Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

CONSERVATOIRE BOTANIQUE NATIONAL DE BOUR; Besançon; On-site; EUR 23,000 - 29,000; Full time

Job summary

Le Conservatoire botanique national de Bourgogne-Franche-Comté (CBNBFC-ORI) recrute un agent administratif polyvalent. Le poste implique l'assistance courante, la gestion comptable et le suivi des dossiers, avec une implantation à Besançon et Saint-Brisson.

Vous serez chargé de la saisie des écritures, du traitement des notes de frais et de la gestion des locaux, avec perspective d’un contrat public d’un an renouvelable.

Qualifications

• Expérience en comptabilité générale et saisie des écritures.
• Connaissance des procédures administratives et de l'archivage.
• Capacité à préparer des documents et déclarations simples.

Responsibilities

• Traiter les opérations administratives courantes (courrier, messagerie, accueil).
• Gestion des ressources matérielles et logistiques courantes.
• Saisie des bordereaux de terrain et gestion de la base Lobelia.
• Archivage des rapports techniques et suivi des notes de frais.
• Assistance à la gestion des locaux et des contrats de maintenance.

Skills

Rigueur et précision

Organisation du travail

Capacité à travailler en binôme

Education

BTS comptabilité et gestion

DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion comptable et financière

Licence pro mention métiers de la gestion et de la comptabilité : gestion comptable et financière

Tools

Logiciels comptables

Job description

Contexte de la structure :

L'Établissement public de coopération environnementale (EPCE) Conservatoire botanique national de Bourgogne-Franche-Comté - Observatoire régional des Invertébrés (CBNBFC-ORI), a été créé en avril 2025.Au 1er janvier 2026, les activités de l'association CBNFC-ORI et de l'antenne Bourgogne du CBN Bassin Parisien ont été transférées à l'EPCE CBNBFC-ORI. La structure est agrée CBN pour la période 2026-2035 par le Ministère en charge de l'environnement.Le CBNBFC-ORI assure les missions dans les domaines suivants :

• connaissance et suivi de la flore, de la fonge et des invertébrés sauvages ainsi que de leurs habitats naturels et semi-naturels,
• gestion et valorisation des données sur la flore et les invertébrés,
• conservation de leurs éléments rares et menacés,
• appui technique et expertise, dans ses domaines de compétence, auprès de l'État, de ses établissements publics et des collectivités territoriales,
• information et éducation du public à la connaissance et à la préservation de la diversité végétale et entomologique.Fort du soutien de l'État, de la Région et d'autres collectivités, il est doté d'une équipe d'environ 36 agents sous contrat de droit public. Une partie de l'équipe sera basée à Besançon (siège de l'établissement) et une autre partie sera installée à Saint-Brisson.

Missions :

Le pôle administratif est composé de deux agents administratifs sous la responsabilité de la directrice du pôle moyens généraux.

Assistance administrative courante :

• Traiter les opérations administratives courantes (gestion du courrier, gestion de la boite mail générique et des appels téléphoniques, accueil visiteurs). Ce travail se fait en binôme sur les deux postes administratifs ;
• Gestion des ressources matérielles et logistiques courantes (téléphonie, matériel technique.) ;
• Gestion de la flotte de véhicule permanente et saisonnière (location de véhicule sur la période de terrain d'avril à octobre sur les deux sites du CBNBFC-ORI). Suivi des entretiens, des réparations et de la facturation.
• Participation à la gestion du fonds documentaire et archivage des rapports techniques de l'équipe scientifique.

Assistance comptable :

• Préparation et saisie des mandats et des titres de recette dans Berger Levrault,
• Archivage des factures,
• Commande des fournitures et du matériel en lien avec la directrice du pôle,
• Traitement des notes de frais des agents de terrain (28 agents) sur l'outil ERP Logeproj.

Saisie des bordereaux de terrain (en botanique et en entomologie) - environ 30% du temps de travail :

• Saisie des bordereaux de terrain de l'équipe botanique et entomologie des deux sites (Besançon et Saint-Brisson) sur la base de données Lobelia. Le temps de travail sera variable suivant la période de l'année avec une importante période de saisie des données naturalistes de juillet à octobre.

Assistance à la gestion des locaux :

• Assistance dans la gestion quotidienne des locaux (commande de fourniture, contrats de maintenance.).

Conditions de travail :Prise de poste le 5 janvier 2027. Le poste est ouvert aux contractuels (art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique). Dans ce cas un contrat de droit public d'un an renouvelable sera proposé.

Compétences:

• Logiciels comptables
• BTS comptabilité et gestion
• DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion comptable et financière
• Gestion comptable
• Gestion des dossiers administratifs
• Licence pro mention métiers de la gestion et de la comptabilité : gestion comptable et financière
• Gérer les notes de frais : collecter et vérifier les justificatifs papier et/ou dématérialisés, enregistrer ou valider les écritures
• Préparer et déclarer la TVA

Expérience: 2 An(s)

Qualites Professionnelles:

• Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
• Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.