Assistant commercial & ADV H/F

Brinks; Paris; Hybride; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Brinks recherche un assistant commercial formation pour assurer le support administratif des activités commerciales et de formation. Vous garantissez la bonne gestion des inscriptions, la création et le suivi des sessions dans GesCOF, et la préparation des documents administratifs.

Vous assurez le suivi des plannings, coordonnez les échanges entre les clients, les commerciaux, les formateurs et les équipes internes, et veillez à la conformité des dossiers jusqu'à la facturation et l'archivage

Qualifications

• Assurer le support administratif de la Direction Commerciale.
• Traiter les demandes de formation transmises par les commerciaux.
• Établir les devis, conventions et documents contractuels.
• Suivre les opportunités commerciales et mettre à jour les outils de suivi.
• Préparer les dossiers liés aux appels d'offres et référencements clients.
• Interface entre commerciaux, clients et équipes opérationnelles.

Responsabilités

• Créer et ouvrir les sessions de formation dans GesCOF.
• Assurer les inscriptions des stagiaires.
• Contrôler la conformité des dossiers avant l'entrée en formation.
• Préparer les documents préalables à la formation et les transmettre.
• Suivre administrativement les dossiers tout au long du cycle.
• Mettre à jour les bases de données clients, stagiaires et sessions.

Description du poste

Contexte :

Rattaché(e) au Directeur BU Formation ou au Responsable Développement Commercial, l'Assistant(e) Commercial(e) Formation assure le support administratif des activités commerciales et de formation. Il/elle garantit la bonne gestion des inscriptions, la création et le suivi des sessions dans GesCOF, la préparation des documents administratifs, le suivi des plannings et la coordination entre les clients, les commerciaux, les formateurs et les équipes internes afin d'assurer la bonne réalisation des prestations de formation.

Missions principales :

Assistance à l'équipe commerciale

• Assurer le support administratif de la Direction Commerciale
• Réceptionner et traiter les demandes de formation transmises par les commerciaux.
• Établir les devis, conventions, convocations et documents contractuels nécessaires à la réalisation des prestations.
• Participer au suivi des opportunités commerciales et à la mise à jour des outils de suivi.
• Préparer les dossiers administratifs liés aux appels d'offres et référencements clients.
• Assurer l'interface entre les commerciaux, les clients et les équipes opérationnelles.

Gestion administrative des formations

• Créer et ouvrir les sessions de formation dans l'outil de gestion (GesCOF).
• Assurer les inscriptions des stagiaires.
• Contrôler la conformité des dossiers administratifs avant l'entrée en formation.
• Préparer et transmettre les documents préalables à la formation (convocations, conventions, programmes, feuilles d'émargement, etc.) en lien avec les commerciaux.
• Assurer le suivi administratif des dossiers tout au long du cycle de formation.
• Mettre à jour les bases de données clients, stagiaires et sessions de formation.

Planification et coordination

• Assurer le suivi des plannings de formation en lien avec les équipes commerciales, pédagogiques et les formateurs.
• Participer à l'organisation logistique des sessions de formation.
• Coordonner les ajustements de planning en fonction des contraintes clients, formateurs et centres de formation.

Suivi administratif et reporting

• Assurer le suivi des dossiers clients et des documents réglementaires.
• Contrôler la complétude des dossiers avant facturation.
• Assurer le classement et l'archivage des documents commerciaux et administratifs.
• Traiter les demandes des clients par téléphone et par mail.