Agent de gestion administrative (facturation et recouvrement) H/F

Le Parc; Pontault-Combault; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Parc recherche une gestionnaire administrative pour assurer le contrôle des dossiers patients et le suivi des prises en charge auprès des assurances et mutuelles. Vous gérerez la facturation SMR, le recouvrement et le reporting, tout en accompagnant les patients et leur entourage avec une communication claire et respectueuse.

POSTE basé en Île-de-France, Pontault-Combault. Poste en présentiel avec perspective d’évolution au sein de l’établissement.

Qualifications

• Gestion administrative et contrôle des dossiers patients.
• Vérification de la conformité et de l’actualisation des documents.
• Maîtrise des outils de facturation et de suivi des paiements.

Responsabilités

• Gestion administrative et contrôle des dossiers patients, vérification des pièces et des droits.
• Prises en charge et relations avec les organismes payeurs pour les mutuelles et CSS.
• Facturation du SMR et suivi des éléments destinés aux patients et organismes.
• Recouvrement et suivi des impayés, relances et mise en demeure si nécessaire.
• Pilotage, reporting et amélioration des circuits de facturation et encaissement.
• Accueil et communication avec les patients et proches tout en respectant la confidentialité.

Connaissances

Rigueur administrative

Gestion des dossiers

Relation organismes payeurs

Outils

Ariane logiciel

Description du poste

Gestion administrative et contrôle des dossiers patients

Vérifier la complétude, la conformité et l’actualisation des dossiers administratifs des patients du SMR.Contrôler les droits Assurance Maladie, les exonérations, la Complémentaire santé solidaire (CSS) et les couvertures complémentaires des patientsIdentifier les pièces manquantes et assurer leur récupération auprès du patient, de son entourage ou des organismes concernés.Veiller à la qualité et à la traçabilité des informations saisies dans le logiciel Ariane et les outils associés

Prises en charge et relations avec les organismes payeurs

Effectuer et suivre les demandes de prise en charge auprès des mutuelles et complémentaires SantéContrôler les accords ou refus, les durées accordées, le forfait journalier, la chambre particulière et la participation éventuelle de l’assuré. Anticiper les échéances de prise en charge et engager les demandes de prolongation sans attendre la sortie du patient. Traiter les demandes de pièces complémentaires et les retours des organismes payeurs.

Facturation du SMR

Préparer, contrôler et valider les éléments nécessaires à la facturation mensuelle et à la Facturation de sortie. Emettre ou contrôler les factures destinées aux patients, aux mutuelles et aux autres organismes payeurs. Vérifier la cohérence entre les dates de séjour, les droits ouverts, les prestations facturables, la chambre particulière et les montants dus. Identifier, analyser et corriger les anomalies ou erreurs de facturation avant transmission. Assurer la transmission des factures et justificatifs selon les circuits définis.

Recouvrement et suivi des impayés

Assurer le suivi régulier des règlements patients, mutuelles et organismes payeurs en lien avec la comptabilité. Tenir à jour le tableau de suivi des créances et contrôler le vieillissement des impayés à 30, 60 et 90 jours. Effectuer les relances amiables écrites et téléphoniques selon les échéances définies. Analyser la cause de chaque impayé : facture non reçue, rejet, droits incomplets, prise en charge absente, erreur de facturation ou contestation. Constituer et transmettre les dossiers nécessitant une mise en demeure ou une action complémentaire, conformément aux procédures de l’établissement. Alerter sans délai la hiérarchie sur les créances sensibles, anciennes ou présentant un risque de non-recouvrement

Pilotage, reporting et amélioration continue

Produire un état périodique des factures émises, règlements reçus, rejets et créances restant dues. Suivre les indicateurs : taux de recouvrement, montant des impayés, ancienneté des créances, délais de facturation et causes de rejet. Participer aux réunions de suivi de la facturation avec la directrice et proposer des actions correctives. Mettre à jour et appliquer les procédures de facturation et de recouvrement. Etre force de proposition pour fiabiliser les circuits, prévenir les ruptures de suivi et réduire les délais d’encaissement.

Accueil et communication

Informer les patients et leurs proches avec clarté et pédagogie sur les frais, prises en charge, restes à charge et modalités de règlement. Adopter une communication professionnelle, courtoise et adaptée, notamment lors des relances. Respecter strictement la confidentialité des données administratives, médicales et financières.