Assistant Administratif du Pôle Ingénierie

GA Smart Building; Toulouse; Presencial; EUR 24.000 - 30.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

GA Smart Building recherche un/une assistant(e) administratif(ve) rattaché(e) au Directeur de l’Ingénierie et basé(e) à Toulouse. Vous apportez un appui transversal à l’ensemble des équipes du pôle ingénierie.

Vous serez en charge du support administratif général, de la gestion documentaire, des commandes et dossiers de réponse aux appels d’offre, ainsi que du suivi des tableaux de bord et de la veille client.

Formación

• Diplômé.e d’un Bac+2 en administratif ou formation équivalente.
• Première expérience en gestion administrative requis.
• Excellentes qualités rédactionnelles et bonne maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilidades

• Assurer le support administratif général (gestion des déplacements, mise en forme de documents, compte-rendus).
• Organiser des événements et archiver les documents.
• Gérer le diffusion des documents, les commandes et dossiers administratifs liés aux appels d’offre et certifications.
• Suivre les tableaux de suivi et relancer les interlocuteur.rice.s.
• Contribuer aux études et à l’enquête client avec synthèse des entretiens.

Conocimientos

Rigueur

Adaptabilité

Relationnel

Rédaction

Bureautique

Educación

Bac+2 administratif

Herramientas

Pack Office

Descripción del empleo

Nous vous proposons ce poste en CDD au sein d’un Groupe innovant et à l’écoute de ses collaborateurs.

Concepteur, constructeur, promoteur et gestionnaire, GA Smart Building propose des solutions smart, design et connectées.

Nous nous appuyons sur une forte approche industrielle à dominante hors-site et fabriquons dans nos 8 usines françaises réparties sur l’ensemble du territoire les différents composants destinés à la construction des projets immobiliers que nous concevons puis les assemblons sur site.

Niwa, notre Siège Social, est situé à Toulouse et nous intervenons sur la France entière.

Poste

En tant qu’assistant.e administratif.ve, vous êtes rattaché.e au Directeur de l’Ingénierie du Groupe GA, et basé.e à Toulouse. Vous intervenez en appui transversal auprès de l’ensemble des équipes du pôle ingénierie.

Vous serez amené.e à intervenir sur les tâches suivantes :

• Support administratif général :
  • Appui du Directeur dans le cadre de démarches administratives ; gestion des déplacements ;
  • Mise en forme de documents / aide à la conception : supports de présentations, comptes-rendus de réunions, de visites… ;
  • Organisation d’évènements pour l’équipe ;
  • Archivage des différents documents
• Gestion documentaire et diffusion : diffusion des documents du Bureau d’Etudes sur les différentes plateformes électroniques en fonction des projets, envoi de plans ;
• Etablissement des commandes, gestion des contrats et des dossiers administratifs de réponse aux appels d’offre ou de certifications, suivi des paiements ;
• Tenue des tableaux de pointage des différentes équipes : relances, synthèse trimestrielle, mise à jour régulière des tableaux de suivi ;
• Appui à la réponse aux appels d’offre : aide à la réalisation de documents (présentations, références, CV), montage de dossiers administratifs ;
• Contribution aux études :
  • Assistance à la formalisation des veilles dans les domaines ;
  • Assistance enquête client : organisation, suivi, relance, et synthèse des entretiens

Cette liste des tâches n’est pas exhaustive et peut évoluer en fonction des besoins de l’équipe.

Profil recherché

• Vous êtes diplômé.e d’un Bac+2 en administratif ou d’une formation similaire ?
• Vous disposez d’une première expérience en gestion administrative ?
• Vous possédez d’excellentes qualités rédactionnelles et vous êtes doté.e d’une bonne maitrise des outils bureautiques ?
• Vous faites preuve de rigueur, d’adaptabilité, et avez un très bon relationnel vous permettant de communiquer avec différents interlocuteur.rice.s ?