Alternant Office Manager F/H

JCDecaux; Neuilly-sur-Seine; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

JCDecaux Holding recherche un assistant administratif polyvalent pour soutenir l’équipe et les services Généraux. Vous assurerez l’accueil, la gestion des appels, le dispatch du courrier et le suivi administratif des mouvements du personnel.

Vous serez en charge de la préparation et de la gestion des salles de réunion, de la saisie des notes de frais et du classement des documents, en coordination avec les pôles Office Management et Informatique.

Qualifications

• Standard téléphonique
• Accueil des visiteurs
• Préparation et gestion des salles de réunion
• Notes de frais : saisie, pointage et vérification
• Dispatch du courrier
• Gestion des agendas en coordination avec le pôle Office Management
• Offboarding et clôture des applications utilisées

Responsabilités

• Standard téléphonique
• Interphone
• Accueil des visiteurs
• Préparation et gestion des salles de réunion
• Notes de frais : saisie, pointage et vérification
• Dispatch du courrier
• Classement
• Gestion des différents agendas en coordination avec le pôle d’Office Management
• Gestion administrative des mouvements de l’équipe
• Offboarding (retour du matériel et clôture des applications utilisées)
• Organisation d’événements et coordination avec les Services Généraux et l’informatique

Description du poste

JCDecaux Holding est la société d’investissement de la famille Decaux.

Cette société se caractérise par son actionnariat strictement familial, son esprit entrepreneurial, la solidité de sa structure financière et son horizon d’investissement de long terme.

Cette Holding, comptant une vingtaine de salariés dans ses différentes structures, porte plusieurs types de métiers :

• 1. La Direction Générale
• 2. La Direction Financière et Comptable
• 3. La Direction Juridique
• 4. La Direction Immobilière
• 5. La Direction Administrative

Contenu du poste proposé :

Assistance aux besoins de l’équipe

• Standard téléphonique
• Interphone
• Accueil des visiteurs
• Préparation et gestion des salles de réunion
• Photocopies, scans, reliures, destruction de documents (pour la Direction Générale uniquement)
• Notes de frais : saisie, pointage et vérification
• Dispatch du courrier
• Classement
• Gestion des différents agendas en coordination avec le pôle d’Office Management (rendez-vous, déplacements nationaux et internationaux, déjeuners ou petits-déjeuners)
• Gestion administrative des mouvements de l’équipe
• Offboarding (retour du matériel aux différents services et clôture des applications utilisées)

Interface avec :

• Les Services Généraux
• L’informatique
• La téléphonie
• Le gardien de l’immeuble
• Coordination avec les Services Généraux
• Gérer les interventions de maintenance : chauffage/climatisation, extincteurs, portes d’accès et toutes les réparations diverses (luminaires, fontaine à eau)
• Gestion des commandes (fournitures de bureau, café…)
• Imprimante / photocopieur
• Evénementiel – en coordination avec l’Office Manager
• Animation de l’équipe
• Organisation de Team Building avec le pôle d’Office Management
• Pots de départ, anniversaires, sorties culturelles

En fonction des besoins de l’entreprise, de l’intérêt de l’alternant(e) et du temps disponible, cette liste de tâches peut évoluer