Agent État Civil (Back Office) (H/F)

Mairie du Chesnay-Rocquencourt; Le Chesnay; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

Le Chesnay-Rocquencourt recherche un adjoint administratif pour le Service des Affaires Civiles. Vous travaillez en open space au sein du secteur Back Office et assurez l’accueil, le renseignement et le traitement des démarches administratives.

Les missions couvrent le traitement du courrier, la rédaction d’avis et d’actes d’état civil, la gestion des mariages et des listes électorales, avec des horaires structurés et des permanences en période électorale.

Qualifications

• Connaissances juridiques en droit civil et funéraire appréciées.
• Sens du service public et neutralité.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Rigueur et esprit méthodique.
• Esprit d’initiative et adaptabilité.
• Aisance relationnelle et travail en équipe.
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel) et de communication (Outlook).

Responsibilities

• Accueil et renseignement du public dans les démarches administratives.
• Traitement du courrier quotidien et gestion des dossiers (actes, registres, mariages).
• Rédaction et vérification des avis et actes d’état civil.
• Gestion des inscriptions sur les listes électorales et des scrutins.
• Réception et validation des demandes administratives et dossiers liés à la citoyenneté.

Skills

Droit civil

Discrétion

Informatique

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

Le Chesnay-Rocquencourt, ville de 32 000 habitants des Yvelines, voisine de Versailles, s’est développée à la fin des années 1960 avec la création de Parly 2, plus grande copropriété d’Europe, et de son centre commercial. Née de la fusion du Chesnay et de Rocquencourt en 2019, elle allie forte densité urbaine et 350 hectares d’espaces verts. Ville d’histoire, de sport et de culture, elle accueille trois théâtres et a vu émerger de nombreux talents.

Le Service des Affaires Civiles est composé de trois secteurs : le secteur Accueil/Recueil (Front Office), le secteur Instruction (Back Office) et le secteur Cimetière. Il compte 13 personnes.

En lien avec les orientations définies et les exigences réglementaires du service, vous travaillez en open space au sein du secteur Back Office.

Activités principales et tâches :

• Accueil, renseignement et assistance téléphonique du public dans ses démarches administratives.
• Traitement du courrier quotidien (demande d’actes courrier, via service public et comedec).
• Réception et rédaction des avis de mentions et jugements état civil.
• Réception, vérification et préparation des dossiers de mariages.
• Établissement des livrets de famille.
• Réception, traitement et validation des inscriptions sur les listes électorales.
• Préparation des commissions électorales et des scrutins.
• Réception et validation des demandes de recensements citoyen et établissement des listes.
• Réception des demandes de débits de boissons et syndicats professionnels.
• Gestion des Archives du service.

Activités annexes en renfort du secteur Accueil/Recueil :

• Vous recevez et enregistrez les naissances, reconnaissances et en délivrez les actes ;
• Vous instruisez les dossiers de Cartes Nationales d’Identité et de Passeports, et en effectuez la remise ;
• Vous délivrez des légalisations de signature, copies conformes, certificats de vie et de vie maritale ;
• Vous traitez les demandes de changement de nom et de prénom
• Vous recevez les demandes d’attestation d’accueil et en effectuez la remise ;
• Vous recevez les demandes d’inscription sur les listes électorales ainsi que les recensements ;

CONTRAINTES DU POSTE

• Disponibilité ;
• Tenue correcte exigée ;
• Nécessité d’assurer par roulement des nocturnes le mardi jusqu’à 19 h 00 et les permanences du samedi matin, les scrutins électoraux, les mariages, parrainages civils et noces d’or.

QUALITÉS ET CAPACITÉS REQUISES

• Connaissances juridiques en droit civil et funéraire appréciées
• Sens du service public, neutralité
• Discrétion, respect de la confidentialité,
• Rigueur et esprit méthodique,
• Esprit d’initiative, adaptabilité
• Aisance relationnelle,
• Aptitude au travail en équipe
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel) et de communication (Outlook)

Aptitudes/qualités

• Bonne présentation générale
• Autonomie et poly-compétence
• Sens de la communication et de la politesse
• Curiosité pour l’amélioration des dispositifs

NIVEAUX DE FORMATION ET/OU D’EXPÉRIENCE SOUHAITES

• Type d’emploi : Emploi permanent
• Temps de travail : Temps complet
• 38 heures par semaine : de 8 h 30 à 17 h 15 avec une heure de pause méridienne à prendre entre 12 h et 14 h en concertation avec vos équipiers. Sauf : le mardi, nocturne jusqu’à 19 h à assurer par roulement
• Permanences le samedi matin de 9 h à 12 h à assurer par roulement.

CATÉGORIE & GRADE : Catégorie C – cadre d’emplois des adjoints administratifs