Assistant administratif

Maryam Gadery; Paris; Remote; EUR 34,000 - 48,000; Full time

Job summary

Maryam Gadery recherche une assistante administrative freelance pour l’épauler au quotidien, à distance, afin de structurer l’organisation et assurer le suivi des sujets administratifs et opérationnels. Le rôle implique la gestion des échanges par mail, la planification, la préparation de documents et le soutien à l’organisation des programmes de mentorat.

Une expérience dans le coaching ou l’infopreneuriat est un plus, et un bon niveau d’anglais est apprécié.

Qualifications

• Statut freelance et travail à distance.
• Volume estimé : 10 heures/semaine.
• Expérience dans le coaching ou l’infopreneuriat recommandée.
• Bon niveau d’anglais est un plus.

Responsibilities

• Gérer les échanges par e-mail, les rendez-vous et l’agenda.
• Préparer, mettre à jour et organiser les documents et tableaux de suivi.
• Assurer les relances et le suivi des demandes auprès des interlocuteurs.
• Apporter un soutien à l’organisation et au suivi des programmes de mentorat.
• Rédiger des SOP clairs pour simplifier les tâches récurrentes.
• Repérer les besoins et proposer des améliorations.

Skills

Organisation

Initiative

Autonomie

Relationnel

Education

Aucune diplôme exigé

Tools

Suite bureautique

Job description

Tu aimes organiser, anticiper et faire avancer les choses ? Tu as une énergie positive et tu souhaites t’investir aux côtés d’une entrepreneure passionnée ?

Depuis cinq ans, Maryam Gadery accompagne les femmes entrepreneures dans le développement de leur entreprise, à travers le mentorat, la stratégie de croissance et le travail sur le mindset.

Aujourd’hui, elle recherche un ou une assistante administrative freelance pour l’épauler au quotidien et construire une collaboration durable, fondée sur la confiance, l’autonomie et le plaisir de travailler ensemble.

Tes missions

Ton rôle : faciliter le quotidien de Maryam, structurer l’organisation et assurer le suivi de sujets administratifs et opérationnels variés.

Tes missions seront notamment les suivantes :

• Gérer et suivre les échanges par e-mail, les rendez-vous et l’agenda.
• Préparer, mettre à jour et organiser des documents et tableaux de suivi.
• Assurer les relances et le suivi des demandes auprès des différents interlocuteurs.
• Apporter un soutien à l’organisation et au suivi des programmes de mentorat.
• Coordonner plusieurs sujets transverses et veiller au respect des échéances.
• Rédiger des procédures claires et réutilisables - SOP - pour simplifier les tâches récurrentes.
• Repérer les besoins, anticiper les difficultés et proposer des améliorations.

Cette liste n’est pas exhaustive : d’autres missions pourront t’être confiées en fonction des sujets, des projets du moment et de tes compétences. Si tu aimes apprendre et toucher à des sujets variés, tu devrais te plaire dans cette collaboration !

La personne avec qui nous aimerions travailler

Au-delà des compétences, nous accordons une grande importance à la personnalité, à l’énergie positive et à l’envie d’avancer ensemble.

Nous recherchons quelqu’un d’enthousiaste, qui aime s’impliquer et contribuer à une bonne ambiance. Une personne avec qui les échanges sont simples, constructifs et agréables, même lorsque les journées sont plus intenses.

Tu te reconnais dans ces qualités :

• Une énergie positive et communicative : tu abordes les sujets avec entrain, tu aimes travailler dans la bonne humeur et tu contribues à des échanges agréables et constructifs.
• Un état d’esprit orienté solutions : lorsque tu rencontres une difficulté, tu réfléchis aux solutions possibles et à la manière dont tu peux contribuer à les mettre en place. Tu sais faire remonter un problème en proposant des pistes concrètes pour avancer.
• De la fiabilité et de la rigueur : on peut compter sur toi, tu tiens tes engagements et tu assures un suivi précis de tes missions.
• De l’autonomie et un vrai sens des responsabilités : tu prends les sujets en main, tu sais organiser ton travail et tu vas au bout des choses.
• De la réactivité et de la flexibilité : tu sais t’adapter aux imprévus et répondre rapidement lorsqu’un sujet nécessite ton intervention.
• De la curiosité et l’envie d’apprendre : découvrir de nouveaux outils, approfondir un sujet ou apprendre une nouvelle façon de faire te stimule.
• De l’initiative et de l’anticipation : tu repères les besoins et tu proposes des améliorations sans attendre qu’on te demande chaque étape.
• Une communication franche et bienveillante : tu partages tes idées, tu poses des questions lorsque c’est nécessaire et tu signales les difficultés à temps pour qu’on puisse avancer ensemble.
• De la discrétion : tu respectes la confidentialité des informations et des échanges qui te sont confiés.

Tu es à l’aise avec les outils bureautiques et collaboratifs. Un intérêt pour l’entrepreneuriat, le mentorat et le développement personnel sera apprécié.

Une expérience dans l’univers du coaching ou de l’infopreneuriat est fortement recommandée, notamment pour comprendre le fonctionnement des programmes d’accompagnement et les besoins de cette activité.

Un bon niveau d’anglais est un gros plus.

Comment s’organise la collaboration ?

• Statut : freelance.
• Lieu : entièrement à distance.
• Volume estimé : 10 heures par semaine.

L’activité nécessite des échanges à différents moments de la journée : nous recherchons donc une personne flexible, réactive et disponible sur une plage horaire large, du matin au soir.

La charge de travail représente environ 10 heures par semaine, mais les besoins ne se concentrent pas forcément sur un seul créneau fixe. Une demande peut parfois nécessiter une intervention rapide de quelques minutes pour débloquer une situation.

Une disponibilité ponctuelle en soirée, ainsi que le week-end en cas d’urgence, est donc attendue. L’essentiel est de pouvoir compter sur ta réactivité lorsqu’un sujet urgent se présente. Ces échanges et interventions font partie du temps de prestation.

C’est fait pour toi si…

• Tu aimes prendre des initiatives, anticiper les besoins et voir que ton travail fait avancer les choses.
• Face à un imprévu, tu te demandes spontanément : « Qu’est-ce que je peux proposer pour débloquer la situation ? »
• Tu apprécies les missions variées, tu es curieux ou curieuse et tu as envie d’apprendre aux côtés d’une entrepreneure.
• Tu apportes une énergie positive et ton organisation te permet de répondre ponctuellement à une urgence, même en dehors de tes créneaux habituels.

Ce n’est pas fait pour toi si…

• Tu recherches des missions uniquement sur des créneaux fixes, sans possibilité d’échange ou d’intervention en dehors de ces horaires.
• Tu préfères recevoir des consignes détaillées pour chaque étape plutôt que de travailler avec autonomie et initiative.
• Tu préfères des tâches toujours identiques et un cadre où les priorités évoluent peu.
• Tu préfères te limiter à signaler les difficultés sans participer à la recherche de solutions.

Pourquoi nous rejoindre ?

Pour contribuer à une activité qui aide les femmes à développer leur entreprise, travailler directement avec sa fondatrice et voir concrètement l’impact de ton travail.

Tes idées seront les bienvenues et tu pourras apprendre et prendre des responsabilités, dans un esprit de confiance, d’entraide et de bonne humeur.