Assistant administratif F/H

WeRecruit; Lyon; Sur place; EUR 20 000 - 26 000; Temps partiel

Résumé du poste

L’école à Lyon recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour assurer la gestion administrative des parcours et le suivi des étudiants. Le poste est à mi-temps et s’inscrit dans le cadre du service scolarité, sous supervision de la responsable des affaires administratives du parcours ingénieur.

Vous participerez à la préparation logistique des rentrées, à la gestion des emplois du temps et des salles, et à l’accueil des étudiants et intervenants.

Qualifications

• Compétences organisationnelles et rigueur administrative.
• Bon relationnel et capacité à accueillir et orienter les interlocuteurs.

Responsabilités

• Gérer les dossiers étudiants et vérifier les pièces administratives.
• Rédiger des documents destinés aux élèves ou enseignants.
• Assurer l’accueil physique, téléphonique et par courriel des étudiants et intervenants.
• Répondre aux demandes d’information sur les cursus et la vie académique.
• Suivre les absences et les justificatifs et alerter la direction si nécessaire.
• Contribuer à la préparation des conseils de classe.
• Participer à la préparation logistique des rentrées et événements pédagogiques.
• Participer à la gestion des emplois du temps et à leur diffusion et à la réservation des salles.

Outils

Excel

Office 365

Teams

LMS Moodle

Logiciel interne

Description du poste

Dans le cadre de son développement, l’école recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour son cursus Ingénieur à LYON. Le poste est à pourvoir à mi-temps.

Les principales missions confiées, en collaboration et sous supervision de la responsable des affaires administratives du parcours ingénieur, seront les suivantes :

Missions principales :

Au sein de l'école, l'assistant(e) administratif(ve) assure la gestion administrative et le suivi des étudiants tout au long de leur parcours. Il/elle contribue au bon fonctionnement du service scolarité en garantissant la qualité des informations et le respect des procédures administratives.

Organisation pédagogique :

• Participer à la préparation logistique des rentrées et événements pédagogiques.
• Participer à la gestion des emplois du temps et à leur diffusion ainsi qu'à la réservation des salles de cours(Excel + logiciel interne).
• Faciliter les conditions logistiques des intervenants (installation des salles, vidéoprojecteurs, ordinateurs). Si nécessaire, formation des intervenants à l’utilisation des outils pédagogiques (Office 365, dont Teams + plateforme pédagogique, LMS « Moodle »).
• Assurer le lien avec les étudiants et les différents services de l'école (service des relations entreprises, service des relations internationales,etc).
• Maintenir, en roulement avec l’équipe, une présence administrative pendant les heures d’ouverture de l’école.

Gestion administrative des étudiants et suivi de scolarité :

• Gérer les dossiers étudiants : contrôler la conformité des pièces administratives et relancer les étudiants si nécessaire.
• Editer de documents à l’attention des élèves ou enseignants (suivi de la scolarité des élèves, relevés de notes, bulletins, lettres d’avertissement, convocations …).
• Assurer l’accueil physique, téléphonique et par courriel des élèves, intervenants et visiteurs.
• Répondre aux demandes d’information relatives aux cursus et à la vie académique.
• Assurer le suivi des absences et des justificatifs et alerter la direction en cas d’insuffisances de certains élèves.
• Contribuer à la préparation des conseils de classe.

Organisation des examens :

• Participer à la préparation administrative des sessions d’examens.
• Préparer les feuilles d’émargement, la répartition des élèves dans les salles et les documents d’épreuve.
• Assurer le suivi administratif des résultats (traitement des notes à l'aide d'un logiciel interne).
• Veiller au respect des procédures et du règlement interne.

Gestion administrative du service

• Mettre à jour les tableaux de suivi.
• Rédiger des documents internes au service : compte-rendu de réunions…
• Participer à la gestion des fournitures et du matériel pédagogique.
• Contribuer à l’amélioration des processus du service scolarité.
• Si nécessaire, participation aux Journées Portes Ouvertes et autres événements internes de l’école.

Les tâches décrites ci-dessus peuvent être amenées à évoluer en fonction du développement de l’école.