Assistant Administratif du Pôle Ingénierie H/F

GA Smart Building; Toulouse; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Temps partiel

Résumé du poste

GA Smart Building, Toulouse, propose un poste d’assistant·e administratif·ve en CDD, au sein d’un groupe innovant et à l’écoute de ses collaborateurs. Rattaché·e au Directeur de l’Ingénierie, vous appuierez transversalement les équipes du pôle ingénierie et participerez à des tâches variées: gestion documentaire, organisation des déplacements, soutiens à la rédaction et à la préparation des dossiers.

Vous savez travailler avec rigueur, adaptabilité et un excellent relationnel; une première

Qualifications

• Diplômé.e d’un Bac+2 en administratif ou formation similaire.
• Première expérience en gestion administrative souhaitée.
• Excellentes qualités rédactionnelles et maîtrise des outils bureautiques.
• Rigueur, adaptabilité et bon relationnel avec différents interlocuteur.rice.s.

Responsabilités

• Support administratif général: gestion des déplacements; mise en forme de documents et aide à la conception (présentations, comptes-rendus).
• Gestion documentaire et diffusion des documents du Bureau d’Études sur les plateformes électroniques et envoi de plans.
• Établissement des commandes, gestion des contrats et des dossiers administratifs liés aux appels d’offres ou certifications; suivi des paiements.
• Tenue des tableaux de pointage des équipes: relances et synthèse trimestrielle.
• Appui à la réponse aux appels d’offre: montage de dossiers administratifs et documents de référence.
• Contribution aux études: veilles et organisation des enquêtes client.

Connaissances

Rigueur et organisation

Bonne communication

Maîtrise des outils bureautiques

Adaptabilité

Bon relationnel

Formation

Bac+2 administratif

Outils

MS Office

Description du poste

Nous vous propose ce poste en CDD au sein d’un Groupe innovant et à l’écoute de ses collaborateurs.

Concepteur, constructeur, promoteur et gestionnaire, GA Smart Building propose des solutions smart, design et connectées.

Nous nous appuyons sur une forte approche industrielle à dominante hors-site et fabriquons dans nos 8 usines françaises réparties sur l’ensemble du territoire les différents composants destinés à la construction des projets immobiliers que nous concevons puis les assemblons sur site.

Niwa, notre Siège Social, est situé à Toulouse et nous intervenons sur la France entière.

Poste

En tant qu’assistant.e administratif.ve, vous êtes rattaché.e au Directeur de l’Ingénierie du Groupe GA, et basé.e à Toulouse. Vous intervenez en appui transversal auprès de l’ensemble des équipes du pôle ingénierie.

Vous serez amené.e à intervenir sur les tâches suivantes :

• Support administratif général :
  • Appui du Directeur dans le cadre de démarches administratives ; gestion des déplacements ;
  • Mise en forme de documents / aide à la conception : supports de présentations, comptes-rendus de réunions, de visites… ;
  • Organisation d’évènements pour l’équipe ;
  • Archivage des différents documents
• Gestion documentaire et diffusion : diffusion des documents du Bureau d’Etudes sur les différentes plateformes électroniques en fonction des projets, envoi de plans ;
• Etablissement des commandes, gestion des contrats et des dossiers administratifs de réponse aux appels d’offre ou de certifications, suivi des paiements ;
• Tenue des tableaux de pointage des différentes équipes : relances, synthèse trimestrielle, mise à jour régulière des tableaux de suivi ;
• Appui à la réponse aux appels d’offre : aide à la réalisation de documents (présentations, références, CV), montage de dossiers administratifs ;
• Contribution aux études :
  • Assistance à la formalisation des veilles dans les domaines ;
  • Assistance enquête client : organisation, suivi, relance, et synthèse des entretiens
    

Cette liste des tâches n’est pas exhaustive et peut évoluer en fonction des besoins de l’équipe.

Profil recherché

• Vous êtes diplômé.e d’un Bac+2 en administratif ou d’une formation similaire ?
• Vous disposez d’une première expérience en gestion administrative ?
• Vous possédez d’excellentes qualités rédactionnelles et vous êtes doté.e d’une bonne maitrise des outils bureautiques ?
• Vous faites preuve de rigueur, d’adaptabilité, et avez un très bon relationnel vous permettant de communiquer avec différents interlocuteur.rice.s ?