Assistant administratif - Plateformes technologiques H/F/X

INSTITUT PASTEUR; Paris; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Cantine d'entreprise

Mutuelle familiale et sécurité santé

Job summary

Institut Pasteur recherche un Assistant administratif pour le support des 4 plateformes technologiques du C2RT et le pilotage administratif du service. Vous assurez tâches quotidiennes, coordination d’équipes et organisation d’évènements ou de déplacements.

Formation Bac+2 en assistante manager et au moins 3 ans d’expérience exigent des compétences en bureautique, rédaction et gestion du courrier. Maîtrise du français et de l’anglais indispensable.

Qualifications

• Bac+2 en assistante manager et minimum 3 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à apprendre les outils internes.
• Bon niveau de français et anglais, communication écrite et orale.

Responsibilities

• Gérer les tâches administratives quotidiennes et accompagner les responsables.
• Relayer l'information au sein du service et organiser les réunions.
• Rédiger les comptes rendus, suivre actions et gérer les déplacements et les notes de frais.

Skills

Bureautique avancée

Esprit d'équipe

Gestion du temps

Communication écrite

Education

Bac+2 Assistante Manager

Tools

Concur

Easyfact

Endnote

SAP

Sharepoint

Site web

Job description

Assistant administratif - Plateformes technologiques H/F/X

Description du poste

Métier

Pilotage - Technicien Supérieur administratif (Pilotage)

Intitulé du poste

Assistant administratif - Plateformes technologiques H/F/X

Missions/Activités

L'Institut Pasteur conduit des recherches biomédicales de pointe et avant-gardistes depuis plus de 130 ans.

Sur notre campus de 5 hectares en plein Paris (15è arrondissement), dans un environnement multiculturel et stimulant, 3000 personnes collaborent pour répondre aux ambitions de l'Institut Pasteur.

Rattaché à la Direction de la Technologie, l'assistant administratif assurera le support administratif de plusieurs équipes, en particulier 4 plateformes technologiques du C2RT (Centre de Ressources et Recherches Technologiques) : la plateforme de Biophysique Moleculaire (PFBMI), la Plateforme de Cristallographie (PFX), la plateforme Production et Purification des Protéines Recombinantes (PF3PR) et la plateforme Ingénierie des Anticorps (PFIA).

Vos principales activités :

• Accompagner les responsables dans leurs activités et gérer les tâches administratives du quotidien
• Etre le relais d'information au sein du service
• Gérer les plannings, le courrier, la messagerie et les appels téléphoniques
• Relire et mettre en forme des documents
• Mettre à jour les pages web
• Organiser les réunions
• Rédiger les compte rendus de réunion, suivre les actions à mener
• Organiser et gérer les missions et les déplacements
• Mettre à jour les listes de diffusion
• Gérer les notes de frais
• Participer à l'organisation d’évènements (séminaires, retraites, réunions annuelles, cours...)
• Participer à l'instruction des dossiers RH (demande de recrutement, de stages)
• Prendre en charge l'accueil des visiteurs, des chercheurs, des nouveaux entrants (stagiaires, CDD, CDI), les accompagner dans leurs démarches administratives (visa, titre de séjour..), être un support à la bonne intégration des différentes nationalités étrangères accueillies
• Préparer et suivre le budget de l'entité et/ou des projets
• Passer des commandes, assurer le suivi
• Facturer des prestations de service
• Contribuer à la gestion documentaire dans la démarche qualité ISO 9001 (parcours d'intégration et d'habilitation pour chaque nouvel arrivant dans les entités certifiées)

Activités communes des assistantes du PAD :

Participer aux actions transverses (organisation d'évènements par exemple, travail collectif sur le suivi des contributions des plateformes aux avancées de la recherche pasteurienne dans les publications).

Profil :

Formation bac+2 assistante manager, vous avez a minima 3 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire.

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils informatiques et de bureautique classique (Office, Word, Outlook, Excel, Teams...) et bonne capacité pour apprendre les outils internes (Concur, Easyfact, Endnote, SAP, Sharepoint, site web...)
• Bonne communication écrite et orale (maîtrise de la prise de note et de l'orthographe) en français et anglais

Aptitudes personnelles :

• Capacité à travailler en équipe
• Sens du service, écoute active
• Capacité d'adaptation et de flexibilité
• Rigueur et réactivité
• Proactivité
• Compétences en organisation et gestion du temps (gestion des priorités).

Vos conditions et environnement de travail :

• L'Institut Pasteur s'engage à offrir un environnement de travail inclusif et respectueux. Nous accueillons toutes les candidatures répondant aux critères du poste, en valorisant la diversité sous toutes ses formes et les parcours variés.
• Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
• Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
• Mutuelle familiale (gratuité conjoints/enfants) et service de santé pour les collaborateurs sur le campus
• Salles de sports, 30 activités culturelles/artistiques/sportives sur le campus
• Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées
• Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités sur le campus).