Assistant Administratif Exploitation H/F

NGE - BTP; Dijon; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

AGILIS recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour l’agence de Dijon (21), intervenant sur les activités administratives liées aux séparateurs de voies modulaires et à la facturation. Vous assurez l’accueil, le classement, l’archivage et le suivi des documents, tout en gérant les dossiers de facturation en lien avec les équipes terrain.

Titulaire d’un Bac+2 ou équivalent et d’au moins 3 ans d’expérience, vous maîtrisez le Pack Office et savez prioriser dans un environnement dynamique.

Qualifications

• Bac+2 ou équivalent exigé.
• Expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire.
• Bonnes connaissances en facturation et gestion documentaire.
• Maîtrise du pack Office (Excel, Outlook, Word).

Responsibilities

• Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que le secrétariat courant de l’agence.
• Gérer le classement, l’archivage et le suivi des documents administratifs.
• Constituer et suivre les dossiers de facturation en lien avec les équipes terrain.
• Contrôler les pièces administratives et préparer les projets de factures.
• Mettre à jour les tableaux de bord et outils internes.
• Gérer les commandes auprès des fournisseurs et transporteurs partenaires.
• Assurer le suivi et l’archivage des bons de commande.
• Réaliser les pointages du personnel et du matériel à partir des rapports de chantier.
• Suivre les locations externes et le personnel intérimaire.
• Formaliser et assurer le suivi des besoins en intérim en lien avec les agences partenaires. (Pilott)

Skills

Gestion administrative

Organisation

Rigueur

Autonomie

Pack Office

Education

Bac+2 ou équivalent

Tools

Excel

Outlook

Word

Job description

Participer à la construction et à la rénovation d'infrastructures au service des territoires. Rejoindre un Groupe en plein développement en France et à l'international (5 milliards d'euros de chiffre d'affaires). Intégrer une entreprise composée de près de 27 000 femmes et hommes réunis autour de 3 valeurs fortes : l'unité, la transparence et l'ambition. Accepter de vivre une expérience riche en rejoignant des équipes de passionnés.

Intégrer une filiale du Groupe NGE spécialisée en équipements de la route, aménagements urbains et aéroportuaires. Une entité qui offre une gamme complète de services allant de la conception à la réalisation et à l’entretien de travaux.

Créé en 2002, AGILIS est connue pour la dimension humaine de son management. Sa croissance et son dynamisme favorisent les évolutions internes et les opportunités professionnelles.

Vous intégrez l’agence de Dijon (21) qui intervient sur les activités de séparateurs de voies modulaires (SMV).

Placé sous la responsabilité du Chef de Secteur, vous assurez la gestion administrative complète de l’activité ainsi que le suivi administratif des chantiers.

Vos Missions

• Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que le secrétariat courant de l’agence.
• Gérer le classement, l’archivage et le suivi des documents administratifs.
• Constituer et suivre les dossiers de facturation en lien avec les équipes terrain.
• Contrôler les pièces administratives et préparer les projets de factures.
• Mettre à jour les tableaux de bord et outils interne.
• Gérer les commandes auprès des fournisseurs et transporteurs partenaires.
• Assurer le suivi et l’archivage des bons de commande.
• Réaliser les pointages du personnel et du matériel à partir des rapports de chantier.
• Suivre les locations externes et le personnel intérimaire.
• Formaliser et assurer le suivi des besoins en intérim en lien avec les agences partenaires. (Logiciel : Pilott)

Liste non exhaustive

Vous êtes titulaire d’un Bac+2 ou justifiez d’une expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire.

Vous disposez de bonnes connaissances en facturation, idéalement dans les secteurs du transport et/ou du BTP, et maîtrisez les outils du pack office. (Excel, Outlook, Word etc.)

Vous êtes à l’aise avec la gestion administrative, tout en sachant gérer efficacement les priorités dans un environnement dynamique.

Organisé(e), rigoureux(e) et autonome, vous faites preuve de réactivité, d’un fort sens du service et appréciez le travail en équipe.

Ce poste est ouvert à toutes les candidatures, sans distinction, y compris aux personnes en situation de handicap.