minimum en assistanat de direction
• Maîtrise du Pack Office : Excel, Word, PowerPoint et Outlook
• Maîtrise orale et écrite de l’anglais
• Connaissance de Coupa appréciée
• Organisation et rigueur dans l’exécution des tâches confiées

Savoir-être

• Dynamisme et réactivité
• Sens de l’écoute et capacité à comprendre les besoins des interlocuteurs
• Sens du service et respect des clients et des prestataires
• Excellent relationnel et capacité à travailler avec différents interlocuteurs

Spécificité du poste

Lieu de travail : Montrouge Télétravail possible

Build a Career with Purpose at Brink’s

For over 165 years, Brink’s has been a trusted global leader in secure logistics and cash and valuables management solutions. Today, we continue to evolve—powered by technology, driven by purpose, and united by values. With a legacy built on trust and a future driven by innovation, Brink’s partners for customer success, empowering businesses across the globe to operate with confidence and peace of mind. At Brink’s, we operate in more than 100 countries, across cultures and languages, yet we’re one team—committed to protecting what matters most. Our people are at the heart of everything we do. We foster a culture of collaboration, innovation, and continuous learning, where every team member is empowered to grow, take ownership, and make an impact. No matter which business area or country you are located, Brink’s offers a place to build a meaningful career. Here, you’ll find opportunities to develop your skills, contribute to global solutions, and be part of something bigger. We believe in doing what’s right, working together, and striving for excellence. If you’re looking for a career that combines purpose with performance, Brink’s is the place for you.

Brink’s is proud to be an equal opportunity employer. If you need reasonable accommodations/adjustments during the hiring process, please let your recruiter know—we’re here to support you every step of the way.