Assistant back-office/Assistante back-office

Inter Invest Outre-mer; Baie-Mahault; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

Inter Invest Outremer recherche un(e) Assistant(e) Back Office pour soutenir son agence de Baie-Mahault dans un cadre dynamique et à taille humaine.

Vous intervenez sur des missions variées administratives, comptables et juridiques, avec organisation des rendez-vous et gestion des documents. Rejoignez une équipe engagée et bénéficiez d’un cadre propice au développement des compétences.

Qualifications

• 3 ans d'expérience minimum sur un poste d’assistant(e) back office et administratif.
• Formation Bac+2/3 type BTS ou DUT secrétariat ou assistanat juridique, comptabilité, finance, gestion ou droit des affaires
• Bonnes capacités rédactionnelles et sens du service
• Aisance téléphonique et organisation des rendez-vous
• Autonomie, proactivité et résistance au travail multitâche

Responsibilities

• Suivi proactif des contrats de location et gestion des relevés et factures de cession
• Organisation des rendez-vous clients et transfert éventuel des cartes grises
• Respect des procédures établies par le siège
• Clôture administrative des dossiers et proposition de renouvellement du matériel
• Recouvrement des sommes dues via relances téléphoniques, courrier et mails
• Gestion administrative et vie de l'agence (accueil, courrier, fournitures, prestataires)
• Contexte: coordination avec Baie-Mahault et Pointe-à-Pitre pour les activités quotidiennes

Skills

Gestion administrative

Rigueur

Accueil et service

Aisance téléphonique

Proactivité et autonomie

Bonnes capacités rédactionnelles

Education

Bac+2/3 secrétariat ou assistanat juridique/finance

Droit bancaire et assurances

Job description

Vous souhaitez évoluer dans un environnement à taille humaine au sein d’un groupe dynamique en forte croissance ?

Vous recherchez un poste polyvalent vous permettant de développer vos compétences juridiques dans une équipe bienveillante et engagée ?

Le poste

Dans le cadre d'un remplacement nous recherchons un(e) Assistant(e) Back Office pour soutenir l'équipe de l'agence de Baie Mahault.

Vous interviendrez sur des missions variées administratives, comptables et juridiques.

Vos principales missions sont les suivantes :

• Assurer un suivi proactif des contrats de location arrivant à leur terme en veillant à l'envoi des relevés de fin de contrat et des factures de cession dans les délais impartis.
• Organiser les rendez-vous avec les clients et assurer, le cas échéant, les démarches liées au transfert des cartes grises.
• Veiller au respect et à la mise en application des procédures établies par le siège.
• Assurer la clôture administrative complète des dossiers et être force de proposition afin de réorienter le client vers un renouvellement de son matériel.
• Assurer le recouvrement des sommes éventuellement dues : relances téléphoniques, courriers et mails de relance.

Gestion des sinistres :

• Assurer le suivi administratif des déclarations de sinistre, des déclarations de créance et des revendications de propriété.
• Coordonner les échanges avec les différents interlocuteurs afin de garantir un traitement rapide et efficace des dossiers.
• Veiller au respect des délais de traitement pour favoriser le remboursement des assurances dans les meilleurs délais.
• Participer activement au suivi et à la résolution des dossiers de sinistre.

Gestion administrative & vie de l'agence :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et partenaires.
• Réceptionner et traiter le courrier entrant des agences de Baie-Mahault et de Pointe-à-Pitre.
• Participer au bon fonctionnement quotidien de l'agence : gestion des fournitures, suivi de l'intendance, coordination des interventions techniques et suivi des travaux.
• Contrôler et assurer le suivi administratif des factures fournisseurs et prestataires.
• Être l'interlocuteur des prestataires et opérateurs externes pour les besoins de l'agence.
• Apporter un appui logistique à l'organisation des déplacements professionnels (réservations de transports, hôtels, etc.) ainsi qu’à la préparation et à la coordination des événements de l’agence.

Profil recherché

3 ans d'expérience minimum sur un poste d’assistant(e) back office et administrative

Formation de niveau Bac +2/3 type BTS ou DUT en secrétariat ou assistanat juridique, comptabilité, finance, gestion, droit (des affaires de préférence) ou Licence professionnelle en droit bancaire et assurances).

Nous recherchons un(e) candidat(e) doté(e) :

• De bonnes capacités rédactionnelles,
• Sens de l’accueil et du service,
• Aisance téléphonique
• Rigueur dans le recueil et le traitement des données,
• Sens de l’écoute et une bonne communication
• Proactivité et autonomie
• Ténacité

Qui sommes-nous ?

Inter Invest Outremer est une Société du Groupe Elvest. Depuis plus de 30 ans, nous avons fait du Groupe Elvest un acteur de référence dans la distribution et la gestion de solutions d’investissement innovantes, conçues par nos experts, pour soutenir la croissance des entreprises ultramarines et de l’hexagone.

Notre expertise s’articule autour de plusieurs métiers :

• Le conseil en financement de projets d’investissement pour les entreprises ultramarines,
• Le capital-investissement,
• Les solutions structurées,
• La structuration et la commercialisation d’opérations immobilières patrimoniales en démembrement de propriété,
• La conception et la gestion de Plans Épargne Retraite.

Nous collaborons étroitement avec un réseau de plus de 1 (00 partenaires (Banques Privées, Conseillers en Investissements Financiers, Family Offices et Institutionnels), permettant ainsi d’accompagner près de 70 000 investisseurs dans leurs stratégies patrimoniales.

Convaincus que l’investissement est un moteur essentiel du développement économique, nos 250 collaborateurs, répartis entre Paris et nos implantations des DROM-COM, ont à cœur d’offrir des solutions toujours plus performantes et adaptées aux besoins du marché.

Pourquoi choisir Le Groupe Elvest ?

Rejoindre le Groupe Elvest, c’est évoluer dans un environnement dynamique où l’innovation, l’engagement, la confiance et la solidarité sont essentiels à notre réussite. Nous vous aidons à construire votre expertise et à développer vos talents. Nous proposons un accompagnement à la formation et des avantages concrets : intéressement, accès privilégié à nos solutions d’investissement, salle de sport et événements d’équipe.

Classés 3ᵉ entreprise où les salariés sont les plus heureux en Finance/Banque/Assurance (HappyIndex®AtWork 2024), nous valorisons celles et ceux qui souhaitent apprendre et mettre leurs compétences au service de l’intelligence collective, pour amener des idées neuves et grandir avec nous !

Le Groupe Elvest s'engage en faveur de la diversité, de l'égalité des chances et de l'inclusion. Nous offrons un environnement de travail respectueux, où chaque candidat est évalué sur la base de ses compétences et de son potentiel, sans distinction d'origine, de genre, de religion, d'orientation sexuelle ou de handicap.