Alternant Assistant de Gestion PME-PMI H/F

Gepsa SA; Corbas; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

GEPSA est une société d’assistance et de services aux établissements publics, spécialisée en facility management et support administratif. Un poste administratif sur site à Corbas implique la gestion des flux courrier, la tenue des dossiers et le suivi budgétaire simple des ateliers.

Le rôle requiert rigueur, sens de l’organisation et capacité à assurer l’archivage et la traçabilité des documents. Vous participerez à l’élaboration des bilans et à l’amélioration continue des procédures.

Responsabilités

• Gestion du courrier, réception et filtrage des communications téléphoniques.
• Rédiger les comptes rendus de réunion.
• Interface entre le siège et le site.
• Etablir et suivre les commandes dans le respect du budget.
• Mettre à jour les tableaux de suivi des postes et de l’activité ateliers.
• Enregistrer les demandes d’ouverture ou d’ajustement des postes.
• Préparer et classer les documents administratifs liés au fonctionnement des ateliers.
• Vérifier la conformité et la complétude des dossiers.
• Archivage et traçabilité des documents.
• Collecter les relevés d’heures transmis par les ateliers.
• Contrôler la cohérence des données déclarées.
• Saisir et mettre à jour les informations dans les outils internes.
• Identifier les écarts ou anomalies et assurer le suivi.
• Participer à la fiabilisation des données nécessaires au pilotage.
• Mettre à jour les listes de suivi liées à l’occupation et mouvements.
• Préparer les éléments utiles aux synthèses et points de suivi.
• Consolider les postes occupés, heures réalisées et capacité disponible.
• Participer à l’élaboration des bilans mensuels et tableaux de bord.
• Contribuer à l’amélioration des outils de suivi et des méthodes de travail.
• Assurer le suivi administratif des commandes utiles au bon fonctionnement des ateliers.
• Vérifier les bons de commande, pièces justificatives et factures.
• Participer au suivi budgétaire simple des dépenses ateliers.
• Classer et archiver les documents contractuels et administratifs.
• Assurer le suivi des échanges administratifs avec les fournisseurs.
• Mettre à jour les outils partagés et supports de suivi.
• Apporter un appui administratif ponctuel à l’équipe.
• Participer à l’optimisation des procédures administratives.
• Proposer des améliorations pour fluidifier le suivi de l’activité.
• Contribuer à la qualité et à la fiabilité des informations transmises.

Description du poste

GEPSA répond aux appels d’offres lancés par le Ministère de la Justice, Ministère de l’Intérieur et autres Administration Publiques GEPSA participe au fonctionnement d’établissements publics dans le cadre de marchés multi-techniques et multiservices. Experts en facility management, nous proposons à nos clients des prestations de services à l’immeuble (maintenance, nettoyage…), services à la personne (restauration, hôtellerie, cantine) et services à l’insertion (Ateliers de production, orientation et formation professionnelle). Chiffres clés: CA 200 M€ / 900 salariés / 74 établissements répartis sur toute la France.

Vos Missions seront les suivantes :

Gestion administrative du site et des services :

• Gestion du courrier, réception et filtrage descommunications téléphoniques, gestion des rendez-vous
• Rédiger les comptes rendus de réunion
• Rôle d’interface entre le siège et le site
• Etablir et suivre les commandes dans lerespect du budget
• Assurer la mise à jour des tableaux de suivi despostes et de l’activité ateliers
• Enregistrer les demandes d’ouverture oud’ajustement des postes
• Préparer et classer les documents administratifsliés au fonctionnement des ateliers
• Vérifier la conformité et la complétude desdossiers
• Assurer l’archivage et la traçabilité desdocuments
• Collecter les relevés dheures transmis par lesateliers
• Contrôler la cohérence des donnéesdéclarées
• Saisir et mettre à jour les informations dansles outils internes
• Identifier les écarts ou anomalies et en assurerle suivi
• Participer à la fiabilisation des donnéesnécessaires au pilotage de l’activité
• Mettre à jour les listes de suivi liées àl’occupation des postes et aux mouvements d’activité
• Préparer les éléments utiles aux synthèses etpoints de suivi
• Consolider les données quantitatives : postesoccupés, heures réalisées, capacité disponible
• Participer à l’élaboration des bilans mensuelset tableaux de bord
• Contribuer à l’amélioration des outils de suiviet des méthodes de travail
• Assurer le suivi administratif des commandes utiles au bon fonctionnement des ateliers
• Vérifier les bons de commande, piècesjustificatives et factures
• Participer au suivi budgétaire simple desdépenses ateliers
• Classer et archiver les documents contractuelset administratifs
• Assurer le suivi des échanges administratifsavec les fournisseurs
• Mettre à jour les outils partagés et supports desuivi
• Apporter un appui administratif ponctuel àl’équipe
• Participer à l’optimisation des procéduresadministratives
• Proposer des améliorations pour fluidifier lesuivi de l’activité
• Contribuer à la qualité et à la fiabilité desinformations transmises