adjoint administratif permanence administrative - site sud - H/F

CHU Grenoble Alpes; Échirolles; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

CHU Grenoble Alpes recherche un agent de permanence administrative sur le site Sud pour assurer l’accueil des patients et le traitement des dossiers dans le cadre des urgences et des activités quotidiennes.

Le poste implique la gestion du courrier, des appels et des pièces administratives, avec une responsabilité de sécurité et de continuité du service 24/24 selon les besoins du site Sud.

Qualifications

• Gout prononcé pour le contact avec le public, sens de la diplomatie et de l’écoute.
• Capacité à prioriser les actions et à gérer le stress lié au contexte.
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode.

Responsibilities

• Accueil des patients arrivés en urgence et gestion du dossier administratif (PASTEL).
• Gestion des appels téléphoniques et des courriers entre les services.
• Liaison avec les secours (pompiers, SAMU) et les services logistiques et techniques.
• Gestion des entrées, sécurisation et suivi des procédures d’urgence.
• Tenue et renouvellement des registres d’interventions et de la main courante du site.

Skills

Contact public

Gestion du stress

Rigueur et méthode

Organisation

Initiative

Job description

• Soigner
• Former
• Chercher

Le Poste

CADRE D’EXERCICE

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.
Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 Missions Essentielles Du CHUGA Sont

• Soigner
• Former
• Chercher

Le Poste

CADRE D’EXERCICE

Le poste participe à la fonction d’accueil administratif et de sécurité sur le site de l’hôpital sud. Il contribue au bon fonctionnement du site. Il assume notamment, pour le service des urgences, l’accueil administratif des patients autonomes (entrée piétons) et des patients transportés par un tiers (entrée sas des ambulances ) arrivant aux urgences.

PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

L’hôpital Sud est le second site du CHU, constitué d’un bâtiment principal, le bâtiment olympique, qui regroupe le plateau technique (imagerie, bloc opératoire) et les services de soins aigus du site (ortho-traumatologie, rhumatologie) auquel sont reliés l’institut de rééducation et le Centre de Gérontologie Sud. La cuisine centrale, la blanchisserie et plusieurs écoles paramédicales sont également implantées sur le site ainsi que plusieurs autres dépendances.

MISSIONS

Les professionnels de la permanence administrative assument les missions suivantes, réparties en différentes catégories :

ACCUEIL

• accueil des patients arrivés en urgence en Traumatologie Sud :

Demande de descritpion des symptômes pour point médical avec l’assistant (rôle d’IAO)
Gestion du dossier administratif et initialisation du dossier médical ; enregistrement informatique des patients à l’arrivée, constitution du dossier administratif dans PASTEL, numérisation et enregistrement des pièces administratives.

• Accueil des familles présentes en salle d’attente
• Activité de régisseur : contrôle et enregistrement des dépôts de valeur de patient
• Déplacement dans le secteur des urgences si besoin (relation avec l’IAO et le médecin)
• Liaison avec les pompiers, le SAMU, les ambulanciers, la police, agent de sûreté, techniciens hospitaliers, prestataires extérieurs, directeurs de garde
• Information et orientation de tout visiteur entrant dans l’hôpital Sud par l’accès des Urgences.
• Déclaration des décès du site Sud (Etat-Civil, Directeur, BDE, Mairie…)

ENVOIS EN COMMUNICATIONS

• Gestion des envois urgents d’examens biologiques entre les deux sites Nord et Sud
• Gestion des demandes de Produits sanguins labiles auprès de la société de transport retenue par le CHU. Gestion des la procédure de produits sanguins pour le bloc « urgences vitales ».
• Gestion des matelas anti-escarres pour le site Sud
• Gestion des appels téléphoniques pour plusieurs services dont les services logistiques et les services techniques.
• Gestion du courrier entrant et sortant de l’Etablissement, et de sa distribution dans les services.

Gestion de la plupart des appels d’urgences (Médecins entre autres).

Securite

• Surveillance de toutes les alarmes du site de l’hôpital Sud, maisons de fonction, radiothérapie (site Nord ; visionnage vidéo et appel sûreté si besoin) ; alerte les secours ou les techniciens responsables des installations défaillantes, le cas échéant et selon les procédures établies.
• Assurer la liaison entre les différents postes de secours et entre l’hôpital et l’extérieur. Il travaille en relation étroite avec l’équipe de sécurité incendie (contact Radio 24h/24).
• Gestion des contacts courants de l’Etablissement avec l’agent de sûreté détaché par l’entreprise extérieure de sûreté retenue par le CHU pour surveiller le site 24h/24
• Responsabilité des clés entreposées à la Permanence
• Gestion des clés de certains véhicules de service.
• Tenue de plusieurs registres d’interventions techniques et de la « main courante » générale du site
• Déclenchement des procédures Victor, Sierra et Plan Blanc

LIAISONS

Liaisons Hierarchiques

• Les membres de la permanence administrative sont placés sous l’autorité de leur cadre, Madame Lucie DUMETZ, placée sous la responsabilité du directeur délégué du PHMS.

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

• Le responsable de la Permanence Administrative SUD, cadre logistique de la Direction du site SUD
• Le service des Urgences d’Orthopédie et de Traumatologie Sud
• Les agents de sûreté du site SUD
• L’équipe de sécurité incendie du site SUD
• Les services logistiques et techniques de l’hôpital Sud

Profil Recherché

CARACTERISTIQUES DU POSTE

COMPETENCES PROFESSIONNELLES REQUISES

• Gout prononcé pour le contact avec le public, sens de la diplomatie et de l’écoute
• Capacité à prioriser les actions et à gérer le stress lié au contexte
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode
• Esprit d’initiative, autonomie, adaptabilité

Grade

CONDITIONS D’EXERCICE

• Horaires : 7h30 / jour ou 10h/ nuit, soit :

Accueil Urgences Matin = 7h00 – 14h30
Poste Courrier = 9h30 – 17h
4 agents présents au minimum chaque jour ouvrable :
Accueil Urgences Soir = 13h30 - 21h00
Nuit = 21h00 - 7h00 Pas de poste « Courrier » les samedis, dimanches et jours fériés

• Contraintes particulières :

Obligation de maintenir la continuité de service 24/24 pour l’ensemble du personnel ; possibilité d’effectuer du travail de nuit dans certaines conditions.
Rotation sur tous les postes jours - 20 mn de pause repas pouvant être prises sur place en fonction de la disponibilité du collègue assurant le poste « Courrier ».

• Pas d’astreintes ni gardes
• Travail dimanches et jours fériés : En alternance avec les autres agents du service (1 week-end/ 2 la nuit, 1 week-end/ 2 à 1 week-end / 3 le jour, en fonction des congés et absences des autres membres de l’équipe)
• La nuit, le permanencier administratif gère essentiellement l’accès à l’hôpital Sud, les mutations vers le site Nord, les bilans en urgences, et toutes les alarmes (incendie, intrusions…), les alertes et les caméras du site Sud.