Assistant administratif et marchés F/H H/F

Hlm; Paris; Hybride; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Paris Habitat recrute un Assistant administratif et marchés F/H pour gérer les marchés et contrats d’exploitation via IKOS, en collaboration avec les directions compétentes et la direction financière.

Vous assurez le suivi des prestataires et des documents obligatoires, alimentez les bases de données et veillez au respect des délais; rigueur et sens de l’organisation sont essentiels.

Qualifications

• Diplômé.e d'un Bac +2 à 3 en gestion immobilière ou assis­tance, avec une première expérience significative dans le domaine.

Responsabilités

• Gérer l’exploitation des marchés et contrats d’entretien dans le progiciel IKOS et assurer le suivi des avenants.
• Superviser le suivi des prestataires et des sous-traitants et contrôler les agréments.
• Saisir et mettre à jour les caractéristiques des marchés et assurer la transmission d’informations entre les parties prenantes internes et externes.
• Alimenter les bases de données relatives aux marchés (dates clés, durée, reconductions, interlocuteurs).
• Veiller au respect des documents obligatoires (attestations, etc.) dans l’outil dédié.
• Utiliser les logiciels métiers et outils bureautiques (Excel, Word, IKOS) au quotidien.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Excel

Word

IKOS

Communication

Analyse des données

Formation

Bac+2/3 en gestion immobilière/assistance

Outils

IKOS

Excel

Word

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Domaine d'activités et famille de métier

Assistant administratif et marchés F/H H/F

Intitulé de poste (modifiable)

Assistant administratif et marchés F/H H/F

Description de l'entreprise

Acteur majeur du logement social à Paris (126000 logements à Paris et en petite couronne / 2800 collaborateurs), recrute et accompagne des professionnels du logement social dans les métiers de la proximité, des fonctions supports, de la maîtrise d'ouvrage mais aussi du social. Coordination d'équipes, relation avec les locataires, gestion de patrimoine, optimisation de la qualité de service, maintenance des équipements...autant de savoir-faire indispensables pour construire une relation de confiance avec les locataires et contribuer au "mieux vivre ensemble".

Paris Habitat encourage les mobilités douces pour ses salariés : déplacements domicile-travail comme pour les déplacements professionnels (stationnements sécurisés,vélos de service, atelier de réparation 2 fois par an, challenge vélo).

Description de la mission

Au sein de l’équipe Support de la Direction de l’Exploitation, vous assurez la gestion des marchés et contrats d’exploitation dans le système d’information (progiciel IKOS de chez SOPRA), ainsi que les activités qui y sont liées. Vous prenez en charge également le suivi des entreprises prestataires (titulaires, sous-traitants). Vous travaillez en liaison avec la Direction des Services Financiers et l’ensemble des Directions Opérationnelles utilisatrices des marchés.

A ce titre, vos missions principales seront les suivantes :

- Gérer l’exploitation des marchés et contrats d’entretien :

Création et mise à jour des détails
Intégration des bordereaux de prix
Saisie et gestion des avenant

- Superviser la révision des prix

- Participer au suivi des prestataires et des sous-traitants :

Création de nouveaux partenaires
Contrôle et saisie des agréments de sous-traitance

- Suivre la transmission des documents obligatoires (attestation d’assurance, déclaration personnel étranger, …) dans l’outil dédié (e-attestations)

- Procéder à l’alimentation des bases de données en lien avec l’activité : saisie et mise à jour des caractéristiques des marchés (dates clé, durée, phases de reconduction, interlocuteurs dédiés…).

- Assurer la bonne circulation des informations entre les parties prenantes internes (directions opérationnelles, direction des services financiers, direction juridique…) comme externes (prestataires, sous-traitants…).

Diplômé.e d'un Bac + 2 à 3 dans les domaines de la gestion immobilière, de l’assistanat, vous disposez d'une première expérience significative dans le domaine.

Votre maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers, tels qu’Excel, Word ou IKOS, constitue l’une de vos compétences clés.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité à respecter les délais impartis.

Votre aisance avec les chiffres vous permet de traiter et d’analyser les données avec fiabilité.

Vous savez également communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise.

Enfin, votre connaissance des règles et procédures applicables à votre domaine d’activité, notamment en matière de marchés publics et de vocabulaire technique associé, contribue à la qualité et à la conformité de votre travail.