Assistant de direction (f/h)

Pégase - Pôle pilote de formation des enseignants et de recherche pour l'éducation; Saint-Martin-d'Hères; On-site; EUR 19,000 - 23,000; Full time

Benefits offered by this job

Indemnité 400€

Avantages sociaux

Job summary

La Faculté des sciences de l'Université Grenoble Alpes recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour la direction, poste en CDD à 100% localisé à Saint-Martin-d'Hères. Vous coordonnez les activités courantes, préparez les instances et assurez les échanges avec les composantes et services.

Vous organisez les rendez-vous et déplacements, gérez le courrier et les procédures, et participez à l’amélioration continue des processus.

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement des administrations publiques et de l'enseignement supérieur.
• Gestion financière et budgétaire: LOLF, GBCP, commande publique.
• Gestion des ressources humaines des enseignants-chercheurs.
• Rédaction et accueil avec discrétion et confidentialité.
• Maîtrise des outils numériques et messagerie (anglais B2).

Responsibilities

• Assurer l’assistance administrative et organisationnelle de la direction.
• Coordonner les activités courantes et le suivi des instances.
• Gérer les agendas, rendez-vous, réunions et déplacements.
• Organiser les instances: séances, comptes rendus, diffusion des documents.
• Coordonner l’organisation logistique des réunions et événements.
• Interface entre la direction, les composantes et les services de l’UGA.
• Suivre devis, commandes et services; contribuer au pilotage.

Skills

Accueil téléphonique

Gestion du courrier

Planification agenda

Rédaction administrative

Anglais B2

Tools

NOTILUS

SIFAC

KSUP

Messagerie/Office

Job description

Type de recrutement: Poste ouvert en CDD Quotité de travail: 100% Niveau d'emploi: B - Tous B Durée du contrat: 1 an renouvelable Localisation: CSPM Fac des Sciences
Bâtiment B Phitem 230, rue de la Physique
38400 Saint Martin d'Hères

Présentation de la structure

La Faculté des sciences (FdS) est l’une des sept composantes académiques de l’Université Grenoble Alpes (UGA). Elle exerce ses missions dans les domaines de la formation, des ressources humaines, de la recherche, du rayonnement scientifique et social, ainsi que de la vie étudiante et de campus, en cohérence avec la politique de l’UGA. Elle dispose d’une gouvernance propre, de conseils élus et de moyens humains et financiers adaptés à ses missions.

Son périmètre couvre cinq composantes élémentaires : le Département Licence Sciences et Technologies (DLST), l’Observatoire des sciences de l’Univers de Grenoble (OSUG), l’UFR de Chimie et de Biologie, l’UFR IM2AG (informatique, mathématiques et mathématiques appliquées) et l’UFR PhITEM (physique, ingénierie, Terre, environnement et mécanique).

La FdS englobe également trois écoles européennes spécialisées — HERCULES, ERCA et ESONN — qui proposent des formations internationales de deux à cinq semaines à destination des doctorants, post-doctorants et chercheurs confirmés.

Sa gouvernance repose sur un conseil élu, qui désigne le directeur et ses deux adjoints. Ils sont accompagnés par le bureau de la FdS, composé des responsables des cinq composantes élémentaires.

Missions principales

Votre mission principale sera d'assurer l’assistance administrative et organisationnelle de la direction de la Faculté des sciences, en coordonnant les activités courantes, la préparation et le suivi des instances, la circulation de l’information et les relations avec les composantes et services de l’UGA, afin de contribuer au bon fonctionnement et à la fluidité de l’activité de la Faculté.

Activités principales

• Assurer l’accueil physique et téléphonique, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes
• Gérer le courrier, les parapheurs papier et électroniques, les boîtes mail génériques, les listes de diffusion et les délégations de signature
• Gérer les agendas de la direction, organiser les rendez-vous, réunions et déplacements, et assurer le suivi des échéances
• Organiser les instances de la Faculté des sciences : préparation des séances, rédaction des comptes rendus et délibérations, diffusion des documents et suivi des décisions
• Coordonner l’organisation logistique des réunions et événements, ainsi que la gestion des locaux, équipements, fournitures et prestations
• Faciliter la circulation de l’information et assurer l’interface entre la direction, les composantes de la FdS et les services de l’UGA
• Déployer et suivre les outils collaboratifs et partagés, alimenter les tableaux de bord et produire les données nécessaires au pilotage de l’activité
• Assurer la coordination avec les gestionnaires financiers pour le suivi des devis, commandes et services faits
• Contribuer au suivi des ressources humaines des enseignants-chercheurs relevant du périmètre de la FdS
• Participer aux démarches d’amélioration continue et aux réunions institutionnelles associées, et en assurer le compte rendu

Compétences attendues

• Connaissance de l’environnement institutionnel : fonctionnement des administrations publiques, organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche, et connaissance de l’organisation et des interlocuteurs de l’UGA
• Connaissances en gestion financière et budgétaire : procédures comptables de l’État, règles budgétaires et comptables (LOLF, GBCP) et commande publique
• Connaissances en gestion des ressources humaines : dispositifs et procédures relatifs aux enseignants-chercheurs
• Compétences administratives et rédactionnelles : techniques d’accueil et de communication, excellentes capacités rédactionnelles, rédaction et mise en œuvre de procédures, et capacité à rendre compte
• Maîtrise des outils numériques : outils bureautiques et logiciels métiers (NOTILUS, SIFAC, KSUP), outils de messagerie et environnement numérique ; démarche qualité
• Organisation et gestion des priorités : rigueur, fiabilité, réactivité et capacité à gérer des activités dans un environnement complexe
• Aptitudes relationnelles et travail en équipe : aisance relationnelle, communication, pédagogie, adaptabilité et respect du cadre collectif
• Qualités professionnelles : discrétion, respect de la confidentialité et maîtrise de l’anglais (niveau B2 du CECRL)

Rémunération

A partir de 1867€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 400 €.

Pour toutes informations complémentaires

• Bénéficier de l'attractivité du territoire.
• Bénéficier d'avantages sociaux.
• Concilier vie professionnelle et personnelle.

71 unités de recherches, 13 labex et 7 equipex

L'Université Grenoble Alpes a obtenu en avril 2021
le label "HR Excellence in research" attribué par la
Commission européenne.
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