Assistant Administratif et d'Exploitation H/F

Mediaco; Reims; On-site; EUR 23,000 - 30,000; Full time

Job summary

MEDIACO CHAMPAGNE ARDENNE, acteur majeur du levage et de la manutention, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et d'Exploitation pour son agence de Reims. Vous assurez la coordination administrative et le suivi des activités liées à l'exploitation, en lien avec le Responsable d'Agence et le Responsable d'Exploitation.

Vous gérerez le suivi des dossiers clients et commandes, établirez les devis et les factures, et contribuerez au bon fonctionnement quotidien de l'agence.

Qualifications

• Bac à Bac +2 en gestion administrative, transport/logistique, commerce ou équivalent.
• Expérience d’au moins 2 ans sur un poste similaire, idéalement dans un environnement technique, industriel, BTP ou transport.

Responsibilities

• Suivi des dossiers clients, de la commande jusqu’à la facturation.
• Établir les factures clients et suivre les bons à facturer.
• Suivre les règlements clients, relances et résolution des litiges.
• Saisir les commandes fournisseurs et contrôler les factures.
• Gestion documentaire (GED), classement et mise à jour des documents administratifs et réglementaires.
• Diverses tâches administratives liées au fonctionnement de l’agence.
• Suivre quotidiennement les opérations et le planning des engins et du personnel (exploitation).
• Suivi administratif des interventions de levage, manutention et transport.
• Vérifier et saisir les pointages des conducteurs et chauffeurs.

Skills

Maîtrise informatique

Pack Office

Organisation

Rigueur

Autonomie

Relation client

Esprit d'équipe

Education

Bac+2 gestion administrative

Transport/logistique

Commerce

Tools

Navision

Job description

Numéro 1 du Levage & de la Manutention en France avec son réseau de 95 agences de proximité. Découvrez sur cette page toutes les offres de recrutement du Groupe Mediaco Levage ! MEDIACO CHAMPAGNE ARDENNE, société spécialisée dans le Levage, la Manutention et le Transport, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et d'Exploitation (H/F) pour son agence de REIMS. Véritable relais administratif et opérationnel du Responsable d'Agence et du Responsable d'Exploitation, vous assurez la coordination et le suivi des activités administratives, commerciales et d'exploitation de l'agence. À ce titre, vos principales missions seront les suivantes :

GESTION ADMINISTRATIVE ET FACTURATION

• Assurer le suivi des dossiers clients, de la commande jusqu'à la facturation.
• Établir les factures clients et assurer le suivi des bons à facturer.
• Suivre les règlements clients, effectuer les relances et participer à la résolution des litiges.
• Saisir les commandes fournisseurs et contrôler les factures correspondantes.
• Assurer la gestion documentaire (GED), le classement et la mise à jour des documents administratifs et réglementaires.
• Assurer diverses tâches administratives liées au fonctionnement de l'agence.

ASSISTANCE À L'EXPLOITATION

• Assister le Responsable d'Exploitation dans le suivi quotidien des opérations et du planning des engins et du personnel.
• Assurer le suivi administratif des interventions de levage, manutention et transport.
• Vérifier et saisir les pointages des conducteurs et chauffeurs.
• Participer à la coordination entre les clients, les équipes opérationnelles et les différentes agences du groupe.
• Contribuer au suivi des commandes et des besoins courants liés à l'exploitation.

SUPPORT COMMERCIAL ET RELATION CLIENTS

• Réceptionner les demandes clients et assurer leur suivi.
• Établir des devis simples en collaboration avec le service commercial et l'exploitation.
• Participer à la constitution et au suivi des dossiers commerciaux et appels d'offres.
• Mettre à jour les bases de données clients et les tableaux de bord.
• Assurer l'accueil téléphonique et l'orientation des interlocuteurs.

Formation

Bac à Bac +2 en gestion administrative, transport/logistique, commerce ou équivalent.

Expérience

Une première expérience réussie de 2 ans minimum sur un poste similaire, idéalement dans un environnement technique, industriel, BTP ou transport.

Compétences et qualités attendues

• Bonne maîtrise des outils informatiques et du Pack Office.
• Organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Autonomie, réactivité et polyvalence.
• Bon relationnel et sens du service client.
• Esprit d'équipe et capacité à communiquer avec différents interlocuteurs.
• Capacité d'adaptation aux contraintes d'une activité opérationnelle.
• La connaissance du logiciel Navision et du secteur du levage ou du transport serait un plus.