Assistant à la coordination des travaux de maintenance / Assistant de direction – Achats et Commande Publique

Communauté d'agglomération du Cotentin; Cherbourg-en-Cotentin; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

La Communauté d'agglomération du Cotentin recherche un agent administratif pour l’unité Entretien et Maintenance du Patrimoine. Le poste allie coordination des travaux et assistance administrative auprès de la Direction des Achats et de la Commande Publique.

Vous suivrez les demandes d’intervention, consoliderez les bases documentaires et contribuerez au suivi budgétaire et à la rédaction de supports de communication.

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques et des bases de données.
• Capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction.
• Gestion des données, suivi des indicateurs et tableaux de bord.
• Connaissances ou appétence pour le suivi administratif, financier et budgétaire.
• Capacité à gérer des dossiers, procédures et échéances.
• Sens de l’organisation et du travail en équipe.
• Rigueur, réactivité et sens des responsabilités.

Responsabilités

• Suivre les demandes d’intervention jusqu’à clôture, en lien avec les services et prestataires.
• Mettre à jour les outils de suivi et les tableaux de bord, produire les statistiques.
• Consolider les bases documentaires et rédiger des supports relatifs à l’activité.
• Assurer le suivi administratif et financier des marchés et prestations.

Description du poste

À propos de nous

Surnommée la Presqu’île Normande, Le Cotentin est une terre de contrastes. Avec ses 220 km de côtes et son bocage, la richesse de ses paysages, sa qualité de vie ou sa proximité géographique avec l’Irlande et l’Angleterre font du Cotentin un territoire touristique reconnu.

À propos de nous

Surnommée la Presqu’île Normande, Le Cotentin est une terre de contrastes. Avec ses 220 km de côtes et son bocage, la richesse de ses paysages, sa qualité de vie ou sa proximité géographique avec l’Irlande et l’Angleterre font du Cotentin un territoire touristique reconnu.
En nous rejoignant, vous intégrez une collectivité attentive au développement de vos compétences, et à vos possibilités de mobilité et d'évolution professionnelle.

Mission

Rattaché à l’unité Entretien et Maintenance du Patrimoine, le poste est partagé entre des missions d’assistance à la coordination des travaux de maintenance (70 %) et des missions d’assistance administrative auprès de la Direction des Achats et de la Commande Publique (30 %).

Vous Serez Notamment Amené à

• Suivre les demandes d’intervention, de leur réception à leur clôture, en lien avec les services entretien-maintenance et les prestataires, et assurer l’information des services demandeurs sur leur avancement et les délais de réalisation ;
• Mettre à jour les outils de suivi et les tableaux de bord, produire les statistiques d’activité via QB7 ou équivalent et contribuer à l’analyse des indicateurs et à l’amélioration des outils et processus de suivi ;
• Mettre à jour et consolider les bases documentaires et participer à la rédaction de supports de communication relatifs à l’activité de maintenance ;
• Assurer le suivi administratif et financier du marché Espaces verts : besoins, devis, bons de commande, prestations, factures, crédits et engagements ;
• Assurer l’interface avec les prestataires, suivre la qualité et la conformité des prestations, suivre l’exécution budgétaire et préparer les rattachements et reports ;
• Préparer les CAO et les CCSPL : appels à sujets, convocations, organisation des séances et rédaction des comptes rendus pour les CCSPL ;
• Assurer le suivi administratif des procédures de marchés publics : autorisations internes de lancement, notifications, correspondances, contrôle de légalité, suivi des échéances et relances des services ;
• Organiser les réunions avec les fournisseurs et assurer le classement, l’archivage et la circulation des informations.

Profil

Catégorie B / Cadre d'emplois des Rédacteurs ou ayant vocation à le devenir

Poste accessible aux agents de même niveau relevant d’autres filières (intégration directe) et/ou lauréat d’examen ou de concours.

Poste ouvert aux statutaires, aux titulaires du concours et aux contractuels

De préférence diplôme supérieur niveau bac à bac+2 en administratif, gestion, comptabilité, ou tout autre diplôme équivalent / 1ere expérience dans un poste similaire, idéalement dans une collectivité territoriale ou un environnement similaire

Compétences Attendues

• Maitrise de l'outil et de l'environnement informatique
• Capacités d’analyse et de synthèse, bonnes capacités rédactionnelles
• Capacité à exploiter des données, suivre des indicateurs et mettre à jour des tableaux de bord
• Connaissances ou appétence pour le suivi administratif, financier et budgétaire
• Capacité à suivre des dossiers, des procédures et des échéances
• Sens de l’organisation, de la planification et de la gestion des priorités
• Qualités relationnelles, sens aigu du travail en équipe et en transversalité, diplomatie
• Capacité d’adaptation et d’évolution
• Capacité à rendre compte et respect des règles de confidentialité
• Rigueur, réactivité, disponibilité et sens des responsabilités

Référence de l'offre : xt6cyph3zu