Agent(e) polyvalent(e) (H/F)

École nationale de la magistrature; Paris; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

L’École nationale de la magistrature, établissement public administratif, recherche un agent logistique pour assurer les missions sur le site de Paris et Montreuil. Vous orga-niserez les salles, suivrez le planning et gérerez les prestataires pour le ménage et l’accueil.

Le poste exige autonomie, réactivité et polyvalence, avec des déplacements ponctuels possibles au siège de Bordeaux. Télétravail non compatible et horaires basés sur badgeage, 37h30/semaine.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques.
• Connaissances techniques générales.
• Capacité à rendre compte et à documenter l’activité.
• Autonomie et polyvalence attendues.
• Capacités relationnelles et diplomatie avec les usagers et prestataires.

Responsabilités

• Mettre en place les salles de formation et assurer l’aménagement selon demandes.
• Mettre à jour le planning des salles en lien avec l’accueil (Open Portal).
• Suivre les chambres de passage pour ménage et linge, coordination avec les prestataires.
• Accueillir les entreprises sur des contrats de maintenance et veiller au bon fonctionnement des installations.
• Alerter en cas de dysfonctionnement et suivre les stocks et les tableaux de bord.
• Répondre aux demandes logistiques des services de formation et gérer les listes d’émargement.

Connaissances

Outils bureautiques

Connaissances techniques

Rendre compte

Sens des responsabilités

Autonomie

Polyvalence

Petits travaux manuels

Relationnel et diplomatie

Outils

Open Portal

Description du poste

Pour assurer les missions logistiques sur le site quai aux fleurs, l’agent aura les tâches suivantes:

• mise en place des salles de formation (aménagement des salles selon demandes, mise à disposition de carafes d’eau et verres pour les intervenants, vérification du matériel, mise à disposition comme feutres, paper board…)
• mise à jour du planning des salles en lien avec l’accueil (utilisation du logiciel Open Portal)
• suivi des chambres de passage (4) pour le ménage, le linge, les petits déjeuners en lien avec les prestataires
• accueil des entreprises sur quelques contrats de maintenance (fontaines à eau, extincteurs, …)
• alerte en cas de dysfonctionnement (panne, matériel et mobilier défectueux, manque de matériel ou de fournitures…)
• suivi des stocks/mise à jour des tableaux
• réponse aux demandes logistiques des services de la formation
• dépose et récupération des listes d’émargement à la demande
• vérification du bon fonctionnement des fontaines à eau
• participation à l’organisation de manifestations spécifiques
• diverses tâches administratives (recherche de devis, échanges avec les prestataires, gestion du planning des salles…)
• remplacements ponctuels sur le site de Montreuil pour assurer la continuité de service public

Conditions particulières d'exercice

Télétravail non compatible avec les missions

Des déplacements très ponctuels au siège de l’Ecole situé à Bordeaux peuvent être à prévoir (pris en charge par l’employeur)

Horaires soumis au badgeage, cycle horaire de 37h30 par semaine donnant droit à 15 jours de RTT par an

Profil recherché

Connaissances

• Maitrise des outils bureautiques
• Connaissances techniques générales

Savoir-faire

• Capacité à rendre compte
• Sens des responsabilités et réactivité
• Autonomie
• Polyvalence
• Intérêt pour les petits travaux manuels

Savoir-être

• Capacités relationnelles et diplomatie (appui des services et des usagers de l’école, gestion avec les prestataires)

Présentation de Ecole Nationale de la Magistrature

L’École nationale de la magistrature, établissement public administratif, assure 6 missions principales:

• L’organisation des concours d’accès
• La formation initiale des auditeurs de justice
• La formation continue des magistrats en fonction
• La formation de magistrats étrangers liés à la France par des accords de coopération (et la coopération internationale)
• La formation de juges ne relevant pas du statut de magistrat professionnel et de certains collaborateurs de justice
• La recherche

La direction en charge des recrutements, de la formation initiale et de la recherche est basée à Bordeaux, tandis que la direction en charge de la formation continue, de l’international et des formations professionnelles spécialisées est localisée à Paris. Le cabinet et le secrétariat général, majoritairement présents à Bordeaux, disposent également de représentants à Paris et conduisent leur action sur l’ensemble des sites.

L’Ecole nationale de la magistrature est dirigée par une directrice qui met notamment en œuvre la mission pédagogique de l’Ecole et les délibérations de son conseil d’administration.

Descriptif du service

La directrice de l’école est assistée par un secrétaire général, conformément à l’article 3 du décret du 4 mai 1972.

Le secrétaire général contribue à la mise en œuvre de la stratégie de modernité et d’efficience de l’école, assure des missions de conseil et soutien, en mobilisant les services supports qui lui sont rattachés: le service financier et agence comptable, le service des ressources humaines, le service informatique et d’audiovisuel, le contrôle de gestion, le pôle qualité de vie et des conditions de travail, le service documentation et archives, et le service technique et logistique

Le secrétariat général de l’antenne parisienne située au 3 ter quai aux fleurs 75004 Paris comprend 5 personnes:

3 agents polyvalents de catégorie C dont 2 agents affectés sur le site de Montreuil

1 cadre B, responsable administrative et logistique

1 cadre A, secrétaire générale adjointe

Le SG est composé de 2 pôles: un pôle administratif et un pôle logistique.

Son rôle consiste à assurer le bon fonctionnement du site parisien qui accueille des sessions de formation, des chambres d’hébergement et à veiller à l’entretien et la maintenance des locaux.

Il est chargé également du suivi de 3 contrats de prestation de service:

• le ménage
• le gardiennage
• l’accueil

Les missions s’articulent avec celles du service technique parisien et pourront dans l’avenir s’inscrire dans un organigramme similaire à celui existant sur le site de Bordeaux (un service technique et logistique) .