Assistant administratif H/F

Balance Innovations; Gentilly; Sur place; EUR 25 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Brink’s Formation, organisme spécialisé dans la formation professionnelle, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour son centre de Gentilly. Vous assurez l’accueil, la logistique et le support administratif des actions de formation, avec une attention particulière à la traçabilité des dossiers et à la qualité du service rendu aux stagiaires, clients et formateurs.

Titulaire d’un Bac+2 en assistant de gestion ou administratif, vous justifiez d’une première expérience et savez travailler

Qualifications

• Formation Bac+2 en gestion/administratif ou équivalent.
• Première expérience réussie dans l’assistanat, idéalement en formation professionnelle.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel/Outlook) et du traitement des dossiers.

Responsabilités

• Suivre l’accueil, la gestion administrative et le support aux formations.
• Gérer les inscriptions, modifications et dossiers des stagiaires et formateurs.
• Organiser les sessions, salles, documents et supports pédagogiques.
• Assurer le suivi des présences et des échanges avec clients et intervenants.
• Gérer les relations fournisseurs et le suivi logistique des sites.

Connaissances

Accueil & service client

Organisation

Réactivité

Relationnel

Formation

Bac+2 en Assistant(e) gestion/administratif

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Organisme spécialisé dans la formation professionnelle (sécurité, sûreté et prévention des risques), Brink's Formation recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour son centre de Gentilly. Polyvalent(e), rigoureux(se) et doté(e) d'un excellent sens du service, le/la titulaire gère l'accueil, la logistique, l'administration des formations et le support aux clients, stagiaires et formateurs. Le poste exige autonomie, réactivité et fortes qualités relationnelles pour collaborer efficacement avec l'ensemble des acteurs internes et externes.

1. Gestion administrative et suivi de la formation

   Assurer le suivi administratif global des actions de formation. Gérer les inscriptions, les modifications et la mise à jour rigoureuse des dossiers des stagiaires, des formateurs et des clients. Assurer le suivi des présences et des absences des stagiaires, et informer les clients ainsi que les chargés de formation. Contrôler, collecter et effectuer les relances nécessaires concernant les documents de fin de formation. Alimenter et mettre à jour régulièrement les outils de gestion et les bases de données de formation (tels que GESCOF ou équivalent). Assurer l'impression, la gestion et la délivrance des documents réglementaires et associés (diplômes, cartes SST, attestations, etc.). Garantir la traçabilité et la fiabilité de l'ensemble des informations administratives.

2. Accueil, communication et gestion des relations

   Assurer l'accueil physique et téléphonique de tous les publics : stagiaires, clients, formateurs, fournisseurs et visiteurs. Répondre aux demandes d'information et orienter efficacement les différents interlocuteurs. Assurer le traitement des boîtes mail génériques. Traiter les demandes, les relances et les réclamations des clients. Assurer le back‑up des inscriptions en cas de besoin. Maintenir une excellente aisance relationnelle et des qualités de communication écrite et orale avec des interlocuteurs variés. Travailler en étroite coopération avec les équipes administratives, commerciales et pédagogiques.

3. Organisation logistique et gestion des sites

   Organiser les sessions de formation sur l'ensemble des sites concernés. Préparer en amont les salles de formation, les documents et les supports pédagogiques nécessaires. Organiser l'accueil (gestion des petits‑déjeuners, etc.). Coordonner l'envoi des documents aux formateurs : supports de cours, feuilles d’émargement, QR codes, documents spécifiques et supports pédagogiques. Gérer l'organisation des réservations d'hôtels, de repas, de salles de réunion et des prestations associées. Assurer le suivi des stocks de fournitures et des consommables pour les différents sites (papier, suivi des toners, etc.).

4. Gestion des fournisseurs, prestataires et outils techniques

   Suivre l'évolution des besoins logistiques et matériels des différents sites de formation. Assurer le lien permanent avec les fournisseurs et les prestataires logistiques. Signaler et suivre de près la résolution de tous les dysfonctionnements liés aux équipements et aux infrastructures. Maîtriser parfaitement les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook). Utiliser avec aisance les logiciels de gestion de la formation et les bases de données dédiées.

5. Profil de poste

   Issu(e) d'une formation de type Bac+2 (assistant(e) gestion, administratif ou PME-PMI), vous justifiez d'une première expérience réussie dans l'assistanat, de préférence dans le secteur de la formation professionnelle. Polyvalent(e), rigoureux(se) et doté(e) d'un excellent sens du service, vous maîtrisez les outils bureautiques et faites preuve d'autonomie et de réactivité au quotidien.

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