Alternant Assistant de Gestion PME-PMI H/F

GEPSA; Corbas; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

GEPSA recrute un assistant administratif pour assurer la gestion quotidienne des activités administratives et le suivi des données au sein des ateliers. Vous serez l’interface entre le siège et les sites, et contribuerez à la fiabilisation des informations et au bon fonctionnement des services.

Profil recherché : BTS GPME, maîtrise du Pack Office (Excel indispensable), rigueur et organisation. Poste à temps plein sur site.

Qualifications

• Gestion administrative et documentaire au quotidien.
• Suivi et contrôle des données et des flux internes.
• Élaboration et mise à jour de tableaux de bord et rapports.

Responsabilités

• Gestion du courrier, réceptions et filtrage des communications téléphoniques.
• Rédaction et mise en forme des comptes rendus de réunions.
• Archivage et traçabilité des documents administratifs.
• Suivi budgétaire simple des dépenses ateliers.
• Mise à jour des listes de suivi et des outils internes.

Connaissances

Gestion administrative

Suivi des données

Tableaux de bord

Excel

Rigueur

Formation

BTS GPME

Outils

Excel

Description du poste

GEPSA répond aux appels d’offres lancés par le Ministère de la Justice, Ministère de l’Intérieur et autres Administration Publiques GEPSA participe au fonctionnement d’établissements publics dans le cadre de marchés multi-techniques et multiservices. Experts en facility management, nous proposons à nos clients des prestations de services à l’immeuble (maintenance, nettoyage…), services à la personne (restauration, hôtellerie, cantine) et services à l’insertion (Ateliers de production, orientation et formation professionnelle). Chiffres clés: CA 200 M€ / 900 salariés / 74 établissements répartis sur toute la France.

Vos Missions Seront Les Suivantes

• Gestion du courrier, réception et filtrage des communications téléphoniques, gestion des rendez-vous
• Rédiger les comptes rendus de réunion
• Rôle d’interface entre le siège et le site
• Etablir et suivre les commandes dans le respect du budget
• Assurer la mise à jour des tableaux de suivi des postes et de l’activité ateliers
• Enregistrer les demandes d’ouverture ou d’ajustement des postes
• Préparer et classer les documents administratifs liés au fonctionnement des ateliers
• Vérifier la conformité et la complétude des dossiers
• Assurer l’archivage et la traçabilité des documents
• Collecter les relevés d’heures transmis par les ateliers
• Contrôler la cohérence des données déclarées
• Saisir et mettre à jour les informations dans les outils internes
• Identifier les écarts ou anomalies et en assurer le suivi
• Participer à la fiabilisation des données nécessaires au pilotage de l’activité
• Mettre à jour les listes de suivi liées à l’occupation des postes et aux mouvements d’activité
• Préparer les éléments utiles aux synthèses et points de suivi
• Consolider les données quantitatives : postes occupés, heures réalisées, capacité disponible
• Participer à l’élaboration des bilans mensuels et tableaux de bord
• Contribuer à l’amélioration des outils de suivi et des méthodes de travail
• Assurer le suivi administratif des commandes utiles au bon fonctionnement des ateliers
• Vérifier les bons de commande, pièces justificatives et factures
• Participer au suivi budgétaire simple des dépenses ateliers
• Classer et archiver les documents contractuels et administratifs
• Assurer le suivi des échanges administratifs avec les fournisseurs
• Mettre à jour les outils partagés et supports de suivi
• Apporter un appui administratif ponctuel à l’équipe
• Participer à l’optimisation des procédures administratives
• Proposer des améliorations pour fluidifier le suivi de l’activité
• Contribuer à la qualité et à la fiabilité des informations transmises

Prérequis

Profil de candidat recherché :

• Préparation d’un BTS GPME
• Maîtrise du Pack Office (Excel indispensable)
• Rigueur et sens de l’organisation

Compétences Métiers

• Gestion administrative et documentaire
• Suivi et contrôle des données
• Élaboration et mise à jour de tableaux de bord
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel
• Suivi administratif de l’activité et des flux internes

Compétences transversales :

• Organisation et priorisation
• Rigueur et fiabilité
• Analyse et contrôle
• Respect des procédures
• Capacité à travailler dans un environnement structuré et réglementé

Compétences comportementales :

Sens du service / Rigueur / Polyvalence / Dynamisme / Confidentialité / Esprit d’analyse

Savoir Être

• Polyvalence
• Rigueur
• Bienveillance
• Discrétion