Agent d'accueil - COMMUNE DE BIARRITZ (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Biarritz; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Temps partiel

Résumé du poste

La mairie de Biarritz recrute un adjoint administratif pour assurer l’accueil et le standard téléphonique, informer le public et traiter les demandes liées au cadre de vie. Vous assurerez l’accueil, le filtrage et l’orientation des usagers, participerez au suivi des services municipaux et aiderez à la gestion de l’annuaire et des dossiers scolaires et périscolaires.

Poste à temps non complet, lieu de travail: Mairie, horaires mobiles, travail en équipe et sens du service public indispensables

Qualifications

• Titulaire d'un BEP/CAP secrétariat.
• Excellente maîtrise du standard et des outils bureautiques.
• Bonne connaissance des circuits administratifs et des services publics.

Responsabilités

• Assurer le standard téléphonique et l’accueil du public de la Mairie
• Informer le public et orienter les usagers vers les services
• Traiter les demandes liées au cadre de vie et gérer l’annuaire des services
• Réaliser des tâches de secrétariat et suivre les demandes journalières

Connaissances

Standard téléphonique

Connaissance des circuits administrifs

Bureautique de base

Formation

BEP/CAP secrétariat

Outils

Word

Excel

Outlook

Internet

Description du poste

DGA: Direction Générale des Services

Direction: Démocratie Participative, Vie Associative et Transitions

Cellule: Guichet Unique - Accueil - Standard

Missions principales du poste

• Assure le standard téléphonique et l’accueil général du public de la Mairie
• Informe le public
• Assure le traitement des demandes liées au cadre de vie (anciennement Allo)

Missions spécifiques du poste

• Accueil du public via le standard téléphonique et accueil général de la Mairie
• Recensement des demandes, filtrage et orientation des usagers
• Information et direction du public vers les différents services municipaux, transmission de formulaires
• Suivi de l’annuaire des services
• Réalisation de petits travaux de secrétariat
• Remplacement des agents d’accueil Allo Madame le Maire pendant leurs absences
• Piétonisation: délivrance des accès
• Droits de stationnement, formation à la V2 du logiciel lié extenso, encaissements2 du logiciel lié extenso
• Cadre de vie: propreté, éclairage, état de la chaussée
• Oriente les demandes des usagers
• Assure le suivi journalier du tableau des demandes
• Dossiers d’inscriptions scolaires et périscolaires, encaissement des factures
• Réception des demandes d’urbanisme, de taxe de séjour et de changement d’usage

Conditions de travail

• Lieu de travail: Mairie
• Horaires: Mobiles
• Temps de travail: Temps non complet

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint administratif

Profil recherché

Qualifications nécessaires

BEP/CAP secrétariat

Compétences techniques

• Maîtrise de l’utilisation du standard téléphonique
• Très bonne connaissance de son environnement professionnel, du fonctionnement des services, des circuits et procédures administratives de la collectivité
• Connaissances de base en bureautique: Word, Excel, Outlook, internet

Savoir-Être

• Relationnel:
• Sens du relationnel, amabilité, diplomatie et patience
• Capacité à travailler en équipe, transmission des informations
• Capacité à s’exprimer clairement, à discerner les informations diffusables
• Sens du service public
• Capacité à réguler les tensions et à s’adapter aux différents publics

Autonomie

• Identification des demandes et de leur degré d’urgence
• Esprit d’initiative

Efficience

• Organisation, méthode
• Polyvalence
• Réactivité
• Optimisation de la qualité de service rendu aux usagers

Implication

• Disponibilité
• Ponctualité

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Située sur la côte basque, Biarritz est une station balnéaire classée 40 000 / 80 000 habitants, bénéficiant d'un aéroport et proche de l'Espagne. Biarritz bénéficie d'une notoriété ancrée sur la qualité des acteurs économiques (tourisme, culture, …) , la qualité de l'offre de services publics (santé, enfance, culture, sport) ainsi que sa qualité de vie et son dynamisme.