ASSISTANT - ASSISTANTE SPÉCIALITÉ ASSISTANCE AUX CHEFS - CHEFFES (H/F)

EUROMETROPOLE DE STRASBOURG; Lauterbourg; On-site; EUR 22,000 - 26,000; Full time

Job summary

EUROMETROPOLE DE STRASBOURG recherche un(e) assistant(e) administratif/ve pour soutenir le service Architecture et patrimoine. Vous assurerez le secrétariat et l’appui administratif des chefs de projets et préparerez les dossiers destinés aux réunions.

Vous réaliserez les tâches de secrétariat (frappe, mise en forme, suivi des signataires, diffusion) et participerez à la préparation des fonds de dossiers et à la diffusion des documents nécessaires.

Qualifications

• Expérience confirmée en assistanat administratif et/ou de direction et/ou conduite de projets.
• Titulaire d’un Bac à Bac+2 associant assistanat de direction ou équivalent.

Responsibilities

• Réaliser le secrétariat et l’appui administratif d’une partie des chefs de projets.
• Renseigner les tâches de secrétariat: frappe, mise en forme, suivi des signataires et diffusion des documents.
• Préparer les fonds de dossiers, effectuer la reproduction et diffusion des dossiers pour les réunions (concertation, arbitrages, suivi de chantier).
• Gérer les opérations administratives liées aux marchés publics: lancement et suivi des consultations via la plateforme électronique, réception des offres, récipissés de dépôt, analyses et supports pour les revues de marché, information des candidats non retenus et de l’attributaire.
• Déposer les permis de construire et gérer les envois de demandes d’autorisation vers les organismes compétents.

Skills

Classer des documents

Gérer les agendas et planifier des rdv

Mettre à jour un dossier, une base de

Utiliser les outils numériques

Education

Bac à bac+2 assistanat de direction, gestion ou équivalent

Tools

Logiciels de bureautique

Job description

La direction de l'Architecture et du patrimoine, qui compte 230 agent-es, est la direction référente dans la gestion du patrimoine bâti, dans l'émergence et le développement des projets et dans la maintenance patrimoniale de la Ville et de l'Eurométropole de Strasbourg ; elle est garante de la sobriété énergétique et bâtimentaire.

Notre ambition : être le référent des sujets bâtimentaires et l'acteur incontournable de la maîtrise d'ouvrage dès la définition du besoin.

Vous ferez partie du service opérationnel Enfance, éducation et sport, au sein duquel 22 agent-es, expert-es dans l'acte de construire, challengent, pilotent et mettent en œuvre l'expression des besoins bâtimentaires au service des politiques publiques.

Vous assurez le secrétariat et l'appui administratif d'une partie des chef-fes de projets.

Dans ce cadre :

Vous réalisez les tâches de secrétariat dont la plupart : frappe, mise en forme, suivi des signataires, diffusion, etc.Vous participez à la préparation des fonds de dossiers, préparez et effectuez la reproduction et la diffusion des dossiers nécessaires aux diverses réunions organisées (concertation, arbitrages, préparation ou suivi de chantier, etc.).Vous effectuez les opérations administratives liées aux marchés publics : lancement et suivi des consultations, notamment par le biais de la plateforme électronique, réception des offres, établissement des récépissés de dépôt, préparation des tableaux d'analyse, préparation des supports pour les revues de marché, information des candidats non retenues et de l'attributaire.Vous déposez les permis de construire et gérez les envois de demandes d'autorisation vers les organismes compétents.

Vous êtes titulaire d'un Bac à bac+2 assistanat de direction, gestion, ou équivalent.

Vous avez une expérience confirmée en assistanat administratif et/ou de direction et/ou à la conduite de projets.

Vos atouts ?

• Votre expertise des techniques de secrétariat.
• Votre maîtrise de la gestion administrative.
• Votre maîtrise des logiciels de bureautique.
• Votre maîtrise du vocabulaire professionnel du service.
• Votre capacité à gérer des agendas, les contraintes calendaires et les urgences.
• Votre capacité à rechercher et diffuser les informations.
• Votre capacité à distinguer les priorités, faire preuve de souplesse et de flexibilité.
• Votre polyvalence, votre discrétion professionnelle.
• Vos qualités rédactionnelles et relationnelles.

Vous exercerez au 2 rue de la Fonderie à Strasbourg.

Salaire: Mensuel de 2139.55 Euros

Compétences:

• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Utiliser les outils numériques

Expérience: 12 Mois