ASSISTANT ADMINISTRATIF ET TECHNIQUE - Mairie de Chavagne (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Chavagne; On-site; EUR 18,000 - 24,000; Part time

Job summary

La commune de Chavagne recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) et technique à temps non-complet pour une durée de 1 an. Vous assurez le secrétariat et la gestion administrative des services techniques, tout en contribuant au suivi des dossiers techniques et financiers.

Rattaché au responsable des services techniques, vous gérez les demandes des usagers et des élus, les commandes et les dépenses, et vous assurez la coordination des interveneurs et des prestataires.

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des services techniques
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative
• Connaissance des procédures administratives
• Notions en marchés publics et en suivi des achats apprécié

Responsibilities

• Gestion administrative et secrétariat des services techniques et du suivi des dossiers (techniques, financiers et organisationnels)
• Suivi des demandes des usagers, des élus et des responsables
• Gestion des bons de commande, dépenses et factures, relation avec fournisseurs et prestataires
• Suivi des sinistres et diffusion des informations relatives aux travaux
• Organisation logistique des événements communaux et veille sur les événements climatiques

Skills

Connaissance collectivités

Maîtrise bureautique

Procédures administratives

Marchés publics

Tools

Suite bureautique

Logiciels de gestion

Job description

La commune de Chavagne recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) et technique à temps non-complet pour une durée de 1 an.
Sous la direction du responsable des services techniques, l’agent assure le secrétariat, la gestion administrative et le suivi des dossiers techniques, financiers et organisationnels. Il contribue à la coordination des demandes d’intervention, au suivi des activités des équipes et à la gestion des moyens matériels et des prestataires.
1. Gestion administrative et secrétariat des services techniques

• Accueil et gestion des demandes des usagers, des administrés et des élus
• Gestion administrative courante (rédaction et mise en forme de documents administratifs, classement, archivage etc.)
• Suivi administratif du personnel (gestion et suivi des fiches de congés, des absences et formations, en lien avec la direction des ressources humaines)
• Gestion financière (créer, transmettre et suivre les bons de commande, assurer le suivi des dépenses, contrôler les factures et le service fait, et entretenir les relations avec les fournisseurs et prestataires et prévoir les relances.)
• Instruction et suivi des sinistres
• Diffusion et actualisation des informations relatives aux travaux sur Mon Village et auprès du service communication

• Suivi des dossiers et des contrats:
• Participer au suivi des achats et marchés publics
• Gestion des fournitures et des équipements
• Suivi de la gestion du parc automobile
• Contribuer à l’organisation logistique des événements et manifestations communales et assurer une veille sur les événements climatiques.
• Suivi des dossiers urbanisme

Profil recherché

COMPETENCES

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des services techniques
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative.
• Connaissance des procédures administratives
• Notions en marchés publics et en suivi des achats apprécié

SAVOIR-ÊTRE

• Sens de l’organisation, rigueur et méthode.
• Réactivité et capacité à gérer les priorités et les imprévus.
• Qualités relationnelles, sens de l’accueil et du service public.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Esprit d’équipe, autonomie et polyvalence.
• Capacité d’adaptation et aptitude à travailler avec des interlocuteurs variés.

Présentation de Fonction Publique Territoriale

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