Assistant de direction (F/H)

Université Paris I - Panthéon- Sorbonne; Paris; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne recherche un assistant administratif pour assurer l accueil et l organisation des activités administratives des enseignants et étudiants, en collaboration avec le pôle communication et relations entreprises. Vous gérerez le suivi des réunions, des comités et des dossiers sur OSE/SIFAC, et contribuerez à la gestion financière et documentaire de l EES.

Vous devrez faire preuve d une grande rigueur, d autonomie et de solides compétences rédactionnelles, tout en

Qualifications

• Excellente maîtrise des outils informatiques, notamment OSE et SIFAC.
• Savoir gérer les priorités au quotidien.
• Grande rigueur et rigueur professionnelle.
• Organisation et autonomie dans la gestion administrative.
• Aptitudes relationnelles et sens du service.
• Très bonnes capacités rédactionnelles.
• Connaissance de l’organisation d’une UFR.
• Connaissance des textes et réglementations relatifs aux enseignants statutaires.

Responsabilités

• Elaboration du calendrier des réunions.
• Rédaction de comptes rendus.
• Accueil des enseignants et étudiants.
• Gestion administrative des enseignants, doctorants et ATER sur la plateforme OSE.
• Saisie des états de services.
• Gestion des autorisations de cumuls et des déclarations préalables access.
• Gestion du parapheur électronique.
• Organisation des réunions et événements internes à l’EES.
• Organisation des comités de sélection et devis/achat pour le fonctionnement.
• JPO et organisation de la JPO Master.
• Achat de fournitures et organisation de la Journée de l’EES.
• Organisation matérielle de la JPO Master en collaboration avec les pôles concernés.

Connaissances

Word & Excel

Gestion des priorités

Rigueur

Organisation autonomie

Aptitudes relationnelles

Rédaction

Connaissance UFR

Connaissance établissements

Outils

OSE

SIFAC

Word

Excel

Courrier électronique

Description du poste

Mission principale:

• Elaboration du calendrier des réunions à l’EES (conseil de gestion, conseil des masters, réunion d’équipe
• Rédaction de divers compte-rendu notamment pour le conseil de gestion (en collaboration avec la responsable du pôle communication et relations entreprises) .
• Accueil (physique et téléphonique) des enseignants et étudiants (francophones et anglophones)
• Gestion administrative des enseignants statutaires, (des doctorants et des ATER en renfort) sur la plateforme OSE
• Saisie des états de services
• Traitements des autorisations de cumuls et/ou des déclarations préalables accessoires
• Gestion du parapheur électronique
• Organisation matérielle des différentes réunions et des événements internes à l’EES (conseil d’ufr, réunion d’équipe etc)
• Organisation matérielle des comités de sélection (campagne emploi EC)
• Devis et saisie des bons de commande pour le volet fonctionnement de l’EES (en renfort, ponctuel)
• JPO
• Achat de fournitures
• Journée de l’EES
• Organisation matérielle de la JPO Master en collaboration avec le pôle Master, le pôle communication et relations entreprises.
• Offre de formation: en collaboration avec le RA, suivi, contrôle et accompagnement pour les modifications de maquettes et les MCC afférents.
• Contrôle de gestion: en collaboration avec le RA, réponses aux diverses sollicitions du service pilotage de l’établissement (soutenabilité financière etc.)

Conditions particulières d'exercice

Contraintes liées au travail: (horaires, déplacements, technicité…)

Ponctualité: horaires d’ouverture au public à respecter

Adaptation aux urgences de la direction de l’EES

Profil recherché

Compétences requises ou souhaitées:

• Excellente maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, courrier électronique, etc) en particulier des logiciels OSE et SIFAC.
• Savoir gérer les priorités
• Grande rigueur
• Excellente capacité d’organisation et d’autonomie
• Excellentes aptitudes relationnelles (Sens du service et du contact, qualité d’écoute,)
• Très bonnes capacités rédactionnelles
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’une UFR
• Connaissance de l’organisation générale d’un établissement universitaire.
• Connaissance des textes et réglementations (textes relatifs aux enseignants statutaires)

Présentation de Université Paris I - Panthéon- Sorbonne

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS) , elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.
Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent.
L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.
Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS) .
Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs.

Descriptif du service

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne se place parmi les trois meilleures universités en économie en France (source: QS World University Ranking) . L'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne offre une grande diversité de formations avec des parcours orientés vers la recherche ou la professionnalisation. L’École d’économie de la Sorbonne est impliquée dans plusieurs projets d’ordre international et développe, chaque année, des partenariats avec des institutions et établissements internationaux.