Assistant administratif et financier

Ecole normale supérieure; Paris; Hybride; EUR 35 712 - 46 872; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail jusqu’à 2 jours/semaine

Congés jusqu’à 49 jours/an

Formations professionnelles

Accès restauration et bibliothèques

Avantages transport 75%

Résumé du poste

L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE, située à Paris, recherche un(e) responsable de la gestion administrative et financière au sein de la Direction des Relations Internationales. Vous piloterez les processus budgétaires, les bons de commande et le suivi des bourses et des programmes de mobilité.

Diplôme Bac +3 et expérience en gestion administrative et financière sont requis; merci d’être rigoureux(se), méthodique et capable de travailler en équipe, en lien avec les partenaires internes et externes.

Qualifications

• Diplôme Bac +3 en gestion administrative et financière, droit ou gestion de projet.
• Expérience en gestion administrative et financière requise.

Responsabilités

• Gérer les programmes d’aides à la mobilité internationale et de coopération internationale, et mettre en place de nouveaux programmes de financement.
• Établir des bons de commande et ordres de missions, réaliser des actes de gestion administrative et financière liés aux bourses de mobilité internationale des étudiants et des enseignants‑chercheurs (Erasmus+, AMI, fonds propres) et aux programmes de coopération internationale (Global Seed Fund, PAUSE).
• Organiser la logistique relative aux réunions, aux événements de promotion de la mobilité internationale et le suivi administratif et financier des missions à l’étranger soutenues par la DRI.
• Actualiser le site internet de la DRI et les supports de communication liés à l’international.
• Informer, orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
• Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
• Suivre l’évolution de la réglementation sur l’ensemble du domaine de gestion.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion financière

Rédaction/communication

Anglais

Formation

Bac +3 en gestion administrative et financière, droit ou gestion de projet

Outils

Excel

Word

PowerPoint

Sifac

Notilus

MoveON

Beneficiary Module

Description du poste

L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE

Créée en 1794, l’École normale supérieure, membre de l’Université PSL, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche qui recrute sur concours les étudiants les plus talentueux en France et à l’étranger. Établissement d’élite, dont l’activité recouvre l’essentiel des disciplines scientifiques et littéraires, l’ENS‑PSL jouit d’un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche.

Non‑discrimination, ouverture et transparence

Les établissements membres de l’Université PSL s’engagent à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Mission

La Direction des Relations Internationales (DRI) est chargée de la mise en œuvre de la politique internationale de l’École normale supérieure - PSL. Elle organise et coordonne les coopérations internationales en formation et en recherche, en lien avec les différentes structures de l’École. Elle organise notamment la mobilité internationale étudiante et enseignante, gère les volets administratifs et financiers des programmes d’échanges internationaux, et assure le développement et le suivi des accords de coopération.

Responsabilités

• Gérer les programmes d’aides à la mobilité internationale et de coopération internationale, et mettre en place de nouveaux programmes de financement.
• Établir des bons de commande et ordres de missions, réaliser des actes de gestion administrative et financière liés aux bourses de mobilité internationale des étudiants et des enseignants‑chercheurs (Erasmus+, AMI, fonds propres) et aux programmes de coopération internationale (Global Seed Fund, PAUSE).
• Organiser la logistique relative aux réunions, aux événements de promotion de la mobilité internationale (salons de la mobilité, événements spécifiques en lien avec les partenaires), à l’accueil de délégations internationales et le suivi administratif et financier des missions à l’étranger soutenues par la DRI.
• Actualiser le site internet de la DRI et les supports de communication liés à l’international.
• Informer, orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
• Réalisifier des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
• Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
• Suivre l’évolution de la réglementation sur l’ensemble du domaine de gestion.

Profil

• Diplôme : Bac + 3 en gestion administrative et financière, droit ou gestion de projet.
• Expérience professionnelle : Expérience en gestion administrative et financière requise.

Connaissances

• Connaître l’organisation et le fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur.
• Connaître les programmes d’échanges européens et internationaux d’étudiants et d’enseignants.
• Méthodologie de conduite de projets.
• Connaître la réglementation en matière de finances publiques et comptabilité.
• Posséder une excellente expression écrite et orale (français et anglais). La connaissance d’une langue supplémentaire serait un atout.

Compétences techniques

• Maîtriser les logiciels bureautiques Excel, Word, PowerPoint.
• Connaître des applications de gestion financière (Sifac, Notilus).
• Connaître des applications de gestion des mobilités (Beneficiary Module, MoveON).
• Concevoir des tableaux de bord.
• Rédiger des synthèses, rapports ou des documents.
• Appliquer les règles d’usage et des procédures administratives.

Compétences comportementales

• Être rigoureux et méthodique.
• Savoir s’adapter rapidement aux situations nouvelles et aux urgences.
• Sens du service et de l’accompagnement.
• Savoir travailler seul et en équipe.

Cadre d’emploi

• Niveau d’emploi : A – Assistants ingénieurs.
• Poste à pourvoir : 1er septembre.
• Poste ouvert : Aux contractuels CDD de 2 ans.
• Quotité de travail : 100 % si temps plein - 37h30 par semaine.
• Lieu de travail : 45 rue d’Ulm - 75005 Paris.
• Rémunération : Selon grille et expérience.

Conditions de travail et avantages

• Jusqu’à 49 jours de congés par an (dont RTT).
• Télétravail jusqu’à 2 jours par semaine.
• Large offre de formations professionnelles via une école interne.
• Accès aux services du campus (restauration, bibliothèques, sport, etc.).
• Avantages sociaux : 75 % du titre de transport, allocation mobilité durable, complémentaire santé, etc.

Référence de l’offre

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