Assistant administratif au Centre opérationnel de sécurité (COS)

SOTEL TELESURVEILLANCE; L'Union; Sur place; EUR 22 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

SOTEL TELESURVEILLANCE recrute pour renforcer son service client. Vous assurez l'accueil téléphonique et la gestion quotidienne de la relation client banque et service client. Vous réceptionnez, analysez et traitez les demandes via mail et plateforme, et vous mettez à jour les dossiers clients.

Vous réalisez les devis, assurez le suivi des contrats télésurveillance et la traçabilité documentaire, et vous coordonnez les échanges avec les services internes pour garantir la satisfaction client.

Qualifications

• Accueil téléphonique et gestion quotidienne de la relation client banque et service client.
• Réceptionner et traiter les demandes clients par mail, téléphone et plateforme.
• Réalisation et transmission des devis au client et suivi des dossiers.
• Suivi des contrats télésurveillance et centralisation des documents contractuels.

Responsabilités

• Veiller à la bonne circulation des informations entre le client, les équipes internes et les prestataires.
• Réaliser les appels sortants et coordonner les prestataires intervenant pour le compte du client.
• Gérer les documents contractuels et assurer le suivi des actions décidées.
• Accompagner le service comptabilité en cas de litige facture.

Connaissances

Accueil téléphonique

Gestion des demandes

Suivi dossiers clients

Description du poste

Rejoignez SOTEL Groupe Créée il y a plus de 35 ans par les principaux établissements financiers de la région Midi-Pyrénées, SOTEL est initialement spécialisée dans la télésurveillance bancaire. Avec ses 350 collaborateurs répartis sur 5 stations en France, SOTEL connait une croissance importante depuis ces 5 dernières années. En 35 ans, notre société est devenue leader de la sécurité du bancaire et du professionnel à haut risque, avec plus de 50 000 sites télésurveillés.

Nous proposons à nos clients une offre sécuritaire complète articulée autour de cinq pôles :

• La sécurité aérienne
• La télésurveillance
• L‘intervention et la surveillance humaine
• L’installation de systèmes de sécurité
• La formation

Relation clients

Accueil Téléphonique et Gestion quotidienne de la relation client "Service-Client" et "Service client-banque" Gestion des boîtes mail

Être l’interlocuteur(trice) pour toute demande opérationnelle ou administrative

Réceptionner, analyser et traiter les demandes clients (mail, téléphone, plateforme dédiée, demandes d'informations, réclamations, résiliations..), mise à jour de la base "réclamations, résiliation" et transmission des questions ou litiges complexes au commercial en charge du client et/ou aux services internes (PC base, COS, comptabilité)

Réalisation et transmission des devis au client, suivi et relance

Suivi des contrats Télésurveillance jusqu'à réception d'un dossier complet

Prise en charge des contrats unitaires "simples", qui ne nécessitent pas de visite sur site (tarif, conditions paiement, consignes)

Volet Appels d'offres

veille, aide au montage des dossiers Veiller à la bonne circulation des informations entre le client, les équipes internes et les prestataires

Réaliser les appels sortants (suivi d’intervention, relance prestataires, coordination terrain)

Coordonner les prestataires intervenant pour le compte du client

Gestion administrative

Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions décidées

Garantir le respect des engagements contractuels (délais, qualité de service)

Suivre l’avancement des travaux et des prestations en cours

Mettre à jour les tableaux de suivi des prestations

Assurer la traçabilité des interventions et des actions correctives

Centraliser les documents administratifs liés aux prestations

Participer à l’amélioration continue des procédures internes

Réalisation de statistiques clients et/ou prestataires

Classement des contrats (clients, partenaires..) et tous documents contractuels

Gestion de la base documentaire : tous documents commerciaux, et notamment les annexes aux réponses d'AO (docs RSE, PSSI (Politique de sécurité du système d'information)) Suivi et mise à jour des documents sur les plateformes : PROVIGIS, e-attestations, etc.. Transmission des informations à destination des différents services Sotel (comptabilité, exploitation, intervention et commercial)

Accompagnement du service comptabilité en cas de litige facture

Suivi des contrôle Carte professionnelle Contrôle semestriel des documents administratifs

Autres missions déléguées

Saisie des télédéclarations de vidéoprotection pour le compte de clients

Suivi des visites préventives pour les clients ayant souscrit l'option et mise à jour du fichier de suivi, relances des mainteneurs, classement des comptes-rendus d'interventions et PV de préventives