AGENT D'ACCUEIL ET ADMINISTRATIF - ECHALAS (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Échalas; Sur place; EUR 23 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

La Fonction Publique Territoriale recherche un chargé d’accueil pour recevoir le public, orienter les demandes et renseigner sur les démarches administratives. Vous préparerez les actes d’état civil et les dossiers liés aux mariages, pacs et baptêmes, et assurerez l’inscription éventuelle sur les listes électorales.

Vous contribuerez à la communication communale et à la gestion du secrétariat général, avec une supervision des plannings et des fournitures.

Qualifications

• Connaissance de l’environnement institutionnel et des processus décisionnels des collectivités territoriales.
• Maîtrise des missions des administrations et partenaires publics.
• Connaissance des règles en matière de droit civil et élections.
• Rédaction administrative soignée, orthographe et grammaire irréprochables.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Publisher, Wordpress).
• Maîtrise des logiciels métier Berger Levrault et JVS.
• Capacité à travailler en équipe et sens du service public.
• Forte autonomie, dynamisme et sens de l’organisation.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et renseigner le public.
• Établir et gérer les actes d’état civil et les dossiers divers.
• Gérer les inscriptions et les listes électorales, et assister les élections.
• Rédiger et diffuser les publications communales et gérer la communication.
• Tenir les registres, planifier les salles, et gérer le courrier et l’archivage.
• Assurer le remplacement de l’assistant des services et partenaires publics.

Connaissances

Connaissance institutionnelle

Connaissance droit civil

Rédaction administrative

Maîtrise du français

Orthographe et grammaire

Outils bureautiques

Word et Excel

Publisher

Wordpress

Berger Levrault

JVS

Travail en équipe

Sens du service public

Autonomie

Organisation

Outils

Berger Levrault

JVS

Word

Excel

Publisher

Wordpress

Description du poste

Chargé de l’accueil physique et téléphonique du public ainsi que de diverses activités liées à l’état civil, les élections et la communication.
Chargé(e) de l’accueil physique et téléphonique du public ainsi que de diverses activités liées à l’état civil, les élections, et la communication, vos missions sont principalement les suivantes:
Assurer l’accueil et renseigner tout type de public:

• Accueil physique et téléphonique des administrés (tableau de bord de fréquentation) .
• Recevoir, filtrer et orienter les appels, identifier et gérer la demande et son degré d’urgence.
• Renseigner le public.
• Établir les actes d’état civil (actes naissance/décès/mariages/PACS/reconnaissances anticipées, recensements militaires, etc.) .
• Établir des dossiers de mariages, de Pacs et baptême civil.
• Élections: enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales, participer à la révision des listes électorales. Veiller à la préparation et à l’organisation des élections.

Assurer la communication de la commune:

• Afficher et diffuser l’information via différents supports de communication (site internet, application mobile, panneau lumineux, totem) .
• Réaliser et diffuser les publications communales (Le P’tit Chalaron, l’Écho d’Échalas) dans le respect de la charte graphique.
• Participer à la commission Communication.

Assurer la gestion du secrétariat général:

• Assurer la gestion du courrier arrivé et départ: réception, enregistrement, distribution ainsi que la mise sous pli et l’expédition.
• Tenir les registres des délibérations, des arrêtés et des actes d’état civil.
• Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la commune, ainsi que les prêts de matériel.
• Assurer le classement et l’archivage de l’ensemble des services de la commune.
• Suivre et établir les commandes de fournitures diverses (administratives, produits entretiens, etc.)
• Établir des cartes de déchetterie

Tâches annexes:

• Assurer le remplacement de l'assistant des services en son absence sur certains domaines.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

• Connaissance de l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
• Connaissance des missions des administrations et partenaires publics.
• Connaissance des règles en matière de droit civil et élections
• Connaissance des techniques de rédactions administratives, très bonne maitrise du français, orthographe, grammaire.
• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Publisher, Wordpress, etc..) .
• Maitrise des logiciels métiers: Berger Levrault, JVS,
• Capacité à travailler en équipe, aptitudes transversales,
• Sens du service public,
• Forte autonomie dans l’activité quotidienne,
• Dynamisme, rigueur, sens de l’organisation,
• Permis B.

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Communes