Assistant administratif immobilier H/F

Azur Trucks; Nice; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

La Maison OREA - Groupe IPPOLITO recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) immobilier H/F pour renforcer son agence immobilière. Rattaché(e) à votre responsable, vous assurez la gestion administrative quotidienne, accueillez clients et visiteurs et assurez le suivi des dossiers, des pièces et des documents nécessaires à chaque transaction.

Profil: formation en gestion administrative, expérience en immobilier ou tertiaire souhaitée; maîtrise Word et Excel; organisation et rigueur

Qualifications

• Formation en gestion administrative/assistanat ou comptabilité.
• Première expérience souhaitée en administratif polyvalent, immobilier ou tertiaire.
• Connaissances du droit immobilier.
• Maîtrise Word et Excel; aptitude aux outils de gestion et systèmes de suivi.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et physique des clients et visiteurs.
• Traiter les appels, les courriers et les e-mails entrants et sortants.
• Réaliser la saisie, la mise en forme et le classement des documents (mandats, dossiers locatifs, ventes).
• Suivi administratif des dossiers et mise à jour des bases et tableaux de bord.
• Préparer les pièces nécessaires aux transactions (contrats, documents, attestations, dossiers de vente).
• Effectuer le contrôle de conformité et le suivi des documents administratifs.
• Gérer le suivi des échéances et relances selon les procédures en vigueur.
• Organiser les rendez-vous, visites et déplacements.
• Rédiger et mettre en forme les courriers et documents utiles.
• Contribuer à l’amélioration des process administratifs et à la fiabilisation du traitement des dossiers.
• Assurer le reporting de l’activité auprès du responsable.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Méthodique

Bon relationnel

Formation

Formation en gestion administrative

Assistanat

Comptabilité

Outils

Word

Excel

Logiciels de gestion

Systèmes de suivi

Description du poste

La Maison OREA - Groupe IPPOLITO recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) immobilier H/F pour renforcer ses équipes en agence immobilière.

Un poste polyvalent au service de l’immobilier !

Rattaché(e) à votre responsable, vous assurez la gestion administrative quotidienne de l’agence et contribuez à fluidifier le traitement des dossiers. Vous êtes en contact avec les collaborateurs, les clients, et l’ensemble des parties prenantes.

Vos missions :

À ce titre, vous serez notamment amené(e) à :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique de nos clients et visiteurs ;
• Traiter les appels, les courriers et les e-mails entrants et sortants ;
• Réaliser la saisie, la mise en forme et le classement des documents (mandats, dossiers locatifs, ventes, etc.) ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers et mettre à jour les bases et tableaux de bord ;
• Préparer et centraliser les pièces nécessaires aux transactions (contrats, documents, attestations, dossiers de vente) ;
• Effectuer le contrôle de conformité et le suivi des documents administratifs ;
• Gérer le suivi des échéances (relances, demandes de pièces, documents manquants) selon les procédures en vigueur ;
• Organiser les rendez-vous, visites, réunions et déplacements si nécessaire ;
• Rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus et documents utiles au bon fonctionnement de l’agence ;
• Contribuer à l’amélioration des process administratifs et à la fiabilisation du traitement des dossiers ;
• Assurer le reporting de votre activité auprès de votre responsable.

Profil recherché :

Issu(e) d’une formation en gestion administrative, assistanat, comptabilité ou domaine similaire, vous justifiez idéalement d’une première expérience sur un poste administratif polyvalent, idéalement en environnement immobilier ou tertiaire.

Vous avez de bonnes connaissances en droit immobilier.

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Word et Excel, et êtes à l’aise avec l’utilisation des logiciels de gestion, des outils numériques et des systèmes de suivi.

Organisé(e), rigoureux(se) et méthodique, vous savez gérer plusieurs tâches en parallèle tout en respectant les délais. Vous disposez de bonnes qualités rédactionnelles et d’un excellent relationnel.

Votre sens du service, votre discrétion et votre capacité à travailler en équipe vous permettront de réussir dans ce poste. Vous êtes également capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives dans le respect des consignes.

Les + du poste :

Un poste polyvalent, au contact de nombreux interlocuteurs.
Un environnement de travail collaboratif, au sein d’une équipe à taille humaine.
Des missions variées, indispensables au bon déroulement des projets immobiliers.
La force d’un groupe régional reconnu, qui offre stabilité et perspectives.

Conditions :

Type de contrat : CDI
Temps de travail : 39 heures par semaine

En devenant société à mission, le Groupe IPPOLITO confirme sa volonté de placer l’impact social et environnemental au cœur de sa stratégie. Cet engagement s’appuie sur quatre valeurs fortes :

Conviction – Audace – Pérennité – Proximité