Assistant de Direction de la Sous-Préfète Chargée de Mission H/F

Préfecture de Seine-Saint-Denis; Saint-Denis; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Préfecture de Seine-Saint-Denis recherche un(e) Assistant(e) de direction de la sous-préfète chargée de mission. Vous assurerez l'agenda, la préparation des réunions et le suivi des dossiers sensibles tout en gérant les appels et les échanges avec les partenaires.

Vous serez intégré(e) au service Secrétariat et travaillerez en étroite collaboration avec la sous-préfète. Poste en Île-de-France, en cadre administratif, avec responsabilités variables selon les réunions et les missions confiées.

Qualifications

• Connaissances techniques en informatique bureautique, niveau expert requis.
• Savoir-faire organisation et gestion du temps.
• Capacités à travailler en équipe et à communiquer efficacement.
• Savoir rédiger de manière claire et précise.
• Aptitude à accueillir et à traiter les interlocuteurs.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Sens du relationnel et bonnes relations humaines.
• Capacité à s'adapter et à prioriser les tâches.

Responsabilités

• Tenir l'agenda de la sous-préfète et préparer les réunions.
• Constituer les dossiers en vue des réunions et en assurer le suivi.
• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques.
• Organiser les réunions et coordonner les déplacements.
• Traiter les dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées.
• Classer et archiver les dossiers selon les procédures.
• Organiser les déjeuners, dîners et réceptions; gérer les frais.
• Tri du courrier et gestion des fournitures de bureau.
• Soutenir les activités administratives quotidiennes de la sous-préfète.

Connaissances

Bureautique expert

Organisation

Travail en équipe

Rédaction

Communication orale

Discrétion

Relations humaines

Sens relationnel

Description du poste

Intitulé du posteAssistant(e) de direction de la sous-préfète chargée de mission auprès du préfet de la Seine-Saint-DenisGroupe RIFSEEP : 1NBI: 15 pointsIntitulé du posteAssistant(e) de direction de la sous-préfète chargée de mission auprès du préfet de la Seine-Saint-DenisDomaine(s) fonctionnel(s)Administration généraleEmploi(s) -typeAssistant(e) de directionCode(s) fiche de l'emploi-typeADM005ACatégorie statutaire/CorpsC confirméVos activités principales :Tenir l'agenda de Madame la sous-préfète ;Constitution des dossiers de Mme la sous-préfète en vue des réunions ;Réceptionner et traiter les appels téléphoniques ;Organiser les réunions ;Traitement de dossiers ponctuels et suivi d'affaires réservées ;Classer et archiver les dossiers ;Organiser les déjeuners, dîners et réceptions ;Gérer les frais de réception;Tri du courrier arrivé;Gestion des fournitures.

Votre environnement professionnelActivités du service Secrétariat de la sous-préfète chargée de missionComposition et effectifs du service1 agentLiaisons hiérarchiques :La sous-préfète chargée de missionLiaisons fonctionnellesEnsemble des administrations et acteurs de la vie politique, sociale et économique du départementVos perspectives :Évolution vers des postes de gestionnaire ou de rédacteur

Vos compétences principales mises en oeuvreConnaissances techniquesConnaître l'environnement professionnel / niveau pratique / - à acquérirAvoir des compétences en informatique bureautique / niveau expert / requisSavoir-fairesavoir s'organiser / niveau maîtrise - requisSavoir travailler en équipe/ niveau maîtrise - requisSavoir rédiger/ niveau maîtrise - requisSavoir-êtreSavoir accueillir / niveau maîtrise - requisSavoir s'adapter / niveau maîtrise - requisAvoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requisSavoir communiquer / niveau pratique - requisS'avoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - requisDiscrétion, courtoisie, sens durelationnel requis.