AGENT D'ADMINISTRATION 1A/31 (H/F)

Service de Santé des Armées (Ssa); Clamart; Sur place; EUR 32 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Service de Santé des Armées (Ssa) recherche un agent chargé des achats pour assurer la réception, la saisie et le suivi des commandes des services hospitaliers.

Vous travaillerez avec les SI SGIM et Chorus Formulaires, appliquant les procédures internes et les règles de commande publique. Formation interne par tutorat et travail en équipe sont assurés.

Qualifications

• Titulaire d'un diplôme de niveau 3 et maîtrise des outils bureautiques de base.
• Excellentes relations humaines et sens du service, savoir accueillir et renseigner clairement à l'écrit.
• Rigueur, organisation et capacité à travailler en équipe.
• Bonne connaissance des politiques d'achat et de la commande publique serait un atout.

Responsabilités

• Réceptionner les demandes d’achat et vérifier leur validité et pertinence.
• Suivre les demandes d’achat et saisir les commandes dans les SI SGIM et Chorus Formulaires.
• Respecter les procédures d’achat et relancer les fournisseurs.
• Tenir à jour le tableau de suivi des commandes et archiver les dossiers.
• Être en lien avec les cellules concernées (attestation de service-fait, cellule magasin) et assurer le respect des délais de passation.

Connaissances

Relations humaines

Accueil et renseignement

Rigueur

Travail en équipe

Organisation / méthode

Maîtrise des outils bureautiques

Connaissance des politiques d'achat

Formation

Diplôme de niveau 3

Outils

Chorus

SGIM

Description du poste

Sous la responsabilité du chef de service vous aurez à:

• Réceptionner les demandes d’achat: vérifier la validité des expressions de besoin et savoir en questionner la pertinence.
• Suivre les demandes d’achat.
• Saisir les commandes dans les SI SGIM et Chorus Formulaires, suivre leur traitement et s’assurer de la transmission au fournisseur.
• Respecter les procédures d’achat mises en place (en interne ou par la PFAF/DHA) .
• Relancer les fournisseurs/sociétés.
• Tenir à jour le tableau de suivi des commandes.
• Traiter les commandes payées en régie ou par carte achat: décrire précisément les livrables et contributions attendues du candidat. Pour un contrat de projet, indiquer la description du projet, les résultats attendus, ainsi que les modalités d’évaluation et de contrôle pour déterminer la fin du contrat
• Faire le lien entre sa cellule et la section marchés: s’assurer de la passation des commandes des marchés forfaitaires et de leur suivi. S’assurer que les tarifs appliqués sont cohérents avec ceux imputés dans les SI métiers.
• Connaitre les évolutions normatives relatives aux achats.
• Réaliser des attestations de service-fait (ASF) .
• Nettoyage des engagements juridiques (EJ) .
• Traiter le courrier du service
• Archiver des dossiers.

Pour accomplir vos missions avec efficacité, vous suivrez une formation interne par tutorat afin de vous familiariser aux outils spécifiques SI métiers (chorus / SGIM) .

Profil recherché

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau 3 et maîtrisez les outils bureautiques de base. Vous êtes doté d'un excellent sens des relations humaines, vous savez accueillir et renseigner avec aisance, tout en vous exprimant clairement à l'écrit. Votre maîtrise de soi, votre rigueur et votre capacité à travailler en équipe sont des atouts majeurs. Vous êtes organisé et méthodique, vous respectez scrupuleusement les délais. Vous avez la capacité d'anticiper les besoins et de faire des propositions pertinentes. De plus, une bonne connaissance des politiques d'achat et de commande publique serait un atout supplémentaire.

Présentation de Service de Santé des Armées (Ssa)

Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées: https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs Le poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».

• Pour plus d’informations sur nos métiers: https://www.civils.defense.gouv.fr
• Pour rencontrer un de nos ambassadeurs: https://www.myjobglasses.com

Descriptif du service

L’hôpital national d’instruction des armées Percy (HNIA) a pour mission d’assurer le soutien santé des personnels militaires tout en accueillant également des civils dans le cadre des missions de santé publique des établissements hospitaliers. L’agent est en charge de réceptionner, créer, passer et suivre les achats des services de l’hôpital. Il est donc acteur à part entière du processus d’achat nécessaire à la bonne gestion financière de l’établissement: il s’agit pour lui de transformer les expressions de besoin en commande métier (SGIM) et en demande d’achat (CHORUS) . Ainsi, acteur à part entière du suivi des achats, il accorde une importance particulière à respecter les délais de passation des commandes. Il s’assure également de la concordance et de la justesse des informations entre la commande réalisée et la commande reçue. Il est particulièrement en lien avec l’autre cellule de la section (attestation de service-fait) ainsi que de la cellule magasin mais aussi avec l’ensemble des services de l’établissement. Technicien dans son domaine, il conseille tout autant sa hiérarchie que les administrés.