Assistant Administratif H/F

Departement du Finistere; Quimper; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Département du Finistère recrute un assistant administratif chargé de l’accès aux dossiers SSEA/SAJE (H/F). Le poste assure des fonctions mutualisées entre deux services: SSEA et SAJE, avec une répartition 0,60 ETP et 0,40 ETP.

Qualifications

• Maîtriser les procédures administratives et les circuits de décision.
• Savoir utiliser les logiciels métiers et outils bureautiques.
• Connaissance des techniques de classement et d’archivage.
• Connaître les règles de communication des dossiers et d’accès aux origines personnelles.

Responsabilités

• Contribuer à la mission d’accès aux dossiers d’aide sociale à l’enfant et d’accès aux origines personnelles du SSEA.
• Contribuer à la mission d’archivage du Service statut de l’enfant et adoption (SSEA).
• Contribuer à la mission d’accès aux dossiers d’agrément d’assistants maternels et familiaux du SAJE.

Connaissances

Procedures administratives

Bureautique

Archivage et classement

Communication/écoute

Formation

Formation ou expérience en droit

Outils

Logiciels métiers

Outils bureautiques

Description du poste

La DEF pour son service SSEA/SAJE recrute un assistant administratif en charge de l'accès aux dossiers SSEA/SAJE (H/F).L'agent assure des fonctions mutualisées entre 2 services de la Direction enfance et famille : la mission accès aux dossiers et origines personnelles du Service statut de l'enfant (SSEA) à hauteur de 0.60 ETP et le Service accueil du jeune enfant (SAJE) à hauteur de 0.40 ETP. Poste rattaché au SSEA.

Missions

• Contribuer à la mission d'accès aux dossiers d'aide sociale à l'enfance et d'accès aux origines personnelles du SSEA
• Contribuer à la mission archivage du Service statut de l'enfant et adoption (SSEA)
• Contribuer à la mission accès aux dossiers d'agrément d'assistants maternels et familiaux du Service accueil du jeune enfant (SAJE)

Compétences

• Connaître les procédures administratives, instances de décision, dispositifs liés à la thématique du service, de la direction et de la collectivité
• Connaître les règles et utiliser les techniques et outils de communication. Etre en capacité de s'approprier les logiciels métiers et maitriser les outils bureautiques
• Connaitre les techniques de classement et d'archivage
• Connaissance des règles en matière de communication des dossiers et d'accès aux origines personnelles

Savoir être

• Etre capable de respecter les règles de l'organisation et d'exécuter la tâche dans les délais impartis ou définis par le supérieur hiérarchique
• Savoir répondre aux questions relevant de sa compétence et orienter les autres questions vers le bon interlocuteur
• Savoir mobiliser des qualités d'écoute et de pondération au service des usagers comme de ses collègues
• Savoir chercher rapidement l'information dont il a besoin pour continuer son action
• Savoir décider des priorités en fonction de l'urgence, de la charge de travail et de l'importance des demandes
• S'adapter à de nouveaux outils, méthodes, organisations et environnements de travail, dans son domaine de compétences

Exigences du poste

Travail en équipe et dans 2 services différents

Environnement lié au poste de travail

Bureaux partagés, public difficile

Formation ou expérience

Une formation ou une expérience en droit constituerait un réel atout, notamment au regard des risques de recours et contentieux susceptibles d'intervenir dans les situations traitées par ces deux services.

Poste à pourvoir à partir dès que possible pour 9 mois

Experience: Débutant acceptéCompétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de donnéesPermis: B - Véhicule léger exigéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Administration publique généraleListe des qualités professionnelles:Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.