Adjoint Administratif – Secrétaire (H/F)

EPSM de l'agglomération lilloise - GHT Psy NPdC; Lille; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de santé publique à Lille est à la recherche d'un(e) secrétaire des ressources humaines. Vous serez en charge de la gestion administrative, de l'accueil, ainsi que de la rédaction de documents. Le candidat idéal doit détenir un Bac professionnel ou BTS en assistanat, posséder de bonnes compétences relationnelles, et être à l'aise avec les outils informatiques. Ce poste est à temps complet et nécessite une bonne connaissance du secteur public.

Qualifications

• Bac professionnel ou BTS en assistanat de direction souhaité.
• Excellentes compétences relationnelles.
• Discrétion professionnelle requise.
• Aisance à l'oral et à l'écrit.
• Capacité à prendre des notes de réunion et rédiger des comptes-rendus.
• Bonne connaissance de la réglementation RH et de la fonction publique hospitalière.
• Esprit d'équipe et autonomie nécessaires.
• Sens de l'organisation et capacité d'adaptation exigés.

Responsabilités

• Gestion du courrier et des mails de la DRH.
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat RH.
• Tenue des agendas des responsables.
• Organisation des réunions et rendez-vous.
• Rédaction de divers documents administratifs.
• Gestion des dossiers de télétravail.

Connaissances

Bon contact relationnel

Discrétion professionnelle

Expression aisée à l’oral comme à l’écrit

Aptitude à travailler en équipe

Sens de l'organisation

Bonne connaissance de la réglementation en matière de ressources humaines

Maîtrise de l'outil informatique (Word-Excel)

Formation

Bac professionnel ou BTS Assistant(e) de Direction

Outils

Word

Excel

Evoluance RH

GEF

BO

Description du poste

Description du Contexte / Environnement du poste

Vous travaillerez en trinôme avec la secrétaire de la DRH et en collaboration directe avec l’Assistante de la Directrice adjointe aux Ressources Humaines.

Missions générales

Missions De Secrétariat

• Gestion du courrier et de la boîte mail secrétariat RH : réception, diffusion entre les différents secteurs, suivi de courriers particuliers.
• Accueil téléphonique et physique : Réception, traitement, filtrage et orientation des appels et messages, gestion de l’interphone.
• Tenue des agendas du directeur, de la Directrice adjointe et des Attachées.
• Organisation de rendez-vous en interne (encadrement, praticiens hospitaliers, personnels de l’établissement, partenaires sociaux) et à l’externe (candidats potentiels, organismes extérieurs…).
• Organisation des réunions : réservation de salles, convocations, préparation des dossiers correspondants, prise de notes éventuelle.
• Rédaction de notes de services et de notes d’information dans le domaine RH : vacances de poste, concours, grèves, composition CSE …
• Rédactions de divers documents : courrier, rapport, compte-rendu, PV.
• Classement et archivage suivant la charte en vigueur au sein de l’établissement.
• Gestion des matériels de bureau : recensement des besoins et commande.
  
  

Suivi De Dossiers Particuliers

• Gestion des frais de déplacements (vérification des états de frais, classement des papiers véhicules et ordres de mission, saisie sur le logiciel de ressources humaines (RH), envoi des dossiers pour la paie
• Suivi et renouvellement annuel des ordres de mission permanent
• Gestion du forfait mobilité durable (Recueil des demandes, saisie sur le logiciel RH)
• Gestion du CGOS (accueil téléphonique, RDV physique, gestion des demandes de prestations, organisation des sorties, diffusion des informations auprès des agents, relations avec le CGOS de Villeneuve d’Ascq),
• Gestion de la mutuelle MNH et MNT (saisie des nouveaux adhérents, saisie des changements de cotisation, informations aux agents, échanges avec les deux mutuelles),
• Gestion des heures et formations syndicales en lien avec l’attachée d’administration chargée de la gestion du temps de travail (courriers, gestion des heures sur le logiciel de gestion du temps chronos),
• Gestion des médailles du travail (rédaction de la note, recueil des demandes, préparation des dossiers, saisie sur le logiciel de la Préfecture, organisation de la cérémonie de remise des médailles),
• Gestion des chèques de Noël pour les enfants du personnel
• Réception, analyse et traitement des demandes de télétravail
  
  

Missions ponctuelles

• Recrutement : publications et suivi des postes en interne et externe (GHT, Choisir le Service Public, France Travail, INDEED...)
• Suivi des grèves (remontées DGOS, syndicats, effectifs minimum, assignations …).
• Gestion des frais de transport (saisie dans le logiciel RH, classement des demandes par mois de paie)
• Assistance à la gestion des entretiens professionnels en relation avec l’Attachée (suivi, ajouts d'évalués aux évaluateurs, suivi du circuit de signature, des recours…) via le logiciel GESFORM.
• Préparation des dossiers disciplinaires
  
  

Caractéristiques particulières du poste

Nature De L'emploi

Catégorie statuaire C, emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Lieu D'exercice

EPSM de l’Agglomération Lilloise – Service Direction des Ressources Humaines - 1 Rue de Lommelet – 59350 SAINT ANDRE LEZ LILLE.

Condition D'exercice

Poste à temps complet - Amplitude horaire : 8h30-17h30.

Responsables fonctionnels / Liens privilégiés

Vous travaillerez en trinôme avec la secrétaire de la DRH et en collaboration directe avec l’Assistante de la Directrice adjointe aux Ressources Humaines.

Compétences attendues et souhaitées

• Bac professionnel ou BTS Assistant(e) de Direction souhaité.
• Bon contact relationnel.
• Discrétion professionnelle.
• Expression aisée à l’oral comme à l’écrit.
• Aisance dans la prise de note de réunion et la saisie de compte-rendu d’entretiens.
• Bonne connaissance de la réglementation en matière de ressources humaines.
• Bonne connaissance de l’EPSM-AL et de la Fonction Publique Hospitalière.
• Aptitude à travailler en équipe.
• Disponibilité et faculté d'adaptation aux situations.
• Sens de l'organisation, rigueur et capacité d'autonomie.
• Maîtrise de l'outil informatique (Word-Excel-Evoluance RH-GEF-BO).