Agent·e d'accueil

Auxonne; France; Hybride; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Auxonne MAIRIE recherche un agent polyvalent pour assurer l’accueil et le renseignement du public, et participer à l’organisation pratique des services techniques. Vous assistez les responsables et suivez les dossiers.

Le poste implique des tâches administratives variées: rédaction de courriers, gestion du courrier, relation avec les usagers et les associations, et la gestion des salles et du matériel.

Qualifications

• Expérience souhaitée dans un poste similaire.
• Connaissance des/Droits et obligations des usagers et de l’urbanisme locale.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques.

Responsabilités

• Accueillir et renseigner les administrés et filtrer les demandes.
• Rédiger et envoyer des courriers et gérer les appels téléphoniques du service.
• Préparer et suivre les dossiers administratifs, archives et courrier.
• Gérer le planning de locations de salles et assurer le publipostage et les plannings comptables.
• Assurer la suppléance des collègues et la polyvalence du service.

Connaissances

Accueil et écoute

Rigueur

Autonomie

Organisation du travail

Esprit d'analyse

Travail en équipe

Formation

Niveau BAC ou BAC PRO secrétariat souhaitable

Outils

Bureautique

Informatique

Description du poste

Poste à pourvoir le

Type d'emploi

Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent

Motif de vacance du poste

Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative Affaires administratives

Accueille et renseigne le public. Participe à l’organisation pratique des services techniques, assiste les responsables, suit et gère l’organisation des dossiers.

ACCUEIL ET RENSEIGNEMENT

• Accueillir et renseigner les administrés
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement des services techniques
• Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence

TACHES ADMINISTRATIVES

• Suivi des fiches agents (travail) et des absences pompiers
• Rédiger et envoyer tous types de courriers
• Répondre aux diverses demandes : location de tables et chaises, prêt de matériel aux association…
• Réceptionner, enregistrer et dispatcher le courrier
• Réaliser divers travaux de bureautique
• Permission voirie et arrêtés travaux
• Trier, classer et archiver tous types de documents
• Réceptionner, trier et diffuser tous types d’informations
• Gestion administrative des bus avec magasin
• Publier les offres de marchés publics sur les sites dédiés et dans les journaux ; notifications des marchés liés aux ST
• Mise en place et/ou suivi des DT/DICT
• Demandes auprès des concessionnaires (E.P, gestion chauffage…)

LOCATION DE SALLES

• Tenir le planning de réservation des différentes salles : Vannois, caveaux, aiglon, cinéma et Halles (3 salles et dessous)
• Rédiger les courriers de réponses aux demandes de location
• Envoyer les plannings au service comptabilité pour facturation

POLYVALENCE

• Assurer la suppléance des collègues de l’urbanisme en cas d’absence
• Prendre en compte et traiter les demandes de réparations urgentes en cas d’absence du DST et des DSTA

Connaissances théoriques

• Niveau BAC ou BAC PRO secrétariat souhaitable
• Expérience de 3 ans sur un poste similaire
• Organisation et organigramme de la collectivité et du service
• Droits et obligations des usagers
• Notions d’urbanisme

Compétences techniques

• Techniques d’accueil et d’écoute, règles de communication
• Appréhender le caractère d’urgence
• Maitrise de l'outil informatique
• Maitrise des outils de bureautique

Aptitudes comportementales

• Sens du service
• Sens de l’organisation du travail
• Disponibilité, ponctualité
• Polyvalence
• Discrétion
• Esprit d'analyse et d'initiative
• Goût du travail en équipe
• Rigueur
• Autonomie

AUXONNE

MAIRIE - 2 place d'Armes

21130 AUXONNE

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.