Administrative Assistant [26173]

Groupe Talents Handicap; Toulouse; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

CS GROUP recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et opérationnel(le) pour fournir un soutien multiforme aux activités financières, comptables et d’ingénierie, tout en gérant l’accueil et les services au personnel. Le poste exige une coordination efficace entre les équipes et un sens du service client.

Vous organiserez les réunions, gérerez les agendas, et soutiendrez les missions et les déplacements, avec des exigences de sécurité et la localisation à Toulouse, France.

Qualifications

• 4 années d’expérience en administration publique ou des affaires.
• Excellentes capacités de coordination et de gestion des parties prenantes.
• Expérience en gestion de documents et d’archives.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et délais.
• Excellente communication et sens du service client.
• Maîtrise des outils de collaboration digitale et des outils bureautiques.
• Rigueur et précision dans le traitement des documents.
• Travail en collaboration avec des services financiers, RH, achats, ICT et ingénierie.
• Anglais courant obligatoire; le français est un atout.

Responsibilities

• Assurer le soutien administratif et opérationnel aux activités financières.
• Soutien administratif et opérationnel aux processus comptables.
• Assurer le soutien administratif pour les activités d’ingénierie.
• Soutien administratif lié à la gestion et aux activités institutionnelles.
• Soutenir le PMO et les activités liées à la qualité.
• Soutenir les initiatives de collaboration numérique et la gestion ICT.
• Organiser et coordonner les réunions liées à l’ingénierie, ICT, gestion et opérationnel.
• Gérer les calendriers et les activités de planification.
• Coordonner les parties prenantes et assurer la communication entre les équipes.
• Faciliter les activités de coordination liées au PMO.
• Gérer l’accueil et les services aux personnels (enregistrement, véhicules, documentation).
• Fournir des services de conseil sur les accords et règles applicables.
• Gérer la documentation et les rapports de l’accueil.
• Surveiller et gérer les boîtes aux lettres fonctionnelles communes.
• Traiter les réclamations de TVA et les prestations administratives liées.
• Assurer le support pour le permis de conduire.
• Conduire des sessions d’intégration et de formation.
• Soutenir les activités de relocation du personnel.
• Fournir le soutien pour les missions et les déplacements, et la documentation associée.

Skills

Coordination

Stakeholder management

Gestion multi‑priorités

Communication

Service client

Anglais (obligatoire)

Travail en équipe

Rigueur et précision

Tools

Office Applications

Outils de collaboration digitale

Job description

Company Description

CS GROUP has been successfully providing digital end-to-end systems and engineering services for more than 40 years.

With over 2000 employees worldwide, we combine advanced and unique skills in both information technology and space data engineering. We combine entrepreneurial agility with cutting-edge technological expertise.

CS GROUP is a leading provider of operational systems and an important and trusted long-term partner for space and defence organisations.

At CS GROUP, we are driven by innovation and we value our most important asset: our people.

Job Description

Administrative and Operational Support

• Provide administrative and operational support to financial activities.
• Provide administrative and operational support to accounting processes.
• Provide administrative and operational support related to engineering activities.
• Provide administrative and operational support related to management and institutional activities.
• Provide administrative and operational support to PMO and quality-related activities.
• Support digital collaboration initiatives and ICT management activities.

Coordination and Meeting Management

• Organize and coordinate meetings related to engineering, ICT, management, and operational activities.
• Manage calendars and scheduling activities.
• Coordinate stakeholders and support communication between teams.
• Facilitate PMO-related coordination activities.

Welcome Office and Staff Services

• Manage ID registration and deregistration processes.
• Coordinate vehicle registration and deregistration procedures.
• Provide advisory services regarding host country agreements and applicable rules.
• Manage welcome office documentation and reporting.
• Monitor and manage shared functional mailboxes.
• Process and manage VAT claims.
• Provide driving licence support services.
• Deliver induction and orientation training sessions.
• Support staff relocation activities.

Mission and Travel Support

• Provide mission support services.
• Coordinate travel-related administrative activities and associated documentation.

Qualifications

• 4 years of experience in business or public administration.
• Excellent coordination and stakeholder management abilities.
• Experience with document and records management.
• Ability to manage multiple priorities and deadlines.
• Strong communication and customer-service orientation.
• Proficiency with digital collaboration tools and office applications.
• Attention to detail and accuracy in handling documentation and records.
• Ability to work across multidisciplinary teams including finance, HR, procurement, ICT, and engineering functions.
• Fluency in English is mandatory; knowledge of French is a strong advantage.

Please note: This role is subject to security clearance requirements.

Additional Information

This job is located in Toulouse, France.

An exciting and dynamic international working environment awaits you!

Inclusive and committed employer, our company works every day to combat all forms of discrimination and promote a respectful working environment. That's why, committed to gender diversity and overall inclusivity, we encourage all applications and profiles.

Last apply date: 31/10/2026!

Employeur inclusif et engagé, notre société œuvre chaque jour pour lutter contre toute forme de discrimination et favoriser un environnement de travail respectueux. C’est pourquoi, attachés à la mixité et à la diversité, nous encourageons toutes les candidatures et tous les profils.

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