Assistant administratif polyvalent (h/f)

INCITE BORDEAUX METROPOLE TERRITOIRES; Nouvelle-Aquitaine; Sur place; EUR 246 000 - 268 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Congés

Télétravail

Prime intéressement

PEE

Titre restaurant

Mutuelle

Carte TBM

Résumé du poste

inCité recherche un(e) assistant(e) polyvalent(e) pour accompagner le renouvellement urbain et l’amélioration du parc privé sur Bordeaux Métropole. Vous assurez le secrétariat, l’accueil des bénéficiaires et l’interface avec les opérationnels, tout en renseignant les dossiers et le reporting financier.

Formation Bac/Bac+2/+3 ou expérience équivalente en immobilier/administration, connaissances financières et juridiques, et sens du travail en équipe sont requis; poste en CDD à temps partiel 80%

Qualifications

• Formation Bac/Bac+2/+3 ou expérience équivalente en immobilier ou gestion des entreprises / administration
• Expérience acquise en immobilier, renouvellement urbain et/ou en gestion d’entreprises ou d’administration
• Connaissances financières et juridiques
• Dynamisme et persévérance
• Esprit d’équipe et capacité à générer du liant entre collègues
• Capacité de médiation et de pédagogie
• Rigueur et sens de l’organisation
• Connaissances Excel / Accès et outils de reporting
• Connaissance des outils informatique de la rénovation énergétique utilisés par Bordeaux métropole

Responsabilités

• Secrétariat et assistance au service habitat privé chargé de l’accompagnement des particuliers dans leur projet de travaux d’amélioration de l’habitat ou d’adaptation au handicap ou au vieillissement
• Accueil et médiation : réception des demandes et sollicitations des bénéficiaires des actions engagées par le service ; temporisation et explication de l’avancement des dossiers ; répartition des sujets auprès des opérationnels selon l’affectation des dossiers
• Instruction des dossiers de demandes de subvention amélioration de l’habitat en collaboration avec les différents intervenants de l’équipe habitat privé
• Administratif : suivi administratif des fiches de liaison, préparation des fonds de dossiers, organisation des plannings de visite, rédaction et frappe de documents
• Communication : participation à l’élaboration et à la diffusion des outils de communication de l’équipe, et si besoin appui à l’organisation et à la tenue d’évènements extérieurs et/ou de salons professionnels et grand public
• Reporting – Facturation : mise à jour des tableaux de bord et archivage – Assurer la mise en forme finale et l’envoi des documents aux collectivités / clients – Participer à l’établissement des factures des prestations réalisées
• Au-delà de ces tâches, la mission vise à assurer la circulation de l’information permanente entre les membres de l’équipe et entre l’équipe et les autres composantes de la société; il est par ailleurs attendu une démarche proactive constante pour améliorer les process et le service rendu
• Dans le cadre de la polyvalence et dans la limite de vos compétences et votre formation, vous serez amené.e à remplacer les autres assistants.

Connaissances

Rigueur

Esprit d'équipe

Médiation et pédagogie

Rédaction et analyse

Formation

Bac/Bac+2/+3 ou équivalent en immobilier/Administration

Outils

Excel

Access

Reporting tools

Description du poste

Bordeaux - Nouvelle Aquitaine

Présentation de l'entreprise

Construire sur la ville du déjà-là des solutions durables pour tous au service des territoires. inCité produit et gère un patrimoine de logements et de locaux d'activités. En tant qu'aménageur, inCité détient également un véritable savoir-faire au service des territoires dans le renouvellement urbain des centres anciens. Habitat, commerce de proximité, espaces publics, mobilités, lien social, équipements et confort résidentiel... Tout ce qui fait la ville mobilise notre équipe de professionnels aux compétences pluridisciplinaires. inCité accompagne depuis 20 ans les habitants de la Métropole à la rénovation et à l’amélioration de leur Habitat.

Description de la mission

Dans le cadre d’une nouvelle mission engagée sur Bordeaux Métropole en faveur de la résorption des passoires thermiques et de la lutte contre l’habitat indigne, inCité recherche un-e assistant-e polyvalent-e pour compléter son équipe. Capable de répondre aux sollicitations particulières des bénéficiaires de nos actions, cette personne sera par sa rigueur opérationnelle et sa capacité à générer du lien entre collègues, un membre essentiel de l’équipe pour réussir ses missions. MISSIONS DE BASE Rattaché.e aux activités de renouvellement urbain et d’animation des opérations d’amélioration du parc privé, vous contribuez au pilotage et à la gestion administrative, financière et commerciale/communication durant les différentes phases des opérations. Vous appuyez les chargés d’opération sur tous les sujets opérationnels, assurez l’interface avec les bénéficiaires de nos actions, et participe à l’élaboration et la mise à jour des documents de reporting . Dans le cadre de votre fonction, vous assurez les activités et missions suivantes au sein de l’équipe Habitat Privé de la Direction: Secrétariat et assistance au service habitat privé chargé de l’accompagnement des particuliers dans leur projet de travaux d’amélioration de l’habitat ou d’adaptation au handicap ou au vieillissement Accueil et médiation : réception des demandes et sollicitations des bénéficiaires des actions engagées par le service ; temporisation et explication de l’avancement des dossiers ; répartition des sujets auprès des opérationnels selon l’affectation des dossiers. Instruction des dossiers de demandes de subvention amélioration de l’habitat en collaboration avec les différents intervenants de l’équipe habitat privé Administratif : suivi administratif des fiches de liaison, préparation des fonds de dossiers, organisation des plannings de visite, rédaction et frappe de documents, Communication : participation à l’élaboration et à la diffusion des outils de communication de l’équipe, et si besoin appui à l’organisation et à la tenue d’évènements extérieurs et/ou de salons professionnels et grand public Reporting – Facturation : mise à jour des tableaux de bord et archivage – Assurer la mise en forme finale et l’envoi des documents aux collectivités / clients – Participer à l’établissement des factures des prestations réalisées. Au-delà de ces tâches, la mission vise à assurer la circulation de l’information permanente entre les membres de l’équipe et entre l’équipe et les autres composantes de la société; il est par ailleurs attendu une démarche proactive constante pour améliorer les process et le service rendu Dans le cadre de la polyvalence et dans la limite de vos compétences et votre formation, vous serez amené.e à remplacer les autres assistant.es. Concernant le remplacement de l’assistante d’accueil, ce remplacement sera d’une demi-journée maximum à chaque besoin. Le détail de ces tâches n’est pas limitatif et est susceptible d’évoluer en fonction de l’activité de la société.

Profil souhaité

Formation Bac/Bac+2/+3 ou expérience équivalente en immobilier ou gestion des entreprises / administration Expérience acquise en immobilier, renouvellement urbain et/ou en gestion d’entreprises ou d’administration Connaissances financières et juridiques Dynamisme et persévérance Esprit d’équipe et capacité à générer du liant entre collègues Capacité de médiation et de pédagogie Rigueur et sens de l’organisation Qualités relationnelles Qualités rédactionnelles et d'analyse Connaissances Excel / Accès et outils de reporting Le +: Connaissance des outils informatique de la rénovation énergétique utilisés par Bordeaux métropole

Autres informations

CDD d’un an à temps partiel à 80% Rémunération pour un 80% suivant profil et expérience (fourchette 22-24 k€ sur 13 mois) + de nombreux avantages : congés, télétravail, prime d’intéressement + abondement, plan d’épargne entreprise, titre restaurant, mutuelle, carte TBM, IKV, œuvres sociales…