Secrétaire de direction F/H

CHU de Toulouse; Toulouse; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

CE/CGOS

Restaurant du personnel

28 congés et 19 RTT

Résumé du poste

Le CHU de Toulouse recrute en CDD de 6 mois un Secrétaire de Direction F/H. Vous organiserez la réception, le traitement et le suivi des documents et des appels, et garantirez la circulation de l’information au sein de la direction.

Vous assurerez l’accueil physique et téléphonique, la gestion des agendas, la préparation des réunions et le suivi des courriers et archives. Formation Bac+2 (BTS Secrétariat) exigée, expérience adaptée souhaitée.

Qualifications

• Formation Bac+2 minimum (BTS Secrétariat) et expérience significative sur un poste équivalent exigées.

Responsabilités

• Organiser la réception, le traitement et le suivi des documents et des communications téléphoniques.
• Garantir la circulation de l'information au sein de la direction.
• Coordonner le secrétariat et renseigner les interlocuteurs.
• Accueil physique et orientation des personnes (agents et/ou visiteurs).
• Accueil téléphonique: réponses, filtrage et prise de RDV.
• Gestion des agendas: rendez-vous, réunions et déplacements.
• Gestion du courrier entrant, tri et archivage.
• Rédaction de courriers et comptes rendus.
• Organisation de réunions: planification, salle et dossiers.
• Gestion des fournitures et stocks du secrétariat.

Connaissances

Organisation

Gestion administrative

Accueil et communication

Rédaction de courriers

Gestion des appels téléphoniques

Formation

BTS Secrétariat

Description du poste

Le CHU de Toulouse recrute en CDD de 6 mois, un(e) Secrétaire de Direction F/H.

Vos missions principales seront :

- d’organiser la réception, le traitement et le suivi des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers pour la direction

- d’être garant de la circulation de l'information au sein de la direction.

-Coordination du secrétariat : assurer le suivi de l’information et l’évolution des dossiers, renseigner les interlocuteurs.

-Accueilphysique : renseigner et orienter les personnes (agents et/ou visiteurs) selon leur demande.

-Accueil téléphonique :réponse aux demandes et gestion des appels selon les cas (filtrage des appels, renseignement et orientation, prise de RDV…).

-Gestion des agendas : prise des rendez-vous et tenue des agendas des directeurs, préparation des réunions et des déplacements.

-Gestion des courriers : réception du courrier entrant. Tri du courrier. Envoi aux Directions concernées. Archivage et classement des courriers.

-Rédaction: courriers et compte-rendu de réunion, d’entretien…

-Organisation de réunions : planification, réservation de salle, convocation, préparation des dossiers

-Gestion d’outils de gestion et d’organisation : suivi des tours de garde, mise à jour des documents, gestion des listes de diffusion

-Gestion « logistique » de la direction: ouverture et fermeture, réalisation de demandes de travaux, gestion du photocopieur, mise à jour de la signalétique, préparation aux prises de postes au sein de la direction

-Référent(e) - Gestion des fournitures : contrôle des stocks au sein du secrétariat, recensement des besoins, réalisation de la commande, réception des commandes et distribution.

-Suivi des courriers transmis à la signature de la direction : réception, mise à la signature, corrections et diffusion, archivage

Formation Bac+2 minimum (BTS Secrétariat); une expérience significative sur un poste équivalent est exigée.

Conditions de recrutement

Rejoindre le CHU de Toulouse c’est bénéficier :

• D’un environnement de travail de qualité et avantages sociaux (CE/CGOS)
• Restaurant du personnel et repas à emporter
• 28 congés et 19 RTT
• CDD de 6 mois/ Possibilité de CDI
• Salaire selon profil
• Poste à pourvoir rapidement

Intégrer le CHU de Toulouse, c’est participer au quotidien à une offre de soins d’excellence et de proximité en réponse aux besoins de la population.